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Das Buchungsmodul besteht aus 2 Teilen: Der Batchfaktura und der Statistik. Beide Programme laufen im Hintergrund und werden automatisch in Absprache gestartet und gestoppt → In der Regel laufen sie fast 24 Stunden. Informationen zu Abbrüchen und deren mögliche Gründe werden in eine Fehlerbehandlungstabelle batch_error_t geschrieben und hier im Buchungsmodul angezeigt. |
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Inhaltsverzeichnis
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Stammdaten
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Die Batchfaktura
Jeder erfasste Beleg wird von der Batchfaktura verarbeitet.
Dazu gehören alle Aus- und alle Eingangsbelege, die im CargoSoft TMS fertig erfasst wurden oder über Schnittstellen automatisch einlaufen.
→ Verarbeiten heißt in diesem Zusammenhang, dass der Beleg auf das jeweilige Speditionskonto gebucht wird.
Dafür werden die folgenden Tabellen gefüllt:
spktopo_t | Jeder Beleg führt zu einem Eintrag. |
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spktoleist_t | Alle Belegzeilen werden hier kumuliert pro Leistungsart mit Erlös- oder Aufwandswerten in Haus- und Fremdwährung gespeichert. |
spktoaart_t | Alle Belegzeilen eines Belegs werden hier kumuliert nach Abrechnungsarten oder, wenn die Erfassung ohne Abrechnungsart erfolgte, kumuliert nach Leistungsarten mit diversen Beleginformationen gespeichert. |
spktocont_t | Wird in einer Abrechnungszeile ein Container angesprochen, also eine oder mehrere Containernummern erfasst, werden die entsprechenden Beträge pro Container ermittelt und hier gespeichert. |
Speditionskonto und Umgebungsmenü Controlling
Teilweise werden in diesen Tabellen Daten absichtlich auch redundant gespeichert, um Kunden eigene Auswertungen auf diesen Tabellen einfach ermöglich zu können.
Diese Tabelleneinträge sind die Voraussetzung dafür, dass der Beleg in den verschiedenen Ansichten (Reitern) des Speditionskontos erscheint und auch die Reports zur Abrechnungsartenstatistik (im Menü Umgebung → Controlling) sowie zu den Leistungsartenstatistiken korrekt gestartet werden können.
FIBU-Schnittstelle
Die zweite wesentliche Aufgabe der Batchfaktura besteht darin, die Tabellen für die Finanzbuchhaltungsschnittstellen korrekt zu füllen.
Entsprechend der in den Stammdaten hinterlegten Kumulierung werden die Daten gruppiert, den ebenfalls in den Stammdaten hinterlegten Sachkonten und Kostenstellen zugewiesen und in den Tabellen fibuko und fibupo gespeichert. Diese Tabellen werden von allen Schnittstellenprogrammen zu den verschiedenen Finanzbuchhaltungssystemen ausgewertet.
Pro Positionsnummer, die von der Batchfaktura in einem Beleg verarbeitet wird, wird ein Eintrag in der Tabelle statistikins_t vorgenommen.
Diese Tabelle wird ebenfalls von Programmen des CargoService oder vom TMS um Einträge ergänzt.
Wenn es in der Batchfaktura aktuell nichts zu verarbeiten gibt - d.h. wenn keine Belege mit dem Abrechnungskennzeichen abrech_kennz = [E] in der Tabelle eafako_t gefunden werden – startet das Statistikprogramm und verarbeitet eine gewissen Anzahl an Einträge der Tabelle statistikins_t ab, bevor dann wieder die Batchfaktura gestartet wird, um nachzuschauen, ob es neue Belege für die Verarbeitung gibt.
Das Statistikprogramm
Das Statistikprogramm verarbeitet die Tabelle statistikins_t in der die Position und Art der Verarbeitung pro Positionsnummer eingetragen ist.
Es liest alle wichtigen Daten zu einer Position aus den Auftragstabellen (die wichtigsten sind eakopf_t, eaairkopf_t, eaware_t, eawarecont_t) sortiert und gruppiert diese neu und speichert die Daten pro Position in den Statistiktabellen.
Die wichtigsten Statistiktabellen sind:
Statistik_t
Statistikcont_t
Diese Tabellen sind Grundlage für
alle Standardauswertungen im TMS (Umgebung → Controlling und Statistik),
werden zur Erstellung kundenindividueller Reports,
die dynamische Suche und
das Dashboard verwendet.
Eine weitere wichtige Aufgabe des Statistikprogramms ist es, die Daten in der Tabelle sblt_v neu zu berechnen.
→ Diese Tabelle bildet die Grundlage der Summenblätter und GuV-Reports im Controlling-Menü.
Zusätzlich werden vom Statistikprogramm Folgeprozesse angestoßen, z.B. Datenübertragungen zu externen Partnern.
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Das Statistikprogramm arbeitet eine definierte Anzahl von Positionen ab, bevor es pausiert, um der Batchfaktura ein Zeitfenster zu geben. |
Fehlerbehandlung
Beide Programme des Buchungsmoduls schreiben Meldungen in eine Datei mit dem Namen faktura.log bzw. statistik.log.
→ Diese Dateien befinden sich auf dem Kommunikationsserver im Homeverzeichnis und dort im Unterverzeichnis log.
Kommt es bei der Verarbeitung der Belege durch die Batchfaktura zu tatsächlichen Fehlermeldungen, erhalten die User, die den Beleg erfasst haben, eine E-Mail mit den Abbruchgründen.
Diese E-Mail kann auch über die Sidebar im Auftrag eingesehen werden.
Über Batchfaktura-Abbrüche werden außerdem die User per E-Mail informiert, die in den Stammdaten FIRMA → FAKTURA → Reiter weiteres in den 3 Feldern Fehler an Email Adresse 1 (oder 2 oder 3) eingetragen sind.