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| Eine CASS-Datei kann nur fakturiert werden, wenn sie den Status In Bearbeitung! (PROG) hat. |
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Neue Dateien (Status Neu!) müssen erst einmal kontrolliert und bearbeitet werden, sonst bricht die Übernahme in die Faktura ab.
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Zur Kontrolle notfalls noch einmal alle nicht erledigten Datensätze suchen oder aber alle Daten lesen und nach dem Status - also dem Kontrollkästchen rot-gelb-grün - sortieren.
Dann auf dem Reiter Suchergebnis die gewünschte CASS-Datei auswählen und im Kontextmenü Daten in Faktura übernehmen auswählen.
Bereits übernommene Dateien können nicht noch einmal fakturiert werden! (Status Fakturiert! bzw. Feld Rechnungsnummer ist schon gefüllt).
Bei der Übernahme der Daten in die Faktura werden die Kosten automatisch gemäß dem chargeable weight aufgesplittet und auf die HAWBs verteilt.
D.h. es werden alle CASS-Daten gelesen und die zugehörigen HAWBs aus CargoSoft herausgefiltert, so dass dieser Vorgang ein paar Minuten dauern kann.
Falls für ein MAWB ein Betrag 0,00 übertragen wurde, so wird man an dieser Stelle gefragt, ob der Datensatz wirklich übernommen werden soll.
→ Falls ja, dann wird diese Position auch mit 0,00 im Speditionskonto verbucht und gegebenenfalls an die FiBu übertragen - wenn hier keine weiteren Kosten auf der Position verbucht wurden.
Bei einigen FiBus ist dies nicht erlaubt.
→ Falls nein, dann wird der Datensatz übersprungen und nicht mit in den Eingangsbeleg übernommen.
Sofern alle Positionen korrekt aufgesplittet wurden, erscheint eine Übersicht über das Kostensplitten.
Falls vorhanden, werden hier auch die Rückstellungen mit angezeigt. Rückstellungen, die nur als Teilrechnung ausgebucht werden sollen, werden hier mit einem T für Teilrechnung gekennzeichnet.
Beim Lesen der Positionen wird überprüft, ob die Position bereits abgeschlossen ist. Auf abgeschlossenen Positionen darf nicht fakturiert werden, so dass die Positionsnummer erst wieder geöffnet werden muss. Je nach Berechtigung erfolgt das Wieder-Öffnen einer Position an dieser Stelle automatisch.
| Tip | ||
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In den Stammdaten unter FIRMA → FAKTURA → Reiter Verwaltung kann Ihr Administrator einstellen, ob die Positionen beim Buchen der CASS geschlossen bleiben soll. |
Falls ein Kostensplitten nicht möglich war – weil zum Beispiel eine Positionsnummer manuell geändert werden musste – wird der Betrag auf der angegebenen Positionsnummer verbucht.