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Verantwortlicher Gefahrgutbeauftragter
Stellt sich Ihre Firmenstruktur so dar, dass Sie mit einem Gefahrgutverantwortlichen arbeiten, können Bearbeitungs- und Genehmigungsabschnitte getrennt bearbeitet werden.
Diese sogenannte restriktive Bearbeitung muss in den Stammdaten eingerichtet werden.
Für die weitere Bearbeitung der Gefahrgutsendung kann in CargoSoft über Berechtigungen und Statuseinträge gesteuert werden, dass Sachbearbeiter die Sendung eingeschränkt vorerfassen und Verantwortliche Gefahrgutbeauftrage die Gefahrgutdaten auf Richtigkeit überprüfen und zur weiteren Bearbeitung freigeben.
Verantwortlicher Gefahrgutbeauftragter
Interne Freigabe durch Gefahrgutbeauftragten
Die Erfassung von Gefahrgut in der Seefracht kann restriktiv erfolgen.
Der Ablauf ist für eine Unternehmensstruktur vorgesehen, in der Gefahrgutaufträge von einem Sachbearbeiter und einem Gefahrgutreferenten/Gefahrgutverantwortlichen gemeinsam stufenweise bearbeitet werden.
Der Ablauf betrifft den Hauptauftrag und dazugehörige Service-Aufträge.
Folgender Ablauf ist vorgesehen:
Der Sachbearbeiter erfasst eine Position mit Gefahrgut.
Die Position kann bei Neuanlage als Gefahrgut deklariert oder nachträglich auf dem Info-Reiter gekennzeichnet werden.Erfassen Sie alle bei Ihnen markierten Mussfelder in den Auftragskopfdaten und betätigen Sie TAB, ansonsten ist die der Gefahrguterfassung vorgeschaltete Mussfeldsteuerung noch aktiv.
Wechseln Sie auf den Reiter Warenbeschreibung.
Wurde die Position als Gefahrgut markiert, werden alle Hauptreiter - bis auf den Auftrag- und den Info-Reiter - inaktiv. Drucken und eMailversand sind ebenfalls inaktiv.Der Sachbearbeiter kann die Daten auf dem Auftragshauptreiter erfassen.
Hierzu gehört die Warenbeschreibung, dort werden die Gefahrgutdaten erfasst.Nachdem das Gefahrgut erfasst wurde, setzt der Sachbearbeiter auf dem Reiter Info → Statussystem den Status E-Mail an Referenten versenden.
Der Gefahrgutbeauftragte erhält eine eMail über die Position.
Der Referent öffnet die Position und prüft das Gefahrgut.
Alle Hauptreiter des Gefahrgutbeauftragten sind freigeschaltet.Nach erfolgter Prüfung setzt der Gefahrgutbeauftragte auf dem Reiter Info → Statussystem einen positiven oder negativen Status.
→ Ist der Status positiv, erhält der Sachbearbeiter, der die Position erfasst hat, eine eMail über die erfolgreiche Prüfung der Position.
Diese kann dann vom Sachbearbeiter geöffnet werden und alle Hauptreiter sind freigeschaltet.
Das Gefahrgut in der Warenbeschreibung ist gesperrt.
→ Ist der Status negativ, erhält der Sachbearbeiter, der die Position erfasst hat, eine eMail über die NICHT erfolgreiche Prüfung der Position.
Die Position kann dann vom Sachbearbeiter geöffnet werden, um die Daten nachzubessern.
Anschließend wird auf dem Reiter Info → Statussystem der Status E-Mail an Referenten versenden gesetzt.
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Die Kommunikation der beteiligten Personen erfolgt über die programminterne Memo-Funktion. |
Auswirkungen im Auftrag
Funktion des gesetzten Gefahrguthakens
Ist der Gefahrguthaken im Fenster der Neuanlage gesetzt, werden die Hauptreiter in der Auftragserfassung gesperrt.
Drucken und eMail-Versand sind ebenfalls gesperrt.
Die Hauptreiter Auftrag und Info sind nicht gesperrt.
Entfernen des Gefahrguthakens
Ist der Status E-Mail an Referenten versenden durch den Anwender noch nicht gesetzt, kann der Gefahrguthaken auf dem Reiter Information noch entfernt werden.
Die Hauptreiter werden wieder frei zur Bearbeitung, die Gefahrgutmasken sind gesperrt.
Ist der Status durch den Sachbearbeiter gesetzt, kann der Haken nicht mehr entfernt werden.
Auftragserfassung ohne Gefahrgut
Enthält die Position in der Auftragserfassung kein Gefahrgut, sind die Masken der Gefahrguterfassung in der Warenbeschreibung sowie auf dem Reiter Services gesperrt.
Kopieren und Splitten von Positionen
Im Fenster zum Splitten und Kopieren einer Position kann das Flag zum Kopieren des Gefahrgutes nicht ausgewählt werden.