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Verfahren in CargoSoft

Diese Datei im .HOT-Format wird in CargoSoft über das CASS-Programm eingelesen und auf die Positionen verteilt. 
Eine Kontrolle der Beträge erfolgt gegen die in den Sendungen erstellte CASS-Rückstellung.

Die CASS-Datei wird als Eingangsbeleg verbucht und kann somit über bestehende Schnittstellen an die Buchhaltung übergeben werden.

Allgemeine Tipps

CASS-Datei für unterschiedliche Mandanten/Niederlassungen auswerten

Falls eine CASS-Datei in mehrere Mandanten oder Niederlassungen aufgesplittet werden soll, kann die CASS-Datei manuell nachbearbeitet werden und in mehrere Teile aufgeteilt werden.

Die Datei wird automatisch für mehrere Niederlassungen gleichzeitig eingelesen.

s wird pro Niederlassung (Agent-Code aus der HOT-Datei) ein separater Datensatz erzeugt. Jeder Datensatz wird einzeln fakturiert.

Erklärung zur HOT-Datei → eine CASS-Datei besteht immer aus:

• Kopfdatensatz (Header Record) - mit der Kennung AAA

• verschiedenen Abrechnungssätzen - mit Kennung AWM, DCM, oder später CCO, CCR, DCO, DCR

• Fußdatensatz (Trailer Record) - mit der Kennung TTT

          AAADE   03120103123104011501EUR
          AWM  006….
          AWM  014…. 
          …
          TTT DE234    0000136000000000000000000136  

Der Kopfdatensatz AAA und der Trailer Record TTT müssen in jeder der einzelnen Dateien vorhanden sein!

Im Kopfdatensatz stehen zum Beispiel wichtige Informationen zum Abrechnungszeitraum, Rechnungsdatum etc.

Die einzelnen Abrechnungszeilen müssen manuell kontrolliert und aufgeteilt werden.

Dies lässt sich in der Regel anhand das CASS-Codes oder der AWB-Nummern relativ leicht zuordnen.

Der Trailer Record TTT kann so übernommen werden.

Er enthält Informationen über die Anzahl der Datensätze und den CASS-Code.

Diese Informationen sind im allgemeinen relativ unwichtig.
Aber wir machen hier auf die Möglichkeit aufmerksam, hier die Niederlassung einzutragen.

Die Stellen 7-9 aus dem Trailer Record beinhalten den Office Code der CASS, der normalerweise nirgends verwendet wird.

Hier könnte man den Code der Niederlassung eintragen, z.B. BRE.
TTT DEBRE    0000136000000000000000000136  

Dieses Kürzel wird dann auf dem Reiter Suchergebnis in der Spalte Office Code angezeigt:

Open

Falls die einzelnen Dateien in unterschiedliche Mandanten übernommen werden sollen, muss man sich vor dem Einlesen der Datei im richtigen Mandanten anmelden!

Der Menüpunkt Extras → Mandantenwechsel in Extras kann ebenfalls verwendet werden.

Automatische Aufteilung der HOT-Datei pro Niederlassung

Die Datei wird automatisch für mehrere Niederlassungen gleichzeitig eingelesen!

Dann wird nicht mehr die evtl. eingetragene Niederlassung aus dem Trailer-Record genommen!
TTT DEBRE    0000136000000000000000000136  

Stattdessen werden die letzten 4 Stellen des Agent-Code aus der CASS Datei gelesen (Stellen 22-32):
AWMBN78151392795  DUS23470864012R   CGQ
AWM N99963469302  DUS23470864012R   CG
AWM  00176180101  FRA23470866031R   D
AWM N00574356306  FRA23470866031R   MEM0
AWM N00575440282  STR23470867011R   MT
AWM N00575440293  STR23470867011R   A J
AWM N00575440315  STR23410301231R   MTY07

Open

Dieser Code wird mit dem IATA-Code in den Stammdaten LUFTFRACHT → AWB AGENTS verglichen (Trennzeichen und Leerzeichen werden überlesen.)

• Falls der Code eindeutig identifiziert werden kann und nicht mehrfach vorhanden ist, wird in dem CASS-Datensatz die Niederlassung als Office Code hinterlegt.

• Falls der Code nicht eindeutig zugeordnet werden kann, dann werden die letzten vier Stellen des Agent Codes als Office Code in der CASS-Datei hinterlegt.

Übernahme in die Faktura zurücksetzen

Falls aus irgendwelchen Gründen eine bereits in die Faktura übernommene Rechnung noch einmal verarbeitet werden soll, bitte wie folgt vorgehen:

• Eingangsbeleg in der Eingangsfaktura stornieren

• CargoSoft muss auf der Datenbank die CASS-Daten wieder freigeben

update cassko_t
set
status='PROG',
fk_eafako_rechnr=null,
eflfd=null
where cass_id=…

• CASS-Datei in der CASS-Anwendung erneut suchen, nachbearbeiten und dann im Suchergebnis die Daten erneut in die Faktura übernehmen.

Steuerschlüssel je Airline

In den Stammdaten ADMIN → EDI → EDI-CODEWANDLUNGEN kann je Airline ein eigener Steuerschlüssel hinterlegt werden.

Der Aufbau des EDI Partners ist wie folgt - hier ein Beispiel für die CASS Abrechnung im Mandanten EE und der Airline LOT mit dem Prefix 080:

• CASS = steht für die CASS Abrechnung

• EE = Mandant

• A = Airline

• 080 = Prefix der Airline

• Steuerschlüssel 0EU

Das Feld EDI Partner ist auf 11-Stellen erweitert und muss nicht für jede Airline manuell angelegt werden.
Es kann direkt im Bereich EDI-Codewandlungen eingetragen werden.

Es folgt eine Meldung, dass der EDI Partner nicht bekannt ist, jedoch wird die Eingabe dennoch akzeptiert.

Dies gilt nur für EDI Partner mit dem Anfang CASS, alle anderen EDI Partner müssen manuell unter EDI-Partner angelegt werden.