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Ablauf
Der zu reklamierende Eingangsbeleg muss vorab
mit einer Rückstellung mit Übereinstimmungskennzeichen [A] oder [D] gebucht worden
und das neue Kennzeichen Ausgleich aktivieren muss = [O] sein
plus neues Kennzeichen Reklamation erforderlich muss = [O] oder [leer] sein.
Wählen Sie in der Auftragsbearbeitung das Menü Umgebung → Faktura → Eingangsbelege, um gebuchte und zu reklamierende Belege aufzurufen.
Auf dem Reiter Suchkriterien bestehen mehrere Möglichkeiten, die entsprechenden Belege zu suchen.
Zu reklamierende Belege suchen
Über den Reiter Suchkriterien in der Eingangsbelegerfassung kann man nach noch nicht reklamierten Belegen suchen.
Suche über das Feld Ausgleich aktivieren
Das entsprechende Feld mit den Reklamationskennzeichnungen heißt Ausgleich aktivieren.
Man kann hier nach Belegen mit den Einträgen folgenden suchen:
A | Automatischen Ausgleich aktivieren |
|---|---|
I | In Bearbeitung! |
J | Reklamation komplett erledigt |
N | Reklamation nicht erforderlich |
O | Offen (noch zu reklamieren) |
Es öffnet sich ein extra Fenster, das alle Belegzeilen zu dem gewählten Beleg mit Kennzeichen [Offen (noch zu reklamieren)] anzeigt.
Ferner werden alle Zeilen angezeigt, in denen das Feld [Reklamation erforderlich?] noch leer ist.
Das können Belege sein, die vor Einführung des Feldes kz_reklamation angelegt wurden oder bei Kunden, die das Kennzeichen [Eingangsbelege NUR mit Rückstellungen] nicht aktiviert haben, aber trotzdem die Funktionalität Reklamationsbeleg erstellen nutzen möchten.
Alle Zeilen mit Reklamationskennzeichen = [O] oder mit [leerem] Reklamationskennzeichen, aber Übereinstimmungskennzeichen = [A] oder [C], werden im Fenster für den Reklamationsbelege automatisch ausgewählt.
Wenn ein Beleg reklamiert werden soll, macht es Sinn, auch gleichzeitig mit dem Kennzeichen Gebucht = [J] zu suchen, denn es können nur bereits fertig gebuchte Belege reklamiert werden.
Suche über die Beleg-/Positionsnummer
Tragen Sie die zu reklamierende Beleg- bzw. Positionsnummer im Reiter Suchkriterien ein und starten die Suche mit F3.
Suche über den Dienstleister (Rechnungssteller)
Im Feld Rechnungssteller können die Kontoart und Adressnummer des Dienstleisters eingetragen werden, um alle offenen Reklamationen über eine Adresse zu erhalten.
Erstellen des Reklamationsbelegs über das Kontextmenü
Alle der Suche entsprechenden Belege werden auf dem Reiter Suchergebnis aufgelistet.
Im Suchergebnisreiter und im Reiter Belegerfassung steht im Kontextmenü der Eintrag Reklamationsbeleg erstellen zur Verfügung.
Falls man den Menüpunkt über das Suchergebnis auswählt, wird der eigentliche Eingangsbeleg nicht noch einmal geöffnet, sondern man gelangt direkt in das Fenster Reklamationsbeleg erstellen.
Füllen Sie die Mussfelder (hier: Abrechnungsart) und weitere für Sie wichtige Felder (hier: Reklamationsgrund).
Das Feld Reklamationsgrund kann über eine Dropdownbox gefüllt werden.
An dieser Stelle wird die Referenz des Dienstleisters aus dem Auftrag angezeigt - sie kann geändert werden.
Mit [Übernehmen] wird der Reklamationsbeleg erstellt.
Man kann Zeilen manuell anklicken oder wieder deselektieren, wenn nicht zu allen Zeilen gleichzeitig ein Reklamationsbeleg angelegt werden soll.
Hier werden der abgerechnete Betrag aus der ER und der vereinbarte Betrag aus der Rückstellung (R1) vorbelegt.
Aus der Differenz ergibt sich der zu reklamierende Betrag.
Der vereinbarte Betrag kann editiert werden.
Es kann ein Reklamationsgrund eingetragen werden.
Zusätzlich muss eine Abrechnungsart erfasst werden.
Nach der Übernahme wird automatisch eine entsprechende Ausgangsrechnung erstellt.
Im reklamierten Eingangsbeleg wird das Kennzeichen [reklamiert] gesetzt und gedruckt, das sowohl in der Belegansicht als auch in der Übersicht angezeigt wird.
Nach Abschluss und Speichern der Reklamationsbelege springt man zurück auf den Reiter Suchkriterien oder bleibt auf dem Reiter Suchergebnis stehen, wenn man den Reklamationsbeleg von dort aus gestartet hat.
Feld Steuerschlüssel
Der Steuerschlüssel wird aus den Zeilen des Eingangsbelegs übernommen, unabhängig davon, ob die Kennzeichen für Vorsteuer und Umsatzsteuer entsprechend gesetzt sind!
Feld Kontierung - Buchung des Belegs
Der Beleg wird als negativer Aufwand verbucht.
→ Die Kontierung wird daher fest auf AUFW gesetzt.
Reklamationsbeleg im Speditionskonto
Im Speditionskonto und im Reiter Faktura → Übersicht wurde jeweils die Spalte Rechnungstyp mit aufgenommen, um kenntlich zu machen, welcher Beleg ein Reklamationsbeleg ist.