Wenn in CargoSoft eine neue Adresse angelegt wird, ist die Angabe einer Kontoart zwingend notwendig. |
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Die angebotenen Kontoarten bieten alle Möglichkeiten, die mit einer an CargoSoft angebundenen Finanzbuchhaltung einher gehen. |
Dabei kann sowohl CargoSoft als auch die FiBu-Software das führende System zur Vergabe der Kontoart ( und Adressnummer) sein. |
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Thema im Auftrag
Stammdaten
D-Adressen → Debitoren
Die Debitoren-Adressen werden für die Erstellung von Ausgangsbelegen und Erlös-Rückstellungen genutzt.
Adressnummernvergabe CargoSoft
Ist CargoSoft das führende System in der Vergabe der Adress-Nummern, so kann ein Nummernkreis zur automatischen Vergabe einer laufenden Nummer eingerichtet werden.
Ein Startwert für den Nummernkreis ist möglich.
Diese Adress-Nummern sind identisch zu den Adress-Nummern in der angeschlossenen FiBu-Software.
Adressnummernvergabe FiBu-Software
Werden die Debitor-Nummern in der FiBu-Software vergeben, kann die Adress-Nummer in CargoSoft manuell eingetragen werden.
K-Adressen → Kreditoren
Die Kreditoren-Adressen werden für die Erstellung von Eingangsbelegen sowie Aufwands-Rückstellungen genutzt.
Adressnummernvergabe CargoSoft
Ist CargoSoft das führende System in der Vergabe der Adress-Nummern, so kann ein Nummernkreis zur automatischen Vergabe einer laufenden Nummer eingerichtet werden.
Ein Startwert für den Nummernkreis ist möglich.
Diese Adress-Nummern sind identisch zu den Adress-Nummern in der angeschlossenen FiBu-Software.
Adressnummernvergabe FiBu-Software
Werden die Debitor-Nummern in der FiBu-Software vergeben, kann die Adress-Nummer in CargoSoft manuell eingetragen werden.
Zahlungsbedingungen für D und K
Die Zahlungsbedingungen können für die D- und K-Adresse abweichend hinterlegt werden.
Auswirkungen in der Fakturierung
Ist ein Partner sowohl Debitor als auch Kreditor, ist die Firma zweimal in den CargoSoft Adress-Stammdaten vorhanden
→ Einmal als D-Adresse, einmal als K-Adresse.
Die jeweilige Kontoart muss je nach Faktura-Bereich (Eingang oder Ausgang) ausgewählt werden.
Wird versucht eine D-Adresse in einer Eingangsrechnung zu nutzen, informiert CargoSoft darüber, dass diese Auswahl nicht möglich ist.
Dies gilt auch für K-Adressen in Ausgangsbelegen. Eine Falschbuchung ist hier also nicht möglich.
Die Kontoart entscheidet auch darüber, ob der erstellte Beleg als Aufwand (K-Adresse) oder als Erlös (D-Adresse) gebucht wird.
Es gibt die generelle Möglichkeit zu entscheiden, ob Buchungen auf Kreditoren im Ausgang und auf Debitoren im Eingang erlaubt werden sollen.
G-Adressen → Gemischtes Kontokorrent
Berechtigungsobjekte: ADRFIBU and STAADRG
Um in der CargoSoft Auftragsbearbeitung und im Faktura-Bereich nur mit einer Adresse zu arbeiten, bietet CargoSoft die Möglichkeit G-Adressen (Gemischtes Konto) anzulegen.
Auch für G-Adressen kann ein Nummernkreis zur automatischen Vergabe der laufenden Nummer eingerichtet werden.
Diese Nummer kann als FiBu-Adresse an die angeschlossene Software übergeben werden, sofern das Buchhaltungsprogramm mit gemischten Konten arbeiten kann.
G-Adressen mit abweichenden Fibu-Konten
Sollte das Buchhaltungsprogramm NICHT mit gemischten Konten arbeiten können, kann die G-Adresse in CargoSoft als reine Adress-Nummer genutzt werden.
Ist ein Partner sowohl Debitor als auch Kreditor, wird in der Auftragsbearbeitung und im Faktura-Bereich nur die G-Adresse ausgewählt.
In den CargoSoft Stammdaten wird fest hinterlegt, welcher Beleg als Erlös bzw. Aufwand gebucht wird. Diese Entscheidung ist hier nicht von der Adresse abhängig.
Um für den gebuchten Beleg jedoch das korrekte Personenkonto der Fibu-Software zu übergeben, werden in den Adress-Stammdaten, an der G-Adresse, abweichende D- und K-Konten eingetragen.
Je nach Belegart wird hier entweder die D- oder K-Adresse mit der Belegbuchung an die Fibu-Software übergeben.
Die hier eingetragenen Nummern werden NICHT aus einem CargoSoft Nummernkreis gezogen.
Die Adress-Nummern werden im Buchhaltungsprogramm angelegt und manuell in den CargoSoft Adress-Stammdaten erfasst.
Es besteht die Möglichkeit, die Adresse in den CargoSoft Stammdaten durch Anwender erstellen zu lassen, aber erst für die Fakturierung frei zu geben, wenn alle FiBu relevanten Daten durch eine Person mit den jeweiligen Berechtigungen eingetragen wurden.
A-Adressen → Arbeitsadressen oder Allgemeine Adressen
Diese Art von Adresse ist grundsätzlich für Dokumentation gedacht, d.h. zum Beispiel Lade- oder Lieferstellen.
Adressen an oder von denen keine Fakturierung ausgehen.
P-Adressen → Potentielle Kunden
Adressen, die keine Bestandskunden sind.
Wandlung einer P-Adresse in eine G-Adresse
Berechtigungsobjekt: ADRFIBU
Zum Wandeln ist es nicht erforderlich, als Vertreter, Betreuer oder Global Super Vision eingetragen zu sein.
Vergabe von Adressnummern einrichten
Wird bei Neuanlage einer Adresse eine Kontoart gewählt, muss eine Nummer eingetragen werden.
Die Nummer kann manuell erfasst oder aus einem Nummernkreis automatisch vorbelegt werden.
Die Art der Vergabe kann pro Kontoart unterschiedlich eingestellt sein.
Die Felder Kontoart und Adressnummer sind Schlüsselfelder.
D.h. beim Verlassen des Feldes ist der Eintrag gespeichert und kann nicht mehr geändert werden.
Ist es zu einer falschen Eingabe gekommen, muss der Datensatz gelöscht und neu angelegt werden.
FIRMA → FIBU-SCHNITTSTELLE
Feld Kontonr. Vergabe
Die Einstellung erfolgt in den Stammdaten FIRMA → FIBU-SCHNITTSTELLE pro Mandant.
In den Kopfdaten imFeld KontoNr. Verg. erfolgt die erste Vorbelegung.
Die Vorbelegung [B – pro Anfangsbuchstabe der Kbez.] lässt sich nur in Absprache mit der Finanzbuchhaltung und CargoSoft einsetzen.
Ist die Vorbelegung auf [N – manuelle Vergabe] gesetzt, werden grundsätzlich die Nummern zu allen Adressarten manuell vergeben. Die Einstellungen auf dem Reiter Adressen sind irrelevant.
Ist die Vorbelegung auf [A – D/K getrennt] gesetzt, prüft CargoSoft die Einträge auf dem Unterreiter Adressen.
Reiter Adressen
Auf demReiter Adressenkönnen pro Adressart Nummernkreise eingetragen werden, die zuvor in den Nummernkreise in ADMIN angelegt wurden.
Wird z.B. eine A-Adresse angelegt werden, prüft CargoSoft, ob hier ein Nummernkreis für die A-Adressen eingetragen wurde und nimmt dann aus dem Nummernkreis die nächste laufende Nummer.
Ein Startwert bzw. die Länge der Adressnummer kann direkt im Nummernkreis festgelegt werden.
Die Vergabe der laufenden Nummern kann durch die Eingabe eines Startwertes und eines Endwertes in den jeweiligen Feldern…von und …bis begrenzt werden.
Manuelle Anlage OHNE Nummernkreis
Ist zu einer Adressart KEIN Nummernkreis erfasst, muss die Nummer direkt in der Adressanlage manuell eingetragen werden.