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Es können B/L-Daten per Schnittstelle an die FIATA übermittelt werden und somit FBL´s erstellt werden, sofern der Spediteur sich bei FIATA für den Digital Passport Prozess registriert hat.
Der QR-Code befindet sich auf dem erzeugten PDF, das zurück ans TMS übermittelt wird und im Auftrag → Services-Reiter → eAkte-Reiterhinterlegt wird.
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Inhaltsverzeichnis
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Stammdaten
Weiterführende Seiten
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Verifizierung des digitalen FBL
Das FBL kann verifiziert werden, indem
die FBL-Nummer eingegeben wird,
der QR-Code gescannt wird oder
das PDF hochgeladen wird: https://fiata.org/document-verificatio
Folgende Datensätze können an die FIATA übermittelt werden:
Es kann ein PREVIEW erstellt werden (Verifizierung nicht möglich).
Es kann ein REGISTERED PDF erstellt werden (FBL zur Verifizierung).
Es können Updates erstellt werden (AMENDMENTS) - dafürgilt das aktuelle Dokument.
Stammdateneinrichtung
Servicetyp einrichten
Für den Servicetyp (Bill of Lading) müssen in den Stammdaten Admin > CS-Admin > CS Codes Ext folgende Einstellungen vorgenommen werden.
Transportart einrichten
Für die Transportart (FBL) müssen in den Stammdaten Admin > CS-Admin > CS Codes Ext folgende Einstellungen vorgenommen werden.
Dienstleisteradresse für FIATA anlegen
Unter Adressen > Neu wird die Dienstleiteradresse für die FIATA angelegt. In dieser muss unter Adressen > EDI-Referenzen der EDI-Partner hinzugefügt werden. Dies steuert die Vorbelegung des EDI- Partners im Serviceauftrag.
Hinweis:
Masken und Vorbelegungen werden bei der Einrichtung durch CargoSoft vorgenommen.
3 Serviceauftrag erfassen
Im Reiter Services eines Auftrags wird der Transportauftrag erfasst. Folgende Besonderheiten sind dabei zu beachten.
3.1 Reiter Übersicht
Als Dienstleister wird die hinterlegte Dienstleisteradresse für FIATA erfasst.
Als Servicetyp wird (BL) Bill of Lading erfasst.
Als Transportart wird (FBL) FIATA digital FBL erfasst.
3.2 Reiter Kopfdaten
Den FBL Document Status über ein Dropdown Menü auswählen (Preview oder Registered).
Der Auftragstyp wird mit Hauptlauf vorbelegt.
Die Adressen und Schiffsdaten und werden aus der Auftragsposition vorbelegt.
Weitere Felder können in den Kopfdaten erfasst werden:
· Total number of packages = wird aus der Warenbeschreibung vorbelegt
· Contractual clause
· Declared Value
· Freight Amount
· Freight payable at
· Cargo Insurance: covered or not covered
· Number of Original FBL´s
· Number of Copy FBL´s
· Place and date of issue
3.3 Reiter Adressen
Hier kann eine 2nd Notify Party eingetragen werden.
3.4 Reiter Ware
Die Warenbeschreibung und Adressen am Container können aus der Warenbeschreibung der Auftragsposition übernommen werden wenn die automatische Vorbelegungsfunktion eingerichtet ist.
Die Warenbeschreibung kann alternativ manuell erfasst werden.
Wird ein Container in der Warenbeschreibung erfasst, kann der Unterreiter Container ausgewählt werden um dort weitere Daten zuerfassen.
3.4.1 Unterreiter Gefahrgut
Gefahrgutdaten können hier hinterlegt werden, falls dies noch nicht mit der Vorbelegung der Warenbeschreibung aus dem Auftrag geschehen ist.
An die FIATA werden die Überschriften der UN No. und Class übertragen und in das FBL gedruckt.
4 Serviceauftrag senden und updaten
Folgende Besonderheiten gelten für das Senden und Updaten von Datensätzen über diese Schnittstelle:
Über das Kontextmenü im Reiter Services > Übersicht werden Datensätze gesendet (Serviceauftrag senden / Serviceauftrag Update senden).
Nach erfolgreicher Übermittlung und Rückmeldung vom Provider wird der Serviceauftrag mit einem grünen Haken gekennzeichnet
Wird ein Preview FBL gesendet, wird die PDF nach Erhalt in Services > eAkte mit der Versionsnr. und den Sendedaten abgelegt.
· Wird ein Registered FBL gesendet wird die PDF nach Erhalt ebenfalls im Reiter eAkte mit der Versionsnr. und den Sendedaten abgelegt.
· Ein bestehendes Registered FBL kann nicht mehr als Preview FBL gesendet werden sondern nur noch als AMENDMENT (Update).
· Alle gesendeten AMENDMENTSwerden aufsteigend mit der neuste Version im Reiter eAkte angezeigt und können aufgerufen werden.
· Die vergebene FBL-Nr. wird als Dateiname für das Registered FBL angezeigt.
5 Statusmeldungen
5.1 EDI-Log-Reiter
Hier kann nachvollzogen werden, ob der Sendevorgang seitens der Exportschnittstelle erfolgreich war. Eventuell auftretende Fehlermeldungen werden im Unterreiter Log angezeigt.
5.2 EDI-Status-Reiter
Die Rückmeldungen (Statusevents) werden in den Reiter EDI-Status im Auftrag importiert.
Sofern in den Statusevents hinterlegt, werden die Statusnachrichten auch als eMail aufbereitet.
Die E-Mails die zum Statusevent Registered verschickt werden, können in der eAkte abgelegt werden wenn dies in den Stammdaten Allgemeine Firmenparameter > Specials eingestellt ist.