Digitales FIATA B/L
- Bärbel Neitzel (Deactivated)
- Markus Albach
- Sabrina Stelter
Inhaltsverzeichnis
Stammdaten
Weiterführende Seiten
Arten der FBL-Datensätze
Es gibt verschiedene Bezeichnungen der FBL-Datensätze welche an die FIATA übermittelt werden können. Diese Bezeichnungen spiegeln einen gewissen Status des Dokuments dar.
Es kann ein PREVIEW erstellt werden (Verifizierung nicht möglich) = Entwurf
Es kann ein REGISTERED PDF erstellt werden (FBL zur Verifizierung) = Dokument (pdf)
Es können Updates erstellt werden (AMENDMENTS) - dafür gilt das aktuelle Dokument = Änderung
( Der Sendeprozess oder wie z.B. eine Änderung gesendet werden kann,wird unter Punkt Digitales FIATA B/L | Serviceauftrag an FIATA senden und updaten beschrieben)
Verifizierung des Digitalen FBL
Derjenige, der das FBL vom Spediteur erhält, kann das FBL sowie den Aussteller über einen Verifizierungsprozess prüfen lassen. Die Verfizierung eines digitalen FBLs erfolgt über die folgende Seite: https://fiata.org/document-verification/.
Hier besteht die Möglichkeit die FBL-Nummer einzutragen, das FBLhochzuladen oder das Dokument über den QR-Code zu verifizieren.
Stammdaten einrichten
ADMIN → EDI → EDI-PARTNER
Legen Sie den EDI-Partner FIATA an.
Dieser muss in der Adresse des Dienstleisters für den Serviceauftrag als Qualifier verwendet werden.
ADRESSEN → ADRESSEN
Dienstleisteradresse für die FIATA anlegen
In den Stammdaten Adressen wird eine neue Dienstleisteradresse für die FIATA angelegt, sollte diese nicht bereits existieren.
Anschließend wird auf dem Unterreiter EDI-Referenzen der EDI-Partner als Qualifier hinzugefügt werden.
Dies steuert die Vorbelegung des EDI-Partners im Serviceauftrag.
Qualifier = TPKPF
Referenz = EDI-Partner = FIATA
Masken und Vorbelegungen werden bei der Einrichtung durch CargoSoft vorgenommen.
Erfassung des FBL im Servicereiter
Wählen Sie im entsprechenden Auftrag den Reiter Services und erstellen Sie einen neuen Auftrag.
Auswahl des Servicetyp → Es wird (BL) Bill of Lading ausgewählt.
Als Dienstleister wird die hinterlegte Adresse für die FIATA sowie die Transportart - (FBL) FIATA digital FBL automamtisch vorbelegt.
Reiter Kopfdaten
Wechseln Sie zum Reiter Kopfdaten.
Der FBL Document status wird mit PREVIEW (Entwurf) vorbelgt. Über das Dropdown-Menü kann der Status manuell geändert werden. (Preview oder Registered).
Wurde bereits ein Registered FBL gesendet, kann in dem Dropdown Menü für dieses Dokument kein Preview mehr ausgewählt werden.
Die Vorbelegung der Felder wei z.B. Auftragstyp oder die Adressen und Verschiffungsdaten werden über die Einstellungen der Vorbelegungen in den Stammdaten gesteuert.
Weitere Felder können in den Kopfdaten erfasst werden:
Total number of packages = wird aus der Warenbeschreibung vorbelegt
Contractual clause
Declared Value
Freight Amount
Freight payable at
Cargo Insurance: covered or not covered
Number of Original FBL´s
Number of Copy FBL´s
Place and date of issue
Reiter Adressen
Auf dem Reiter Adressen kann eine 2nd Notify Party eingetragen werden.
Die 2nd Notify Party wird aktuell nicht mit in das FBL angedruckt!
Reiter Ware
Die Warenbeschreibung wird aus der Auftragsposition übernommen. Ab der Version 2024.3 wird die Warenbeschreibung automatisch aus Version B in den Serviceauftrag vorbelegt.
Die Warenbeschreibung kann alternativ manuell erfasst werden.
Unterreiter Container:
Dieser wird auswählbar, wenn ein Container in der Warenbeschreibung erfasst wurde. Hier können für die Übertragung die Siegelnr. + Containernumer eingetragen werden.
Unterreiter Gefahrgut
Aus diesem Reiter werden aktuell die IMDG Klassen und UN-Nummern and ie FIATA übertragen und in das FBL angedruckt.
Grundsätzlich ist es möglich, dass alle Inhalte eines digitalen FBL in Grossbuchstaben (CAPITALS) geruckt werden. Wenn dies gewünscht sein sollte dann sprechen Sie bitte Ihren CargoSoft Beauftragten an.
Serviceauftrag an FIATA senden und updaten
Folgende Besonderheiten gelten für das Senden und Updaten von Datensätzen über diese Schnittstelle:
Über das Kontextmenü des Reiters Übersicht werden Datensätze gesendet (Serviceauftrag senden/Serviceauftrag Update senden).
Um den Sende/Rückmeldeprozess der Schnittstelle zu aktualisieren kann der “Aktualisieren”-Button oder die F5-Taste genutz werden.
Nach erfolgreicher Übermittlung und Rückmeldung vom Provider wird der Serviceauftrag mit einem grünen Haken gekennzeichnet.
Wenn ein Preview FBL gesendet wird, wird ein PDF nach Erhalt in der eAkte des Servicesauftrags mit der Versionsnr. und den Sendedaten abgelegt.
Nachdem ein Registered FBL gesendet wurde, wird dies als separates Dokument in der eAkte abgelegt. Es bekommt eine B/L-Nummer von der FIATA. Wird das Registered FBL erneut gesendet, wird automatisch ein AMENDEMENT erzeugt. Dieses wird dann als neue Version ders Registered abgelegt.
Alle gesendeten AMENDMENTS werden aufsteigend mit der neuesten Version im Reiter eAkte angezeigt und können aufgerufen werden.
Die vergebene FBL-Nr. wird als Dateiname für das Registered FBL angezeigt.
Statusmeldungen
EDI-Log-Reiter
Hier kann nachvollzogen werden, ob der Sendevorgang seitens der Exportschnittstelle erfolgreich war. Eventuell auftretende Fehlermeldungen werden im Unterreiter Log angezeigt und die Übetragungsdatei kann eingesehen werden.
EDI-Status-Reiter
Die Rückmeldungen für den Status REGISTERED (Statusevents) werden in den Reiter EDI-Status im Auftrag importiert.
Sofern in den Statusevents hinterlegt, werden die Statusnachrichten auch als eMail aufbereitet.
Die E-Mails die zum Statusevent Registered verschickt werden, können in der eAkte abgelegt werden, wenn dies in den Stammdaten Allgemeine Firmenparameter → Reiter Specials eingestellt ist: 
Nach Statusmeldungen suchen
Es kann gezielt nach Einträgen im Dashboard gesucht werden die einen bestimmten Dokumenten Status besitzen. So kann eine Suche mit dem entsprechende Suchfeld angepasst werden, so dass z.B. nur nach Positionen mit REGISTERED Dokumenten gefiltert wird.
Wie eine individuelle Suche im Dashboard eingestellt werden kann finden Sie im Bereich Dashboard | Suchbereich bearbeiten .