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Über die CargoCom ist es möglich, vom Kalkulationsreiter automatisch Rückstellungen zu bilden und Ausgangsbelege zu erzeugen.
Das Einrichten dieses CargoComProzesses erfolgt unter ADMIN → CARGOCOM → Administration |
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Inhalt
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Thema in Auftrag
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Rechnungsentwürfen mit der CargoCom automatisch erstellen
Es gibt die Möglichkeit, dass anstelle der direkt verbuchten Ausgangsrechnungen Entwürfe automatisch im Reiter Faktura angelegt werden.
Diese können im Anschluss wie gewohnt bearbeitet und verbucht werden.
In der Abrechnungszeile des Kalkulationsreiters wird als Belegart R = Ausgangsrechnung erfasst.
Ist der oben genannte CargoCom-Parameter aktiv, wird dann mit der Verarbeitung durch die CargoCom die Ausgangsrechnung als Entwurf erzeugt.
Einstellung für ... Parameter: create_
...
entwurf mit Wert: TRUE.
Stammdaten
Die Einstellungen können getrennt für Rückstellungen bilden und Ausgangsbelege anlegen konfiguriert werden.
Die Werte für Statusarten und Wartezeit können individuell gesetzt werden.
Es können auch mehrere Statusarten, semikolongetrennt, hinterlegt werden.
Die Wartezeit wird in Tagen angegeben.
Belegerstellung
Für die erste Belegerstellung in einer Position prüft die CargoCom die Position auf den hinterlegten Status.
Unter Berücksichtigung der hinterlegten Wartezeit bezogen auf das Datum, wann der erforderliche Status in der Position gesetzt wurde, werden die Rückstellungen gebildet bzw. die Ausgangsbelege erzeugt.
Danach werden neu hinzugekommene Abrechnungszeilen auf dem Kalkulationsreiter mit jedem CargoCom-Lauf fakturiert.
Die Verarbeitung der Belege über die CargoCom erfolgt nur, sofern in den Stammdaten ADMIN → NUMMERNKREISE → VORBELEGUNGEN die Checkbox Keine automatische Belegerzeugung per CargoCom für den Positionsnummernkreis deaktiviert ist.
Beim Buchen der Rückstellung werden die Einstellungen in den Faktura-Stammdaten (z.B. Rückstellungen kumulieren pro Leistungsart) beachtet.
Bei CONSOL-, TOUR-, SMAWB-Positionen wird versucht, automatisch ein Kostensplitting zu machen. Hierzu müssen die Stammdaten für das Automatische Kostensplitting gefüllt sein.
Falls die Grundlage oder sonstige Angaben fehlen, wird die Rückstellung NICHT angelegt, bis alle Voraussetzungen erfüllt sind.
Beleg/Rückstellung erzeugen blockieren, wenn CargoCom läuft
Um das gleichzeitige Verarbeiten von Kalkulationszeilen bei Nutzung der CargoCom zu verhindern gibt es folgende zwei Prüfungen:
| 1 | Bei Auswahl des Menüpunktes Ausgangsbeleg bzw. Rückstellungen bilden wird für die Zeit der Verarbeitung ein Eintrag in der tabelle sperren_t angelegt. Diesen Eintrag prüfen sowohl der Kalkulationsreiter (bei der manuellen Bearbeitung) wie auch das CargoCom Programm. Solange der Eintrag in sperren_t besteht, kann das jeweils andere Programm für diese Position keine Belege bilden. |
| 2 | Die Änderung oder Neuanlage von Kalkulationszeilen, die gleichzeitig von der CargoCom verarbeitet werden, wird mit einer zusätzlichen Abfrage verhindert. Beim Speichern der Änderung wird nochmals geprüft, ob die Zeile inzwischen verbucht wurde. |
Einstellungen und Vorgaben
Für Abfragen, die man bei manueller Buchung als Anwender beantworten kann, gibt es bei der Hintergrund-Fakturierung über die CargoCom feste Vorgaben.
Rückstellungen werden immer neu angelegt. Eine Stornierung einer bestehenden Rückstellung erfolgt nur, sofern erneut eine automatische Luftfracht-Rückstellung gebildet wird.
Erzeugt die CargoCom mindestens eine Ausgangsrechnung (R) auf einer Position, wird der Status mit Füllregel Fakturiert ("6") in der Position gesetzt.
Als Sachbearbeiter in der Faktura wird der verantwortliche Mitarbeiter der Position verwendet.
Verarbeitungsprozess von Kalkulationsdaten
Fehlende Mussfelder
Bei fehlenden Mussfeldern (Abrechnungsart, Kontonummer, Einzelpreis, Gesamtpreis) wird die Kalkulationszeile im CargoCom Programm KALKULATION auf gebucht="F" für Fehler gesetzt.
Alle anderen Kalkulationszeilen werden trotzdem gelesen und zu Belegen und Rückstellungen verarbeitet.
Im Dialog erscheint weiterhin die Fehlermeldung, dass Mussfelder nicht gefüllt sind.
Hier muss der Anwender:
die Mussfelder füllen oder
die Zeilen komplett löschen oder
darf nur die Zeilen zum Fakturieren anhaken, wo alle Felder gefüllt sind.
Luftfracht/Export
Kalkulationszeilen in der Luftfracht/Export mit dem Eintrag Print / Send (e)AWB = Ausschliesslich werden im Feld gebucht auf "-" gesetzt, da sie niemals beim Fakturieren verarbeitet werden.
Auf diese Art und Weise reduziert sich für den CargoCom Prozess KALKULATION die Anzahl der zu lesenden Datensätze.
Zeilen mit Betrag 0,00
Kalkulationszeilen mit Betrag = 0,00 werden bei Rückstellungen direkt auf gebucht = "J" gesetzt, da sie keinen Wert haben.
Bei Ausgangsbelegen wird die Einstellung Abrechnungszeilen Ausgangsfaktura nicht 0,00 aus faktstamm_t beachtet.
Falls Zeilen mit 0,00 nicht erlaubt sind, werden sie im Kalkulationsreiter ebenfalls auf gebucht = "J" gesetzt.
Zeilen mit Fehler
Falls Zeilen auf gebucht = "F" für Fehler stehen, können sie im Kalkulationsreiter geändert werden. Das Kennzeichen wird dann wieder auf gebucht = "N" gesetzt.