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Ist die automatische Verbuchung in der CargoCom deaktiviert oder kann ein Beleg nicht automatisch verbucht werden, ist eine manuelle Prüfung und Bearbeitung des Eingangsbelegs im TMS notwendig.
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Inhalt
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Weiterführende Seiten
Stammdaten
Reiter Eingangsfaktura in FAKTURA in FIRMA →
Bereich Status in Eingangsfaktura setzen
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Der Beleg kann geöffnet und bearbeitet werden.
Er hat den Status CCERR.
Kreditoren,
Referenzen,
Buchungsperiode,
Belegdatum sowie
Gesamtbeträge sind in der Eingangsrechnung ersichtlich.
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Nachdem der Beleg durch den Sachbearbeiter kontrolliert und gegebenenfalls vervollständigt und korrigiert wurde, wird er gespeichert und dadurch automatisch verbucht und an Finanzbuchhaltung und Speditionskonto übergeben.
Der letzte ermittelte CC-Status bleibt immer erhalten.
Bei einer manuellen Verbuchung im TMS bleibt der Status CCERR erhalten.
CCOK wird nur von der CargoCom gesetzt, wenn der Beleg automatisch verbucht werden konnte.
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Beleg ohne Positionsnummer
Wenn keine Positionsnummer im Beleg übergeben wird, versucht die CargoCom aufgrund der übertragenen Metadaten aus d.3 die Positionsnummer zu identifizieren.
Dies sind Referenzen wie
MAWB-Nummer,
Containernummer oder
Serviceauftragsnummer.
Kann keine Positionsnummer ermittelt werden wird als Default XXX eingetragen.
Die Positionsnummer muss in diesem Fall manuell im Beleg nachgetragen werden.
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Reiter FakturaLog
Hier können die Meldungen zur Verarbeitung aus der CargoCom eingesehen werden.
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Reiter eFile
Hier ist die archivierte Eingangsrechnung als Dokument ersichtlich.
Das Dokument wird auf dem eFile-Reiter im TMS angezeigt, liegt jedoch im Hintergrund im Dokumentenmanagementsystem d.3 und wurde bereits archiviert.
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Statusrückmeldung an d.3
Vorgenommene Änderungen an der Eingangsrechnung werden per Statusrückmeldung an d.3 zurückgemeldet, da sich gegebenenfalls Metadaten des Beleges geändert haben.
Der Austausch der Rückmeldungen erfolgt über Webservice eFile. Die Änderungen werden nach Speicherung des Beleges automatisch vom TMS an d.3 gesendet.
Als eindeutiges Kriterium zum Finden des Dokuments dient die generierte Eingangsbelegnummer im Invoice Reader, die auch im TMS als interne Belegnummer angelegt wird.
Stornieren einer Eingangsrechnung
Belege können wie gewohnt storniert werden mit dem Eintrag Beleg stornieren im Kontextmenü.
Ablehnen/wieder freigeben einer Eingangsrechnung
Ein Beleg kann über das Kontextmenü Beleg ablehnen/wieder freigeben abgelehnt und bei Bedarf auch wieder freigegeben werden.
Im Belegkopf der Eingangsrechnung wird die Checkbox Abgelehnt aktiviert.
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Bearbeitung eines abgelehnten Belegs
Wird ein abgelehnter Beleg über das Kontextmenü wieder freigegeben, öffnet sich der Beleg automatisch im Reiter Belegerfassung und kann direkt bearbeitet und im Anschluss gespeichert werden.
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Sonstige Funktionen
Weitere Möglichkeiten der Definition verschiedener Statusarten für einen Eingangsbeleg sind:
Vorbelegung des Rechnungsprüfer und Login zentraler Rechnungsprüfer
Status Beleg abgelehnt und Status Beleg als ungebucht speichern
Bezugsnummer/Referenz im Beleg anzeigen
Status bei Belegerfassung setzen
Weitere Informationen und notwendige Einstellungen sind im Bereich Stammdateneinstellungen → Reiter Eingangsfaktura in FAKTURA in FIRMA → Abschnitt Status in Eingangsfaktura setzen beschrieben.