Relevant für Schnittstellen

In der Eingangsfaktura-Erfassung kann das Feld Belegart vorbelegt werden:

K = Keine Vorbelegung
LG = Eingangsgutschrift
LR = Eingangsrechnung

Toleranzgrenzen:
ADRESSEN → Reiter FiBu → Unterreiter weitere: Toleranz pro Kreditor für Eingangsbelege.
Vorrang vor FIRMA → FAKTURA → Reiter weiteres: Toleranz.

Diese Felder werden in der Eingangsfaktura beim Setzen des Übereinstimmungskennzeichens mit berücksichtigt.

Außerdem gelten diese Werte auch für die Überprüfung Variante Position automatisch öffnen, wenn hier die Einstellung 002 = Position nicht öffnen, falls Abweichung in tol. Differenz gewählt wurde.

Die erlaubte Differenz aus den Stammdaten wird nun immer in die Währung der Beträge in der Abrechnungszeile umgerechnet.

Öffnet ein neues Feld in den Belegpositionen/Abrechnungszeilen für die Erfassung des Schiffskurses.

Dieser wird beim Speichern in die Position geschrieben.

Die Referenz-/Rechnungsnummer kann in diesem Feld als Pflichtfeld markiert werden.

Hier wird die Belegnummer erfasst.

Das eigentliche Feld Belegnummer in der Eingangsfaktura wird aus einem Nummernkreis automatisch gefüllt.

Legt fest, ob eine Warnung oder ein Fehler gemeldet werden soll, wenn die Belegnummer bereits im System existiert.

Dieses Feld ist nötig, um Doppelerfassung von Belegen vorzubeugen.

Hier kann eingestellt werden, ob Warnungen oder Fehlermeldungen bei Doppelerfassung von Belegen ausgegeben werden.
→ Diese Prüfung auf Doppelerfassung galt bisher nur für bereits gebuchte Belege.

Nun kann die Prüfung wie folgt erweitert werden:

• Prüfung auf gebucht und ungebuchte Belege

• Prüfung von stornierten Belegen werden nicht mehr berücksichtigt

• Prüfung von abgelehnten Belegen werden nicht mehr berücksichtigt

Diese Erweiterungen werden mit Hilfe von GlobalSettings aktiviert. → Bei Interesse setzen Sie sich bitte mit Ihrem Ansprechpartner bei CargoSoft in Verbindung.

Legt die maximale Länge der zu erfassenden Belegnummer fest.

• Relevant bei Schnittstellen, wie z.B. DATEV.

Die Verteilung der Kosten wird auf Ebene der Abrechnungsarten geführt, nicht auf Ebene der Leistungsarten.

Das Feld Abrechnungsart wird an den entsprechenden Stellen zusätzlich eingeblendet und wenn markiert, auch als Mussfeld deklariert.

→ Dadurch wird der Steuerschlüssel aus der Abrechnungsart verwendet !!!

Sobald diese Checkbox aktiv ist, erscheint beim Stornieren von Eingangsbelegen das Dropdownmenü Stornierungsgrund und das Freitextfeld Stornierungstext.
Der Stornierungsgrund ist gleichzeitig ein Mussfeld.

Die Einträge für den Stornierungsgrund werden in den Stammdaten ADMIN → CS ADMIN → CS CODES erfasst → die Art dafür lautet FZS. 

Ist die Checkbox aktiviert, wird bei der Eingangsbelegerfassung anhand der Bezugsnummer/Referenz die Positionsnummer ermittelt und in das Feld Positionsnummer übernommen.

Bei aktivierter Checkbox wird in der Eingangsfaktura die B/L- bzw. AWB-Nummer zu der dazugehörigen Positionsnummer angezeigt.

Doppelte Belegnummern sind nicht erlaubt.

In der Eingangsfaktura: Bei der manuellen Vergabe der internen Belegnummer sind damit keine doppelten Nummern möglich.

Ist dieses Feld aktiviert, erscheint beim Speichern eines Belegs mit negativem Betrag eine entsprechende Meldung:

Plausibilitätsprüfung des Saldo pro Position: Aufwände gegen Erlöse

Bei Aktivierung des Feldes Prüfung Summe Aufwand > Summe Erlöse werden vom Programm die Summe der Ausgangsrechnung gegen die Summe der Eingangsrechnung bezogen auf die Leistungsart/Abrechnungsart geprüft.

Sind die Ausgaben höher als die Einnahmen gibt es nachfolgende Meldung:

Das bedingt in der Reihenfolge der Fakturierung, dass die Ausgangsrechnung VOR der Eingangsrechnung erstellt wird.
Ist es bei Ihnen entsprechend eingestellt, kann beim Speichern der AR bereits die Rückstellung für die ER gebildet werden → siehe Checkbox: Rückstellungsbetrag automatisch vorbelegen.

Die Mitarbeiter sind angehalten, hier umgehend tätig zu werden und eine Nachbelastung an den Kunden vorzunehmen.

Doppelte Nummern sind nicht erlaubt.

Legt die max. erfassbare Länge des Barcodes fest.

Beim Speichern eines Beleges wird automatisch ein Ausdruck der verbuchten Daten erzeugt.

Bisher konnte beim Druck von Eingangsbelegen nicht unterschieden werden, ob es sich um einen Original-Eingangsbeleg oder einen Storno-Eingangsbeleg handelt.

Hier gibt es die Möglichkeit der getrennten Steuerung:

• Checkbox Belegdruck für Original-Eingangsbelege

• Checkbox Stornobelege drucken für Storno-Eingangsbelege

Damit kann gezielt der ausschließliche Druck von Storno-Eingangsbelegen eingestellt werden.

Werden Eingangsbelege als PDF-Datei bei der automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung über die CargoCom eingespielt, wird dieser Original-Beleg direkt in der eAkte des im TMS angelegten Eingangsrechnungsbelegs hinterlegt.

Soll hier zusätzlich zum Original-PDF-Dokument auch noch das CargoSoft-Formular Eingangsrechnung/Storno-Eingangsrechnung gedruckt und in der eAkte/DMS abgelegt werden, müssen in den GlobalSettings folgende Schalter aktiviert werden:

• Original-Eingangsbelege: EINGANGSFAKTURACC_DRUCK_BELEG

• Storno-Eingangsbelege : EINGANGSFAKTURACC_DRUCK_STORNO

Bei Interesse setzen Sie sich bitte mit Ihrem Ansprechpartner bei CargoSoft in Verbindung.

Beim Speichern eines Beleges wird automatisch ein Ausdruck der verbuchten Daten erzeugt.

Wählen Sie den korrekten Gruppentyp.
Für Rückstellungen in Eingangsbelegen zum Thema Rückstellung bei abweichender Adresse finden wählen Sie RST=Rückstellung.

→ Gruppen in ADMIN
→ Rückstellung auflösen durch Buchung einer Eingangsrechnung

Für das Buchen eines Eingangsbelegs in den Belegpositionen wird eine zuvor erfasste Rückstellung zwingend benötigt, ansonsten können Eingangsbelege nur gespeichert, nicht gebucht werden.

Nur mit dieser Einstellung kann das Übereinstimmungskennzeichen C verwendet werden.

Die Aktivierung dieser Checkbox führt dazu, dass im Kontextmenü ein zusätzlicher Eintrag Übereinstimmungskennzeichen C setzen erscheint.

Bei Aktivierung des Feldes Rückstellungsbetrag automatisch vorbelegen, wird bei der Belegerfassung in den Belegpositionen das Feld IST-Betrag automatisch mit dem gebildeten Rückstellungsbetrag gefüllt. Stimmen die Beträge überein, wird das Übereinstimmungskennzeichen automatisch gesetzt. Der Beleg kann sofort gespeichert werden, weil alle Felder der Zeile gefüllt sind.

Gehört thematisch zur Prüfung Summe Aufwand > Summe Erlöse.

→ Rückstellung auflösen durch Buchung einer Eingangsrechnung

Betrifft den Kalkulations-Reiter im Auftrag:
Wenn die Checkbox aktiviert ist, werden in der Abrechnungszeile die Containernummern automatisch vorbelegt, die bei Anlage der Rückstellung im Kalkulationsreiter erfasst wurden.

Denn nur im Kalkulationsreiter kann bei Anlage der Rückstellung die Containernummer ausgewählt werden.

Wurde die Rückstellung z.B. im Speditionskonto erfasst (ohne Auswahl der Containernummer), muss diese bei Belegbuchung und Auflösen der Rückstellung über das Popup-Fenster ausgewählt werden.

Die Spalte Leistungsart wird in der Rückstellungserfassung aktiviert und zum Pflichtfeld.

Die einer Abrechnungsart zugeordnete Leistungsart wird eingeblendet.

Eingangsrechnungserfassung:
Mehrere Rückstellungszeilen können dann pro

• Adresse

• Leistungsart

• Währung

• Buchungsperiode

zu einer Rückstellung zusammengefasst werden.

Dies gilt für die Erfassung im

• Reiter Speditionskonto → Rückstellungen erfassen

• Umgebungsmenü → Rückstellungen erfassen (Pro Position/Adresse und Leistungsart)

• Kalkulationsreiter

Im Kalkulationsreiter wird außerdem nach Bezugsnummern getrennt gespeichert. 

→ Kontextmenü Eingangsbelege

Bei Aktivierung der Checkbox wird die Vorbelegung der Steuerschlüssel für Eingangsfaktura verwendet.

Siehe dazu auch

• unter Steuerschlüssel in FIBU → Vorbelegung der Steuerschlüssel in der Ausgangs- und in der Eingangsfaktura und

• unter Zuordnung Steuerschlüssel in FIBU.

Vorbelegung des Feldes Ausgleich aktivieren in der Eingangsbelegerfassung in den Belegkopfdaten.

Mögliche Werte:
N = Reklamation nicht erforderlich
A = Automatischen Ausgleich aktivieren
O = Offen (noch zu reklamieren)

Es kann pro Modul vorgegeben werden, aufgrund welchen Verteilerschlüssels das automatische Kostensplitting in der Eingangsfaktura erfolgen soll.
Wählen Sie das Modul per Checkbox und in dem danach stehenden Dropdownmenü den jeweiligen Verteilerschlüssel dafür.

Diese Felder werden beim

• Automatischen Kostensplitting in der Rückstellungserfassung im Speditionskonto und im

• Menü Umgebung → Faktura → Rückstellungen erfassen ausgewertet
  (Ebenfalls, wenn eine Master-Position erfasst wurde, zu der es HAWB's, Unterpositionen oder sonstige Split-Positionen gibt - und man dort Master-Position und Abrechnungs-/Leistungsart eingegeben hat.)

• Weiterhin in Consol-Positionen im Speditionskonto → Reiter Rückst. splitten → wenn Abrechnungs-/Leistungsarten erfasst wurden.

• Im Menü Umgebung → Eingangsbelegerfassung kann nun in der Positionsnummer z.B. eine Consol-Positionsnummer angegeben werden.
  Zusätzlich sind die Leistungsart und der Ist-Betrag zu füllen. Wählen Sie anschließend im Kontextmenü den Eintrag Kostensplitting.
  Auf Grundlage der Stammdateneinstellung wird hier nun automatisch ein Kostensplitting vorgeschlagen.

Aktivierung Air/Sea:
Bei manueller Eingabe der MAWB-Nummer in die Belegzeile wird automatisch auf Typ CON eingegrenzt und die Suchmaske unterdrückt.

Beim Einlesen der Belegpositionen aus einer Excel-Datei kann das Kostensplitting ebenfalls über die Truckmanifest ID erfolgen.

→ Thema im Auftrag Luftfracht: Kostensplitting über Truckmanifest ID bei Eingangsbelegen.

Einlesen einer .csv-Datei in die Eingangsfaktura trotz doppelter Einträge möglich:
Bisher wurde beim Einlesen der .csv Datei in die Belegpositionen einer Eingangsrechnung bei Fehlern (z.B. die Nummer wird doppelt gefunden) die Zeile NICHT in die Eingangsfaktura eingefügt.

Mit Aktivierung dieser Checkbox ist das nun möglich.
Es wird die Abrechnungsart, Leistungsart und der Betrag eingetragen, das Feld Positionsnummer bleibt leer.

→ Siehe Kontextmenü Eingangsbelege

Macht das Feld Eigenschaft sichtbar im Reiter Belegerfassung in der ER.

Für die Funktionalität Beleg ablehnen muss zusätzlich diese Checkbox Beleg ablehnen aktiviert werden.

• Hierdurch wird im ER-Belegkopf die Checkbox Abgelehnt sowie im Kontextmenü die Funktion Beleg ablehnen/wieder freigeben eingeblendet.

• Wird im Eingangsbeleg im Feld Eigenschaft der Status gewählt, der in den Stammdaten im Feld Beleg abgelehnt eingetragen ist, wird automatisch der Haken bei Abgelehnt gesetzt.

Sie können sich selber Status anlegen für diesen Fall der ER-Buchung → CS Codes in CS Admin in ADMIN und diese in den Stammdaten für die Eingangsfaktura verwenden → unnamed link in FIRMA.

Beide Einträge werden verwendet ... im Auftrag → Umgebungsmenü → Faktura → Eingangsbelege → Reiter Belegerfassung.