Eingangsrechnungen werden digital als PDF-Datei eingespielt.

Z.B. über Scanner oder per Email

Der d.3 InvoiceReader wird mit Stamm- und Bewegungsdaten aus dem TMS bestückt.

Welche Daten genau ausgetauscht werden, ist im Bereich Voraussetzungen für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen über den d.3 InvoiceReader dokumentiert.

Z.B. Adressdaten zu Kreditoren wie Bankdaten, Steuer- und USt-Id.

Die Eingangsrechnungen werden mithilfe eines Erkennungstools (hier: d.3 InvoiceReader, bspw. auch DocThor) verarbeitet.

Durch die OCR-Erkennung kann der Inhalt der Belege mit Hilfe der TMS-Stammdaten identifiziert und strukturiert in einer XML-Datei verarbeitet werden.

Z.B. wird der Kreditor anhand der USt-Id Nr. im Invoice Reader erkannt.

Diese XML-Datei wird vom d.3 InvoiceReader für das TMS in einem Verzeichnis bereitgestellt und die PDF-Datei wird im DMS-Archiv revisionssicher abgelegt.

Der Import der XML-Datei ins TMS erfolgt durch einen CargoService.

Es wird im TMS ein Eingangsbeleg erstellt, der den Status CCTMS erhält und nicht änderbar ist.

Dieser Status kennzeichnet den Beleg für die Weiterverarbeitung durch den Hintergrundprozess CargoCom Eingangsfaktura.

Die CargoCom prüft den Beleg, ob alle Kriterien für eine Buchung erfüllt sind.

Im Anschluss gibt es zwei Möglichkeiten für die weitere Verarbeitung im TMS:

a) Automatische Verbuchung:
    Hier wird der Eingangsbeleg nach erfolgreicher Prüfung automatisch verbucht und für das Speditionskonto und die Finanzbuchhaltung aufbereitet.
    Ist der Check nicht erfolgreich, wird der Beleg im TMS nicht gebucht und muss manuell bearbeitet werden.

b) Manuelle Verbuchung:
    Ist die automatische Verbuchung deaktiviert, wird der Status gebucht NICHT gesetzt und die Verbuchung muss immer manuell angestoßen werden.
    Der Beleg wird im TMS geöffnet und mit dem erneuten Speichern die Weiterverarbeitung angestoßen. 
    Dies bietet die Möglichkeit, die Belege vor Buchung durch einen Sachbearbeiter fachlich prüfen zu lassen.

Verarbeitung durch Batchfaktura

Nach dem Speichern des Belegs durch den Sachbearbeiter oder durch die automatische Verbuchung per CargoCom erfolgt die Verarbeitung durch die Batchfaktura.

Die Buchung wird ins Speditionskonto geschrieben und für die Übertragung an die Finanzbuchhaltung aufbereitet.