Mögliche Szenarien bei Eingangsbelegerfassung mit dem d.3 InvoiceReader

Diese Themen dienen der allgemeinen Information zum d.3 InvoiceReader.

Priorisierung des Kreditors

Wird der Kreditor aufgrund der übertragenen Stammdaten aus dem TMS identifiziert, wird dieser in den Metadaten durch den InvoiceReader nicht mehr geändert, auch wenn beispielsweise die im Beleg enthaltene Referenz (Positionsnummer, MAWB-Nummer, B/L-Nummer, Containernummer, Serviceauftragsnummer etc.) in den Stammdaten einem anderen Kreditor zugeordnet wurde.

D.h. die Priorität liegt auf der Erkennung des Kreditors.

Die Metadaten des Kreditors werden aus den übertragenen Stammdaten von CargoSoft übernommen und im InvoiceReader übernommen (VAT ID Nr., Straße, IBAN, etc.).

Sammelbelege

Sammelbelege können über den d.3 InvoiceReader verarbeitet und zur Buchung an das TMS übergeben werden.

Für die Erkennung von einzelnen Buchungszeilen, insbesondere mit mehreren Referenzen, ist es notwendig, entsprechende Templates pro Kreditor zu hinterlegen, damit dem System im Vorfeld unterbreitet wird, wo welche Information (insbesondere Referenzen) gefunden werden können.

Eingangsbelege mit Rückstellungen

Werden Rückstellungen für Eingangsrechnungen im TMS erfasst, werden diese via Stammdaten an den InvoiceReader übertragen.
Der InvoiceReader kann dann durch Referenzfindung in den Zeilen mit dem identifizierten Kreditor eine Rückstellungsnummer zuordnen.

In diesem Fall besteht die Möglichkeit, die Rückstellungsnummer wieder an das TMS in der Transferdatei mitzuliefern und nach dem Import bei der Verarbeitung des Belegs durch die CargoCom die Rückstellung automatisch aufzulösen und den Beleg zu verbuchen.

Dieses Vorgehen kann verwendet werden, wenn alle notwendigen Informationen für einen Eingangsbeleg in der Datei übertragen werden und der Betrag der Rückstellung mit dem Betrag des Eingangsbeleges im Toleranzbereich liegt, welcher in den Stammdaten in CargoSoft erfasst wurde, d.h. alle Kriterien zur automatischen Verbuchung sind erfüllt.

Die Standardfunktion im TMS zur Rückstellungssuche über die Kriterien Kreditor, Leistungsart und Positionsnummer ist auch in diesem Prozess zusätzlich enthalten und wird von der CargoCom umgesetzt.

Probleme bei diesem Verfahren

Der Import der Rückstellungsnummer kann wieder deaktiviert werden.

Da der Invoice Reader nicht weiß welche Rückstellung schon aufgelöst wurde und welche nicht.
D.h. es könnte sein, dass an das TMS eine Rückstellungsnummer gesendet wird, die bereits beim Import einer früheren Eingangsrechnung aufgelöst wurde.
Damit würde die Rechnung im TMS durch die CargoCom nicht verarbeitet werden.
Durch die Nichtübertragung der Rückstellungsnummer zurück ans TMS hat die CargoCom die Hoheit beim Finden der Rückstellung und damit ist gewährleistet, dass kein Beleg hängenbleibt.
Der Export der Rückstellung (Export von Bewegungsdaten) findet trotzdem statt, da hier der Bezug zwischen Positionsnummer und Kreditor gegeben ist und der Invoice Reader dies zum Abgleich/Validierung der Referenzen benötigt.

Keine erfolgreiche Referenzfindung

Kann der InvoiceReader keine Referenz wie Positionsnummer, MAWB-Nummer, B/L-Nummer, Containernummer, Tracking-ID oder Serviceauftragsnummer auf der Eingangsrechnung finden, wird als feste Referenz der Wert XXX eingetragen und an CargoSoft übertragen.

Dort kann die Buchung dann mit den fehlenden Informationen manuell nachgepflegt werden.