Berechtigungsobjekt: FAKTUMBUCH

Inhalt

Stammdaten

• Reiter Nummernkreise in FAKTURA in FIRMA

• Reiter Nummernkreise in NIEDERLASSUNGEN

• Reiter Belegarten in FIBU-SCHNITTSTELLE

• Vorbelegungen in ADMIN

• Formularkategorien in ADMIN

• Formulare in Formulare in ADMIN

• Reiter Verwaltung in FAKTURA in FIRMA

Reiter Belegerfassung

Felder in den Kopfdaten

Feld	Funktion
Belegart	Für die Umbuchung die entsprechende Belegart auswählen: Eingangsgutschrift Eingangsrechnung Ausgangsgutschrift Ausgangsrechnung
Umbuchungsnummer	Das Feld Umbuchungsnummer ist entweder frei beschreibbar oder  für die Eingabe gesperrt! Das richtet sich nach dem Eintrag in den Stammdaten FIRMA → FAKTURA → Reiter Nummernkreise. Umbuchungsnummer automatisch Man kann einen Nummernkreis für die Vergabe der Umbuchungsnummern hinterlegen. Falls dieses Feld mit einem Wert gefüllt ist, wird die Belegnummer beim Speichern automatisch aus diesem Nummernkreis vergeben. Die Belegnummern können jährlich oder fortlaufend über alle Jahre hochgezählt werden. Umbuchungsnummer manuell Falls die Belegnummer manuell vergeben werden soll, bleibt das Feld Nummernkreis für die Umbuchungen in den Stammdaten leer. Umbuchungsnummer pro Niederlassung Eine Nummer pro Niederlassung hinterlegen Sie im Reiter Nummernkreise in NIEDERLASSUNGEN in FIRMA → Feld NrKreis Umbuchungen.
Rechnungssteller	Rechnungssteller angeben. Bitte die Kontoart und die Kontonummer oder die Kurzbezeichnung der Adresse angeben. Es ist möglich, in den Stammdaten bestimmte Kombinationen aus der Belegart und der Kontoart festzulegen. Beispiel: Umbuchungen für Eingangsrechnungen dürfen an Kreditoren geschrieben werden. Dann wird das Feld Eingangsrechnungen an Kreditoren in den Stammdaten mit einem (beliebigen) Wert gefüllt. Umbuchungen für Eingangsrechnungen dürfen NICHT an Debitoren geschrieben werden. Dann bleibt das Feld Eingangsrechnung an Debitoren in den Stammdaten LEER.
Ref./Rechnungsnr. Buchungshinweis	Die Felder Ref./Rechnungsnummer und Buchungshinweis sind frei beschreibbar und müssen nicht gefüllt sein.
Belegdatum	Das Belegdatum wird mit dem Tagesdatum vorbelegt.
Buchungsperiode	Die Buchungsperiode wird aus dem Belegdatum vorbelegt, wenn in den Stammdaten nicht der Eintrag X für keine Vorbelegung in das Feld Kennz. Vorschl. BuPer gemacht wurde. Reiter Nummernkreise in FAKTURA in FIRMA →
Währung	Die Währung des Beleges wird aus der Hauswährung vorgeschlagen. Bei Auswahl einer Fremdwährung muss ein Währungskurs eingegeben werden. Sofern in den Stammdaten die Fremdwährungskurse hinterlegt sind, wird als Gültigkeitsdatum das Tagesdatum zugrunde gelegt. Der Kurs wird immer zur Hauswährung angegeben, d.h. bei Hauswährung EURO immer im Verhältnis 1 EUR = XXX.

Felder in den Belegpositionen

Nach Eingabe aller Daten kann der Beleg gespeichert werden.

Beim Speichern werden noch einmal alle möglichen Angaben überprüft, z. B., ob die Adresse auch wirklich vorhanden ist, die Positionsnummern oder Leistungsarten existieren oder die Buchungsperiode noch aktuell ist. Ferner wird überprüft, ob der Rest 0,00 ist.

Sind alle Angaben korrekt, wird der Beleg auf Gebucht gesetzt und von der Batchfaktura im Speditionskonto verbucht.
→ Der Beleg ist dann nicht mehr änderbar.

Bei automatischer Vergabe der Belegnummer wird nach erfolgreichem Speichern noch einmal die Belegnummer in einem Informationsfenster angezeigt.

Reiter Suchkriterien

Bitte ein oder mehrere Suchkriterien eingeben (in Zeichenfeldern sind auch * und ??? erlaubt), das Feld mit der TAB-Taste verlassen und mit F3 die Suche starten.

• Falls zu den eingegebenen Suchkriterien mehrere Daten gefunden wurden, werden diese auf dem Reiter Suchergebnis angezeigt.

• Falls nur ein einziger Beleg gefunden wurde, wird dieser Beleg direkt geöffnet, entweder zum Ändern oder aber im Anzeigemodus - je nachdem ob der Beleg schon verbucht ist oder nicht.

Reiter Suchergebnis

Auf dem Reiter Suchergebnis werden alle gefundenen Datensätze angezeigt.

Hier kann man einzelne Zeilen auswählen und über das Kontextmenü anzeigen oder drucken.

Falls nur ein einziger Beleg bei der Suche gefunden wird, wird dieser direkt geöffnet und angezeigt.

Nach Auswahl einer Zeile wird durch Doppelklick auf diese Zeile oder durch Betätigen der RETURN-Taste der jeweilige Beleg geöffnet.

Einzelbeleg drucken 

Über den Befehl Beleg drucken wird ein Ausdruck über einen einzelnen Beleg erzeugen.

Der Druck wird mit Hilfe von Crystal Reports erzeugt.

Liste der Umbuchungen drucken

Auf dem Reiter Suchergebnis kann über Datei → Drucken eine Liste mit den angezeigten Umbuchungsbelegen drucken.

Umbuchungsbelege in der eAkte ablegen

Mit dem Speichern des Belegs kann der Report für Umbuchungen in der eAkte abgelegt werden. Die erforderlichen Stammdateneinstellungen werden in den nachfolgenden Unterabschnitten erläutert.

Der Umbuchungsbeleg kann über den CargoService eFile Exporter von der eAkte an ein DMS System übergeben werden.

Hierfür ist eine kostenpflichtige Einrichtung des CargoServices sowie ggf. eine Anpassung der Vorbelegung für die Übergabe an das DMS-System erforderlich.

ADMIN → VORBELEGUNGEN

In VORBELEGUNGEN muss die Vorbelegung d.3 Umbuchungen vorhanden sein.

ADMIN → FORMULARE → FORMULARKATEGORIEN

In den FORMULARKATEGORIEN muss die Formularkategorie UMBUCH vorhanden sein.

Hier wird die oben genannte Vorbelegung d.3 Umbuchungen hinterlegt.

ADMIN → FORMULARE → FORMULARE

Im Formular 118 (Umbuchungsbeleg) muss in den FORMULAREN die oben genannte Kategorie UMBUCH hinterlegt sein.

Hier muss zusätzlich auch die Checkbox für eAkte aktiviert sein.

Es muss ein PDF Drucker hinterlegt sein.

FIRMA → FAKTURA → Reiter Verwaltung

Auf dem Reiter Verwaltung muss die Checkbox Druck Umbuchung aktiviert sein.

Ist diese Checkbox nicht aktiv, müsste der Druck des Umbuchungsbelegs manuell ausgelöst werden, damit der Beleg über die Druckroutine in der eAkte abgelegt wird.