In einigen Unternehmen ist es Usus, dass die Eingangsbelege von der Buchhaltung oder einer anderen ausgegliederten zentralen Belegerfassung vorerfasst werden. Anschließend prüft der zuständige Sachbearbeiter in der Fachabteilung den Beleg auf Richtigkeit und ordnet ihn einer Position zu. Erst dann wird der Beleg freigegeben und ausgebucht.
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Inhalt
Stammdaten
Berechtigung zur Erfassung des Belegkopfs in den Stammdaten MITARBEITER
Bekannt sind aus dem Beleg,
ob es sich um eine Rechnung oder Gutschrift handelt,
wer der Rechnungssteller ist. Die Buchhaltung hat dann Zugriff auf die Adressen.
die Rechnungsnummer wird aus dem Beleg übernommen.
die Buchungsperiode kann aus firmeninternen Gründen mit einem bestimmten Monat vorbelegt sein, kann aber auch leer gelassen werden (Einstellung in den Stammdaten).
die Währung, der Gesamt- und Steuerbetrag werden aus der Rechnung übernommen.
Anschließend werden die erfassten Daten gespeichert, und eine Belegnummer wird vergeben.
Die Belegnummer kann auf der Eingangsrechnung notiert werden oder später über die Suchkriterien gesucht werden→ die Rechnung wird in die Abteilung gegeben.
Dort prüft der zuständige Mitarbeiter die Angaben auf Richtigkeit und verteilt die Kosten auf (eine) bestimmte Position(en).
Die Berechtigung für diesen Fall der getrennten Belegerfassung wurde in den Stammdaten vergeben.
User, die den Eingangsrechnungskopf erfassen, erhalten das Kennzeichen Anlegen von Eingangsrechnungskopf.
Die Mitarbeiter, die diesen Aufgabenbereich nicht bearbeiten, haben dazu keine Berechtigung.
Deren Checkbox ist nicht aktiviert, der Mitarbeiter kann nur die Belegpositionen erfassen, aber keine neuen Eingangsbelege anlegen.
Beim Öffnen der Eingangsfaktura gelangt dieser Mitarbeiter dann auch gleich als erstes auf die Seite mit den Suchkriterien und nicht auf der Seite für die Belegerfassung.
Dazu öffnet der User den vorerfassten Beleg mittels der Belegnummer auf der Rechnung.
Wählen Sie im Umgebungsmenü → Faktura → Eingangsbelege → den Reiter Suchkriterien:
Mit F3 wird erscheint die Anzeige des gewählten Belegs:
Die Zuordnung zum Auftrag erfolgt über das Feld Positionsnummer im unteren Bereich → Belegpositionen.
Nachdem die Positionsnummer und die Abrechnungsart eingetragen wurden, werden evtl. erfasste Rückstellungen für diesen Rechnungssteller direkt in dieser Zeile angezeigt.