Auf dieser Seite wird der Workflow beschrieben, wie in einer Adhoc Offerte mit der neuen Funktion All In Preise zusammengefasst werden können. Es können Preise im Verkauf zusammengefasst werden für die Gesamtstrecke, für Teilstrecken entweder für das gesamte Shipment oder bei mehreren Goods der Offerte auch pro Good (Stand Release 2024.3 kann bei mehreren Goods der Preis nur pro Good zusammengefasst werden, eine Erweiterung die Preise von mehreren Goods All In zusammenzufassen, erfolgt in einem späteren Release). Die einzelnen Preise im Einkauf bleiben bestehen, da diese mit Einzelpreisen und jeweiligen Dienstleistern auch an das TMS übertragen werden müssen, damit Rückstellungen korrekt gebildet werden können.

Stammdaten

Die Funktion der All In Offerte kann nur mit der entsprechenden Berechtigung aufgerufen werden.

Function Group und Berechtigung

Sobald nach dem Update auf die Version 2024.3 eine Adhoc Offerte angelegt wird, wird im System eine neue Function Group Adhoc All In angelegt, sie beinhaltet sämtliche Rechte, die für die All In Funktion benötigt werden.

Zur Nutzung der Funktion der All In Offerte wird das Recht

·         ecm_quotation_allIn_create

benötigt.

Die Function Group muss dann den jeweiligen Rollen noch zugewiesen werden, je nachdem, wer die Funktion All In nutzen darf.

Systemsetting für Kontraktanlage aus akzeptierten Offerten

Es gibt ein neues Systemsetting ADHOC_QUOTE_AS_SELLING_CONTRACT welches im Update mit ausgeliefert wird, das bewirkt, das beim Akzeptieren von Adhoc Offerten kein Verkaufskontrakt mehr angelegt wird.

Dies ist notwendig, wenn All In Offerten genutzt werden, die mehrere Colli enthalten.

Sollen weiterhin Verkaufskontrakte für Adhoc Offerten angelegt werden, so muss die Checkbox im Setting gesetzt werden.

Erstellen einer Adhoc Offerte mit All In Funktion

Die Anlage einer Adhoc Offerte wird wie gewohnt durchgeführt.

Nach Übernahme der Ratenzeilen oder nach manuellem Hinzufügen von Ratenzeilen kann die All In Funktion aufgerufen werden.

Sie ist in der Menüleiste der Adhoc Offerte über das Icon “Dokument mit Währungszeichen” zu finden.

Open

Icon der All In Funktion

Nach dem Klick auf All In öffnet sich ein Pop Up Fenster, in dem das Routing bestätigt oder verändert werden kann.

Die Funktion All In ist trotz Berechtigung nicht sichtbar, wenn

·         keine Ratenzeilen in der Adhoc Offerte vorhanden sind

·         bei der Berechnung der Raten ein Fehler auftritt und die Offerte No Prices Found aufweist

·         die Offerte nicht im Edit Modus ist

·         die Offerte geschlossen ist

Pop Up der All In Funktion

Wenn in einer Adhoc Offerte die All In Funktion aufgerufen wird, öffnet sich ein neues Fenster. Es werden die Start- und Endpunkte des Routings vorbelegt und die Raten aus der Offerte zu dem gesamten Routing gesucht.

Vorschlag von Locations

Die Locations werden wie in dem Kapitel All In Funktion für die Adhoc Offerte | Pop Up der All In Funktion beim Aufruf der All In Funktion vorbelegt. Wenn diese geändert werden, gibt es eine Plausibilitätsprüfung. Es wird geprüft, ob die Strecke auch so in der Offerte vorhanden ist.

Es werden im From/To Feld dann nur noch die Locations vorgeschlagen, die erlaubt sind. Ist keine weitere Veränderung möglich, ist das Locationsfeld nicht mehr änderbar.

Hiermit soll verhindert werden, dass Strecken gesucht werden, die in der Offerte nicht existieren. In dem nachfolgenden Screenshot ist bei From bis zur To Location nur die Auswahl der Pick Up Location möglich, daher kann bei From mit der entsprechenden Auswahl der To Location keine andere Möglichkeit ausgewählt werden.

Open

Pop Up Fenster der All In Funktion

Wird das Routing verändert, erscheint eine Meldung Search to Update. Sie besagt, dass die Suche über die Lupe nochmals ausgeführt werden muss, damit die Ratenzeilen für das veränderte Routing anzeigt werden. Der OK Button wird ausgegraut, sobald die Meldung kommt. Er wird wieder aktiviert, wenn neu gesucht wird.

Neuberechnung des All In Preises

Der All In Preis wird immer aus allen Ratenzeilen, die angehakt sind, automatisch berechnet.

Werden Zeilen ab/angehakt, verändert sich immer direkt der Betrag All In Amount.

Der All In Amount spiegelt den Selling Amount und kann manuell angepasst werden, siehe Kapitel All In Funktion für die Adhoc Offerte | Verändern des All In Preises

 Keine Übernahme bei fehlender Basis

Es ist immer notwendig für einen All In Preis eine Basisrate zu verwenden. Ist in den Ratenzeilen keine Basis angehakt, ist der OK Button zur Übernahme ausgegraut. Es kann kein All In Preis gebildet werden.

Dies hat insbesondere mit der Übernahme der Preise in das TMS zu tun.

Gruppennamen für gebildete All In Zeilen

Der Gruppenname für All In Raten wird automatisch gebildet mit  <MOT> Freight ALL IN Routing aus der Summary.

Es werden immer die Start/End Locations aus den Raten genommen. Je nachdem, welche Raten an/abgehakt sind, werden die Orte in der Summary angepasst, diese können von den eingetragenen Locations in den Feldern From/To abweichen.

Ebenso wie bei der manuellen Anlage einer Gruppe in der Offerte wird ein Key benötigt, dieser wird automatisch gebildet, kann aber verändert werden.

Unterschiedliche Gruppennamen bei mehreren Colli

Wenn für unterschiedliche Colli für die gleiche Strecke All In Preise gebildet werden, wird beim Bilden des Preises für Colli 1 ein Key und ein Gruppenname automatisch vorgeschlagen.

Wenn dies verändert werden soll, kann das durch Abhaken der Checkbox Auto Create wie in Kapitel All In Funktion für die Adhoc Offerte | Gruppennamen selber erstellen beschrieben gemacht werden.

Beim Bilden der All In Preise für jedes weitere Colli wird der gleiche Key und der gleiche Gruppenname vorgeschlagen. Soll der Preis für ein anderes Colli in einer eigenständigen Gruppe angezeigt werden, müssen Änderungen im Key und im Namen gemacht. Wird nur der Gruppenname verändert, erscheint eine Warnmeldung Group Key already in Use.

Gruppennamen selber erstellen

Wenn die Checkbox bei Auto create entfernt wird, schaltet sich ein Textfeld frei, in dem ein Gruppenname manuell eingetragen werden kann.

Der automatisch gebildete Name bleibt im Feld erhalten und kann dann verändert oder überschrieben werden.

Der Key muss nur angepasst werden, wenn es z.B. für mehrere Goods jeweils die gleiche Gruppe gibt. Wenn nur der Name geändert wird und nicht zusätzlich der Key, wird die gebildete Rate in die bereits vorhandene Gruppe geschoben. Siehe hierzu auch die Vorgehensweise bei mehreren Goods in Kapitel All In Funktion für die Adhoc Offerte | Pop Up der All In Funktion bei mehreren Goods

Verändern des All In Preises

Der All In Selling Amount bildet sich automatisch aus allen angehakten Ratenzeilen im All In Pop Up Fenster.

Im Bereich All In Amount kann der Preis verändert werden. In Kapitel All In Funktion für die Adhoc Offerte | Veränderung der Calculation Base für den All In Preis ist erklärt, welche Calculation Bases genutzt werden können.

Bei der Calculation Base Per Shipment kann die Währung und der Gesamtbetrag geändert werden.

An dieser Stelle kann der Gesamtbetrag für den Verkauf verändert und mit OK übernommen werden.

Bei allen anderen Calculation Bases kann auch der Einzelwert verändert werden. Der Gesamtbetrag wird anhand der neuen Einzelwerte berechnet.

Wird in den Stammdaten eine Calculation Base gewählt, bei der der Preis aus dem Gesamtbetrag berechnet wird, wird der errechnete Betrag in der 2. Nachkommastelle immer aufgerundet.

Wird eine Calculation Base ausgewählt, die nicht berechnet werden kann, erscheint eine entsprechende Meldung und die Rate kann nicht mit OK bestätigt werden.

Veränderung der Calculation Base für den All In Preis

Mit dem Recht ecm_quotation_allIn_manageCalcBase , welches in der Function Group All In Offerte ausgeliefert wird, kann der User in den Stammdaten > Billing Categories > Calculation Bases entsprechende Calculation Bases für die Nutzung von ALL In Preisen freischalten.

Es gibt in den Calculation Bases eine neue Checkbox Use For All In  .  Diese muss gesetzt sein, damit auf diese Calculation Base beim Bilden eines AllIn Preises zurückgegriffen werden kann.

Diese Checkbox steht nur den folgenden Calculation Bases zur Verfügung:

·         Shipment

·         Equipment

·         TEU

·         Chargeable kg

·         Freight Ton

·         Kg

·         Lbs

·         Ton

Andere Calculation Basis können aktuell nicht für einen All IN Preis verwendet werden.

Mit dem Release der Version 2024.3 werden im Standard die Checkboxen an allen genannten Calculation Bases gesetzt sein. Die Checkbox kann manuell entfernt werden, sofern eine der o.g. Checkboxen nicht zur Bildung eines All In Preises  zur Verfügung stehen soll.

Zusätzlich gibt es ein neues Drop Down in den Billing Categories des Types Rate, wo  eine Default Calculation Base für den All In Preis eingetragen werden kann. Als Vorschlag kommen hier alle Calculation Bases, die mit der Check Box Use For All In markiert sind.

In der Offert-Erstellung im Pop Up All In können die Calculation Bases ausgewählt werden, bei denen die Checkbox Use for all in gesetzt ist. Vorbelegt wird die Calculation Base, die in der passenden Billing Category als Default hinterlegt ist.

Ist keine hinterlegt, wird die Calculation Base Shipment vorbelegt. Als passende Billing Category wird die genommen, die zum MOT der zu erstellenden All In Rate passt. Bei An/Abwahl von Basis Raten kann sich die passende Billing Category ändern, die ausgewählte Calculation Base wird dementsprechend aktualisiert.

Warnmeldungen, wenn Ratenzeilen nicht in den All In Preis eingerechnet werden können

Es gibt Fälle, da kann eine Ratenzeile vom Wert nicht in den All In Preis eingerechnet werden.

Diese Fälle treten auf bei Ratenzeilen auf, bei denen mindestens einer der folgenden Punkte gilt:

·         Missing Conditions

·         Umrechnungskurse sind nicht vorhanden

·         angelegt als As per Outlay oder On Request

In diesen Fällen bekommt der User zwar entsprechende Warnmeldungen, kann den All In Preis dennoch bilden.

All In Funktion mehrfach aufrufen

Für die Erstellung mehrerer All In Preise in einer Offerte, z.B. einen für  den Vorlauf und einen für den Hauptlauf, kann nach Übernahme des ersten All In Preises die All In Funktion einfach beliebig oft aufgerufen und entsprechend Preise gebildet werden.

Beim erneuten Aufruf erscheint eine Meldung im Pop Up Fenster, dass für das gesamte Routing keine Raten vorliegen, da  bereits für den vorherigen All In Preis Ratenzeilen genutzt wurden.

Es wird in den Feldern From / To die Start- und Endpunkte der Offerte vorbelegt, aber nur noch die verfügbaren Ratenzeilen angezeigt. Somit wird diese Meldung angezeigt.

Sind alle Ratenzeilen in All In Preise übernommen und wird die All In Funktion erneut aufgerufen, stehen keine Ratenzeilen zur Verfügung.

Bearbeiten von Offerten mit All In Ratenzeilen

Nachdem All In Ratenzeilen in der Offerte gebildet wurden, gibt es folgende Bearbeitungsmöglichkeiten

Löschen von Ratenzeilen

Bei einer Adhoc Offerte mit gebildeten All In Ratenzeilen können nur die Ratenzeilen gelöscht werden, welche über die All In Funktion gebildet wurden und Ratenzeilen, die keiner All In Rate zugefügt wurden.

Bei Ratenzeilen, die in einer All In Rate genutzt wurden, fehlt die Checkbox zum Löschen.

Verändern von All In Ratenzeilen

Durch das Anklicken einer All In Ratenzeile öffnet sich die Zeile im unteren Bereich. Auch im Edit Mode ist im Routing, General, Selling und Conditions Bereich nichts veränderbar.

In der Menüzeile der Ratenzeile befindet sich nochmal das Icon für die All In Funktion. Hier dient es dazu die Details der Ratenzeile nochmals aufzurufen und Änderungen vorzunehmen.

Beim Klick auf All In Details öffnet sich das Pop Up Fenster erneut, allerdings kann hier nur der Selling Preis  und die auch die Calculation Base verändert werden.

Verändern von Einkaufswerten

Einkaufszeilen, die einem All In Preis zugewiesen sind, können weder über die Checkbox noch über den Papierkorb in der Ratenzeile selbst gelöscht werden, dieser ist ausgegraut.

Die Beträge können geändert werden, ebenso Felder in General und in den Conditions.

Auflösen einer Zuordnung von Einkaufszielen zu einer All In Zeile

Es können nicht einzelne Zeilen der Einkäufe gelöscht oder hinzugefügt werden, wenn sie einer All In Rate bereits zugewiesen sind.

Wenn dort Änderungen gemacht werden sollen, muss die All In Rate zunächst gelöscht werden. Dann sind alle Ratenzeilen wieder beliebig änderbar oder löschbar.

Danach kann ein neuer All In Preis  gebildet werden.

Kopieren einer Offerte mit All In Raten

Eine Offerte mit All In Raten kann kopiert werden. Beim Klick auf Copy öffnet sich die Neuanlage einer Adhoc Offerte.

Im unteren rechten Bereich gibt es nun eine Checkbox Copy All In Rates. Ist die Checkbox gesetzt, können  über Search Rates keine aktuellen Raten gesucht werden.

Wenn die All In Preise so kopiert werden sollen, geht dies nur mit dem Button Copy. Es wird hierbei eine identische Copy angelegt, welche dann weiter bearbeitet werden kann.

Durch das Abhaken der Checkbox, können die Einkaufsraten neu über Search Rates gesucht werden, neue All In Preise können dann durch Aufruf der Funktion gebildet werden.

Kopieren einer Offerte mit All In Raten (Freightify)

Eine Offerte mit einem All In Preis, der im Einkauf Raten aus der Freightify Anbindung beinhaltet, kann nur über Copy mit Search Rates kopiert werden. Somit muss der All In Preis immer neu gebildet werden.

Anzeige von All In Details in der Collizeile der Offerte

In den Colli Details der Offerte ist immer aufgelistet, welche Einkäufe zu welcher All In Rate gehören.

Es gibt zu der All In Rate immer ein Selling und mehrere Buyings.

Sollte eine All In Rate nicht berechnet werden können, so sieht man dies immer in den Colli Details, ohne korrekt berechnete All In Rate hat in der Regel jeder Selling auch eine Buying.

All In Funktionen für Offerten mit mehr als 1 Good (Colli der Offerte)

Wenn eine Offerte mehr als ein Good beinhaltet, gibt es in dem Aufruf der All In Funktion spezifische Besonderheiten.

In der Praxis sprechen wir hier von Adhocofferten mit unterschiedlichen Containertypen. Im LCL/Stückgut Versand sollte eine Offerte nicht mit mehreren Goods sondern mit mehreren Packages erstellt werden. Die nachfolgenden Kapitel beschreiben nur Besonderheiten mit mehreren Goods (Colli der Offerte).

Mit der Freigabe des Release 2024.3 kann für jedes Good ein oder mehrere All In Preise gebildet werden, jedoch noch nicht ein All In Preis für alle Goods zusammen. Diese Funktion wird in einem späteren Release freigegeben.

Wichtig: Die Struktur für All In Preise muss für jedes Good in der Offerte gleich sein. Es wird nicht unterstützt, dass z.B. bei einem Colli zwei All In Preise für die Strecke gebildet werden und bei dem anderen Colli ein All In Preis über die gesamte Strecke.

Pop Up der All In Funktion bei mehreren Goods

Wenn in der Offerte mehrere Colli angegeben wurden und die All In Funktion aufgerufen wird, wird im Pop Up Fenster angezeigt für welches Colli der Preis gebildet werden soll.

Beim Aufrufen wird immer das, vom Durchzählen niedrigste, Colli vorgeblendet, wenn noch Raten für das Colli vorhanden sind. Sind für Colli 1 alle verfügbaren Raten in All In Raten verarbeitet, wird beim erneuten Aufruf der All In Funktion Colli 2 vorgeblendet.

Ratenzeile auf Shipment Ebene

Sind in der Offerte Ratenzeilen auf Shipment Ebene enthalten, können diese nur einmal in einem beliebigen Colli verwendet werden, vorgeschlagen werden sie in der Preissuche immer in Colli 1.

Wenn im Einkauf auf Shipment Ebene Ratenzeile in eine All In Rate eines Colli übernommen werden, werden diese in der zusammenfassenden Anzeige oben rechts in der Offerte als minus Betrag angezeigt, da sie im Verkauf in einem der Colli enthalten sind.

Meldungen beim Bilden von All In Raten bei mehreren Colli

Statt der Meldung Save & Recalculate, die beim Bilden von All In Raten erscheint, wenn in der Offerte nur ein Good gefüllt ist, erscheint beim Bilden von All In Preisen bei Offerten mit mehr als einem Good die Meldung All in not completed or Mismatch in Structure

Sie soll verdeutlichen, dass noch All In Raten für weitere Goods gebildet werden müssen oder das es in der Struktur eine Ungleichheit gibt. Die Meldung verschwindet, sobald für alle Goods All In Raten in der gleichen Struktur gebildet wurden.

Die Meldung kann individuell über die Übersetzungen verändert werden, der Key für die Übersetzung lautet text_allInStructureMismatch.

Übertragung der Adhoc Offerte mit All In Preis an das TMS

Wie die Adhoc-Offerte wird auch die Adhoc-Offerte mit All In Preis an das TMS übertragen.

Es werden alle Einkaufzeilen aus der Adhoc-Offerte übertragen und ebenso die Verkaufzeilen.

Mit dem ersten Release der Adhoc All In Offerte in der Version 2024.3 werden noch Verkaufszeilen mit NULL Werten an das TMS übermittelt, die technische Anpassung der Struktur ohne die NULL Zeilen erfolgt in einem späteren Release

Beispiel Offerte mit All In Preis für den Vorlauf

Für den Verkauf gibt es einen Verkaufswert, für den Einkauf zwei Werte ggfs. auch mit zwei verschiedenen Dienstleistern.

Bei der Übertragung ins TMS sieht dies im Kalkulationsreiter im TMS erstmal wie folgt aus:

Es gibt nun zwei verschiedene Wege, damit die Verkaufszeilen mit den NULL Werten nicht auf der Abrechnung erscheinen:

• In den TMS Stammdaten Firma > Faktura wird die Checkbox gesetzt bei: Abrechnungszeilen Ausgangsfaktura nicht 0,00

• Die Zeilen werden auf dem Kalkulationsreiter manuell gelöscht, bevor die Belege erzeugt werden

Hinweis: Diese Handhabung ist mit der Version 2024.3 temporär zu sehen, sobald die Struktur der Übertragung geändert wurde, entfällt dies.