CASS-Datei einlesen, suchen und öffnen

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Last updated: Apr 08, 2024 by Sabrina Stelter
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Inhaltsverzeichnis

Neue CASS-Datei einlesen

Über den Menüpunkt Datei → Neu wird die HOT-Datei eingelesen.  

Es öffnet sich eine Art Explorer.

Bitte wählen Sie das Verzeichnis, in dem die Datei gespeichert wurde.

  • Die Dateien haben die Endungen DAT oder HOT. 

Nach dem Öffnen der Datei startet die Übernahme der Daten automatisch.

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Bei der Übernahme der Daten gibt es eine Überprüfung, ob die CASS-Datei eventuell schon einmal übernommen wurde. 

Dies soll das doppelte Einlesen der Daten verhindern.
Hierbei wird der Berechnungszeitraum aus der CASS-Datei überprüft, sowie der Mandant und  der Office Code/ Niederlassung. 

Falls es bereits Daten zu diesem Zeitraum gibt, muss der Anwender manuell entscheiden, ob die Daten ein weiteres Mal übernommen werden sollen oder nicht. 
Die Abfrage ist standardmäßig mit Nein vorbelegt.

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Die Datei von der CASS wird bei der Übernahme zeilenweise gelesen und in die CargoSoft Datenbank übernommen. 
Nach dem erfolgreichen Speichern der Daten erhalten Sie eine Meldung

 Anschließend können die Daten über Datei → Öffnen eingesehen werden.

CASS-Datei suchen und öffnen

Über den Menüpunkt Datei → Öffnen werden die eingelesenen Daten der CASS eingesehen und bearbeitet.

In der Suchmaske kann man hier über alle eingelesenen CASS Dateien suchen. 
Dazu gibt es verschiedene Suchkriterien, zum Beispiel den Monat des Abrechnungszeitraumes in Kurzform 201401 anstelle des Zeitraumes 01.01.2014 bis 31.01.2014.
Die Suche wird entweder über das Menü Bearbeiten → Suche starten gestartet oder über die Funktionstaste F3.

Nach erfolgreicher Suche wird automatisch das Suchergebnis angezeigt.
Im Suchergebnis erscheinen alle bisher übernommenen Dateien mit Zeitraum, Status, Mitarbeiter der Übernahme, Anzahl der Datensätze etc.

Auf dem Reiter Suchergebnis befinden sich dann die eigentlichen Funktionen zum Bearbeiten der CASS-Daten.

Kontextmenü/Funktionen im Suchergebnis CASS-Daten

Bei der Übernahme der CASS-Dateien wird in CargoSoft pro Datei eine interne fortlaufende ID-Nummer vergeben. 

Diese Nummer wird aus dem Nummernkreis CASS, Jahr = 0, Monat = 0 gezogen.
Die interne ID-Nummer ist in der Regel fortlaufend. Sie ist in CargoSoft eindeutig, hat aber sonst für die CASS-Datei keine weitere Bedeutung.

Um die weiteren Daten zu einer Datei zu sehen, kann man am unteren Scrollbalken noch weiter nach rechts scrollen. 

  • Der erste Status nach dem Einlesen der Datei lautet Neu! (Kürzel: NEW).

  • Nach dem ersten Aufrufen dieser Daten im Reiter Bearbeiten erhält die Datei dann den Status In Bearbeitung! (Kürzel: PROG).

In der ganz rechten Spalte Kreditor wird angezeigt, ob es sich bei der Datei um eine CASS- oder IGLU-Datei handelt. 

In der HOT-Datei von IGLU wird in der Headerzeile IGLU angegeben. Daran kann das Programm die IGLU-Datei erkennen.

Auf der Seite Suchergebnis kann man verschiedene Funktionalitäten ausführen.

Zum einen kann man die Daten ausdrucken:

  • Datei → Drucken : Druck der Übersichtsseite

  • Kontextmenü      : Diverse Reports wie
                                 - Einzelne Positionen drucken (mit Suchmaske!)
                                 - Export Billing Statement
                                 - Sales Invoice Adjustment

Diese Drucke sind mit Hilfe von Crystal Reports erstellt.

Über den Menüpunkt Einzelne Positionen drucken können Sie einzelne Abrechnungszeilen einer CASS-Datei einsehen.

Hierzu öffnet sich eine Suchmaske

Bitte Auswahlkriterien ergänzen. Bei Auswahl von Drucken wird ein Report angezeigt.

Zurück zur Seite Suchergebnis:

Die CASS Daten können überprüft und nachbearbeitet werden, indem man

  • einen Doppelklick auf eine Zeile macht oder

  • eine Zeile auswählt und die ENTER-Taste betätigt oder

  • eine Zeile auswählt  und auf den Reiter Bearbeiten wechselt.

Die CASS-Daten können jeweils nur von einem Anwender bearbeitet werden. 
Falls bereits ein anderer Anwender die Daten geöffnet hat, gibt es eine Hinweismeldung. 

ACHTUNG: Das Lesen der Daten kann ein paar Minuten dauern, da nun versucht wird, eine Zuordnung zwischen den einzelnen CASS-Daten und den Daten aus CargoSoft herzustellen.

Wenn die Daten einmal komplett gelesen wurden, kann man später im Kontextmenü die Anzeige der Daten eingrenzen, um nur die fehlerhaften AWB’s anzuzeigen und nachzubearbeiten.


Falls später alle Daten der CASS überprüft wurden, kann die Datei an dieser Stelle in einen CargoSoft Eingangsbeleg übernommen werden.

Die Funktionen befinden sich im Kontextmenü.