Der Beleg kann geöffnet und bearbeitet werden.

Er hat den Status CCERR.

• Kreditoren,
• Referenzen,
• Buchungsperiode,
• Belegdatum sowie
• Gesamtbeträge sind in der Eingangsrechnung ersichtlich.

Nachdem der Beleg durch den Sachbearbeiter kontrolliert und gegebenenfalls vervollständigt und korrigiert wurde, wird er gespeichert und dadurch automatisch verbucht und an Finanzbuchhaltung und Speditionskonto übergeben.

• Der letzte ermittelte CC-Status  bleibt immer erhalten.
• Bei einer manuellen Verbuchung im TMS bleibt der Status CCERR erhalten.
• CCOK wird nur von der CargoCom gesetzt, wenn der Beleg automatisch verbucht werden konnte.

Beleg ohne Positionsnummer

Wenn keine Positionsnummer im Beleg übergeben wird, versucht die CargoCom aufgrund der übertragenen Metadaten aus d.3 die Positionsnummer zu identifizieren.

Dies sind Referenzen wie

• MAWB-Nummer,
• Containernummer oder
• Serviceauftragsnummer.

Kann keine Positionsnummer ermittelt werden wird als Default XXX eingetragen. 

Die Positionsnummer muss in diesem Fall manuell im Beleg nachgetragen werden.

Reiter FakturaLog

Hier können die Meldungen zur Verarbeitung aus der CargoCom eingesehen werden.

Reiter eFile

Hier ist die archivierte Eingangsrechnung als Dokument ersichtlich.

Das Dokument wird auf dem eFile-Reiter im TMS angezeigt, liegt jedoch im Hintergrund im Dokumentenmanagementsystem d.3 und wurde bereits archiviert.

Statusrückmeldung an d.3

Vorgenommene Änderungen an der Eingangsrechnung werden per Statusrückmeldung an d.3 zurückgemeldet, da sich gegebenenfalls Metadaten des Beleges geändert haben.

Der Austausch der Rückmeldungen erfolgt über Webservice eFile. Die Änderungen werden nach Speicherung des Beleges automatisch vom TMS an d.3 gesendet.

Als eindeutiges Kriterium zum Finden des Dokuments dient die generierte Eingangsbelegnummer im Invoice Reader, die auch im TMS als interne Belegnummer angelegt wird.

Stornieren einer Eingangsrechnung

Belege können wie gewohnt storniert werden mit dem Eintrag Beleg stornieren im Kontextmenü.

Ablehnen/wieder freigeben einer Eingangsrechnung

Ein Beleg kann über das Kontextmenü Beleg ablehnen/wieder freigeben abgelehnt und bei Bedarf auch wieder freigegeben werden.

Im Belegkopf der Eingangsrechnung wird die Checkbox Abgelehnt aktiviert.

Bearbeitung eines abgelehnten Belegs

Wird ein abgelehnter Beleg über das Kontextmenü wieder freigegeben, öffnet sich der Beleg automatisch im Reiter Belegerfassung und kann direkt bearbeitet und im Anschluss gespeichert werden.     

Sonstige Funktionen

Weitere Möglichkeiten der Definition verschiedener Statusarten für einen Eingangsbeleg sind:

• Vorbelegung des Rechnungsprüfer und Login zentraler Rechnungsprüfer
• Status Beleg abgelehnt und Status Beleg als ungebucht speichern
• Bezugsnummer/Referenz im Beleg anzeigen
• Status bei Belegerfassung setzen

Weitere Informationen und notwendige Einstellungen sind im Bereich Stammdateneinstellungen → Reiter Eingangsfaktura in FAKTURA in FIRMA → Abschnitt Status in Eingangsfaktura setzen beschrieben.