Wie erkenne ich die Kreditlimitprüfung?

Bei der aktiven Kreditlimitprüfung erweitert sich das Fenster zur Positionsneuanlage um eine Zeile mit Feldern im unteren Bereich.
Je nach Einstellung in den Stammdaten erscheinen die Felder

• Adressbezeichnung
• Adresscode, Name, Ort
• offener Buchungsbetrag
• abweichender Rechnungsempfänger
• erledigt und
• Originalbetrag.

Es handelt sich hier um einen Rollbereich, d.h. durch den Befehl Zeile anfügen, kann die KL-Prüfung um weitere Adressen ergänzt werden.

Ist in den STAMMDATEN FIRMA → KREDITLIMITSTEUERUNG eine Anzahl > 0 für Rechnungsempfänger eingestellt, werden im Neuanlagefenster automatisch die entsprechende Anzahl an Leerzeilen für die Adresserfassung vorbelegt und der Benutzer kann entscheiden, welche Adresse (Adressqualifier) geprüft werden soll.

In der Kreditlimitprüfung können alle Auftragsadressen (A1-A9), der Auftraggeber, die Rechnungsempfängeradresse in der Faktura sowie die Adressen im Statistikreiter Agent, Carrier und Vermittler berücksichtigt werden.

Feste Adressqualifier direkt anzeigen

Sind feste Adressqualifier in den Stammdaten eingestellt, werden diese direkt in die Adresszeile eingetragen.

• In der Kreditlimitsteuerung eingestellte Adressqualifier können bei der Auftragsanlage nicht geändert werden.
• Eine doppelte Erfassung von Adressqualifiern bis auf [F-INV] ist ebenso nicht möglich.

Beispiel:

Bei diesem Beispiel ist in den STAMMDATEN KREDITLIMITSTEUERUNG eingestellt, dass mindestens 2 Rechnungsempfänger erfasst werden müssen.
Zusätzlich wurde der Adressqualifier A-AUF (Auftraggeber(haken)) hinterlegt und dass für diesen als auch für den manuell einzutragenden Rechnungsempfänger der Buchungsbetrag erfasst werden muss.
Ein Buchungsbetrag von 0,00 EUR ist somit nicht erlaubt!

Verwendung des Qualifiers A-AUF

Bei Verwendung des Qualifiers A-AUF ermittelt das Programm anhand der Stammdatenvorbelegung FIRMA → ALLGEMEINE FIRMENPARAMETER → Reiter Auftragsdaten die korrekte Adresse und ersetzt den Qualifier.
Der Auftraggeberhaken kann bei der Kreditlimitprüfung jedoch umgesetzt werden.

Wird die im Neuanlagefenster eingetragene Kreditlimit-Adresse im Auftrag geändert, ist dieses nur über das Kreditlimitfenster, das im Kontextmenü der Kopfdaten aufgerufen werden kann, möglich.

Erfassung des offenen Buchungsbetrags

Übersteigen die offenen Posten das Kreditlimit, wird der Benutzer davon in Kenntnis gesetzt und kann je nach Berechtigung die Adresse in den Auftrag übernehmen.

Aktionen bei der Kreditlimitprüfung

Kreditlimit [leer] oder 0,00

Grundsätzlich wird eine Adresse nur überprüft, wenn ein Kreditlimitbetrag in der Adresse erfasst ist. Es erfolgt KEINE Prüfung, wenn in der Adresse das Feld Kreditlimit leer ist! 

Sie können das Kreditlimit auch auf den Wert 0,00 setzen, es gilt dann folgendes:

• Kreditlimit = [0,00] und Offene Posten = [Leer]               → Limit ist überschritten
• Kreditlimit = [0,00] und Offene Posten = [0,00]               → Limit ist überschritten
• Kreditlimit = [0,00] und Offene Posten = [Minusbetrag] → Freigabe, da Minusbetrag = Guthaben

• Ist kein KL hinterlegt, soll der Buchungsbetrag bei Positionsanlage nicht eingefordert werden.
  Bei Verwendung der Kreditlimitvariante D wird nun bei zu prüfenden Adressen ohne hinterlegtem Kreditlimit (Kreditlimit = LEER) der Buchungsbetrag bei Positionsanlage nicht mehr eingefordert, auch wenn der Buchungsbetrag laut Kreditlimitsteuerung eine Pflichtangabe ist.

Verwendung und Erledigung des Buchungsbetrages

Bei Verwendung des Buchungsbetrages werden nach Erstellung einer Ausgangsrechnung (=Übergabe der Rechnungsbeträge an die Batchfaktura) die fakturierten Beträge von dem (für diese Position und Rechnungsempfänger) hinterlegten offenen Buchungsbetrag abgezogen, bis dieser – unter Verwendung des Feldes Abweichung OP-Betrag in Prozent - aufgebraucht, also erledigt ist. 

Wird eine Position geschlossen, wird ein noch offener Buchungsbetrag automatisch vom System erledigt.

Beim Wiederöffnen der Position bleibt der Buchungsbetrag erledigt!

Buchungsbetrag manuell erledigen

Beispiel:

• Bei Auftragsanlage wird ein Buchungsbetrag von EUR 750,00 festgelegt.
• Die Rechnung wurde nur über EUR 700,00 erstellt.
• Ist es nun nicht erforderlich eine weitere Rechnung zu schreiben, muss der restliche Buchungsbetrag von EUR 50,00 erledigt werden, damit er nicht bei weiteren Aufträgen auf die Offenen Posten addiert und entsprechend mitgeprüft wird.

Dafür kann im Kontextmenü der Adresse im Auftrag mit dem Eintrag Kreditlimit die Kreditlimitprüfung aufgerufen werden. In dem sich öffnenden Fenster über den Lokalmenü-Eintrag Buchungsbetrag erledigen wählen und die Checkbox ERLEDIGT manuell setzen.

Fakturieren mit überschrittenem Kreditlimit

Bei Auftragsanlage kann eine Adresse für den Auftrag freigegeben werden, wenn das Kreditlimit überschritten ist.

Bei Erstellen der Ausgangsfaktura wird, sofern in der Kreditlimitsteuerung aktiviert,  die Adresse beim Speichern des Beleges erneut geprüft.

Ist das Kreditlimit überschritten, darf bei Verwendung von Buchungsbeträgen maximal der offene Buchungsbetrag fakturiert werden. Mit entsprechender Berechtigung kann die Adresse übernommen und der Rechnungsbetrag fakturiert werden.

Beispiel:             

Offener Buchungsbetrag =  EUR 280,00

Bei Überschreitung erscheint eine dieser Meldungen:

Fakturierung an andere Adresse als den erfassten Rechnungsempfänger

• Es ist erlaubt an andere Adressen als den Rechnungsempfänger zu fakturieren, wenn in den Stammdaten in der Kreditlimitsteuerung die entsprechende Funktion aktiviert wurde.
• Ist es nicht erlaubt an andere Rechnungsempfänger abzurechnen, weist das Programm bei Änderung des Rechnungsempfängers im Belegkopf sowie beim Speichern des Belegs mit der folgenden Meldung auf diesen Umstand hin:
  

Sonstiges zur Kreditlimitprüfung

Verhalten bei der EDI-Auftragsübernahme

Wird ein Auftrag über die EDI-Auftragsübernahme angelegt, öffnet sich das separate Kreditlimit-fenster zur Eingabe zu prüfender Adressen und ggfs. eines Buchungsbetrages. Eine Positionsnummer wird in diesem Fall noch nicht generiert. Die Prüfung erfolgt gemäß der Einstellungen in der Kreditlimitsteuerung.

Sofern dort ein zu prüfender Adressqualifier hinterlegt wurde, wird die entsprechende Adresse aus der EDI-Übernahme ermittelt und im Kreditlimitfenster vorbelegt (Sofern möglich).

Ist das Kreditlimit erschöpft, so kann die Adresse nur mit entsprechender Berechtigung in den Auftrag übernommen werden.

Verhalten beim Kopieren von Positionen

Beim Kopieren von Positionen wird das Kreditlimit geprüft.

Die Prüfung erfolgt noch nicht im Neuanlagefenster, sondern es wird bei Auftragsanlage das Kreditlimit-Fenster separat geöffnet. Eine Positionsnummer wird immer generiert, allerdings können Adressen mit überschrittenem Kreditlimit nicht ohne Freigabe in den Auftrag übernommen werden. Die Prüfung erfolgt gemäß der Einstellungen in der Kreditlimitsteuerung.

Sind in den Stammdaten zu prüfende Adressqualifier hinterlegt, werden die entsprechenden Adressen zu den definierten Qualifiern aus dem Originalauftrag ermittelt und im Kreditlimitfenster vorbelegt.

Ist über die Stammdaten nur die Anzahl der Rechnungsempfänger (zu prüfende Adressen) hinterlegt, werden alle geprüften Adressen des Original-Auftrags im Kreditlimitfenster angezeigt.

Verhalten beim Positionen splitten

• Wird in gesplitteten Positionen (Unterpositionen) mit Speditionskonto gearbeitet, wird in jeder Splitposition das Kreditlimit gem. Stammdateneinstellung geprüft. Wie beim Kopieren öffnet sich nach Generierung der Splitposition das separate Kreditlimit-Fenster mit den Werten aus der Hauptposition.

   Sofern in den Stammdaten bereits ein Adressqualifier eingetragen wurde, wird die entsprechende Adresse aus der Hauptakte ermittelt und im Kreditlimitfenster vorbelegt.

   Ist das Kreditlimit erschöpft, kann die Adresse nur mit entsprechender Berechtigung in den Auftrag übernommen werden.

• Werden Splitpositionen ohne Speditionskonto erstellt, wird nur die Hauptakte der Kreditlimitprüfung unterzogen.

Wandeln von Positionen

Wird eine Position gewandelt, so wird die Ursprungsposition ersetzt.

Stornieren von Positionen

Beim Stornieren werden - sofern Buchungsbeträge erfasst wurden - die Adressen um diesen Betrag entlastet.

In der neu generierten Position öffnet sich wieder das separate Kreditlimitfenster zur Eingabe zu prüfender Adressen und ggfs. eines Buchungsbetrages. Es wird gemäß Stammdateneinstellung geprüft.

Ist das Kreditlimit erschöpft, so kann die Adresse nur mit entsprechender Berechtigung in den Auftrag übernommen werden.

Kostensplitting – Buchungsbeträge aus Hauspositionen

Wird in der Ausgangsfaktura mittels ProfitShare oder Kostensplitting der Rechnungsbetrag auf Hauspositionen verteilt, werden die Buchungsbeträge aus den Hauspositionen addiert, um die Höhe des erlaubten Rechnungsbetrags zu ermitteln.

Es wird hier also nicht der Buchungsbetrag aus der Consolakte herangezogen, sondern die Buchungsbeträge aus den Hauspositionen. Entsprechend werden die Buchungsbeträge in den Hauspositionen abgeschrieben und erledigt.

Luftfracht Export – Reservierung

Im Luftfracht Export können Reservierungen angelegt werden, die später in Positionen gewandelt werden. Bei Anlage einer Reservierung erfolgt KEINE Kreditlimitprüfung. Erst beim Wandeln einer Reservierung, wird nachdem eine Positionnummer generiert wurde, das Kreditlimitfenster separat geöffnet. Adressen mit überschrittenem Kreditlimit können nicht ohne Freigabe in den Auftrag übernommen werden.  Die Prüfung erfolgt gemäß der Einstellungen in der Kreditlimitsteuerung.

Auswertung der offene Buchungsbeträge

Menü UMGEBUNG → CONTROLLING → OFFENE BUCHUNGSBETRÄGE

Hier gibt es eine Suchmöglichkeit nach erledigten und nicht erledigten Buchungsbeträgen. Das Ergebnis wird in einem Report angezeigt.

Tabellen und Reports

Tabellen

Reports