In einigen Unternehmen ist es Usus, dass die Eingangsbelege von der Buchhaltung oder einer anderen ausgegliederten zentralen Belegerfassung vorerfasst werden. Anschließend prüft der zuständige Sachbearbeiter in der Fachabteilung den Beleg auf Richtigkeit und ordnet ihn einer Position zu. Erst dann wird der Beleg freigegeben und ausgebucht.

• In diesem Fall werden die aus der Rechnung ersichtlichen Daten zunächst in den Eingangsrechnungskopf eingetragen und der Beleg nur gespeichert, ohne Kosten auf bestimmte Positionen zu verteilen.