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In der eAkte können interne und externe Dokumente abgelegt werden. Bei Bedarf können abgelegte Dokumente aus der eAkte gelöscht werden. |
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Inhaltsverzeichnis
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Stammdaten
Reiter Verwaltung in FAKTURA in FIRMA (Rückstellungen in eAkte)
Weiterführende Seiten
eAkte ist ein Programm im Menüpunkt Senden an
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Formulare manuell in der eAkte ablegen
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→ Wurde im Formularstamm der Wenn in den Formularstammdaten die Checkbox Druck per CargoCom aktiviert ist, wird das Dokument über den Eintrag Senden an eAkte über CargoCom in der eAkte abgelegt. |
Mit dem Befehl Senden an → eAkte öffnet sich ein Windows Standard-Fenster:Über dieses Fenster können
Wählen Sie jeweils eine Datei
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aus, die Sie an die Position hängen möchten.
Bestätigen Sie Ihre Wahl mit Öffnen.
Die gewählte Datei wird an die Position gehängt.
Die Änderung der Uhrzeit ergibt sich aus der Übernahme der Datei ins CVS-System, bei der verschiedene Daten neu gesetzt werden.
Optional erfassen Sie eine Bemerkungen oder eine andere Kategorie. Wenn diese ins SCM- /CRM-/ C2C- System übertragen werden soll, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox.
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Wählen Sie hier das Feld eAkte Titel/Bemerkungen in den Kopfdaten des Formulars.
Wird Wenn dieses Formular in der eAkte abgelegt wird, werden automatisch die Werte der Platzhalter aus dem Auftrag in das Feld Titel/Bemerkung geschrieben.
Ist das Feld eAkte Titel/Bemerkungen im Formular leer, wird wie gewohnt der Formularname in das Feld Titel/ Bemerkung geschrieben. (Bisher wurde bei Ablage eines Formulars in der eAkte automatisch der Formularname im Feld Titel/Bemerkung hinterlegt.)
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Die Dokumente, die in der eAkte abgelegt sind, können direkt von hier per eMail verschickt werden. Selektieren sie die gewünschten
Gewünschte Dokumente selektieren.
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Mehrere Dokumente lassen sich mit gedrückter STRG-Taste anklicken.
Wählen Sie nun den eMail-Button aus oder Menü Datei → Senden an → eMail.
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Es gibt in den Stammdaten FIRMA → MAIL die Möglichkeit einzustellen, ob bei E-Mails mit Anhang der Anhang separat abgelegt werden soll oder nicht.
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CS E-Mails in eAkte ablegen
Wenn die Checkbox CS E-Mails in eAkte ablegen aktiviert ist (Allgemeine Firmenparameter → Reiter Specials) werden E‑Mails, die vom 4gl Hintergrundprozess erzeugt werden in die entsprechende Position in der eAkte mit der Formularkategorie CS-MAILS abgelegt.
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CS E-Mails in eAkte ablegen über EDI-Schnittstelle
Werden über die Standard EDI-Schnittstellen Status-E-Mails generiert, werdendiese in der eAkte der Hauptposition oder des Serviceauftrags abgelegt, wenn die Checkbox CS E-Mails in eAkte ablegen aktiviert ist.
Die E-Mails werden unter der Kategorie abgelegt, die im Feld CS E-Mails Formularkategorie eingetragen ist.
Ist keine Kategorie eingetragen, wird im Standard die Kategorie ALLG für Allgemein verwendet.
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Formularkategorie auswählen
Die Formularkategorie für das Dokument kann auf 2 Arten ausgewählt werden.
Dropdownliste im Feld Kategorie
Auswahl über die Dropdownliste.
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Suchfeldfunktion im Feld Kategorie
Per Doppelklick auf das Feld Kategorie öffnet sich eine Suchmaske.Hierüber kann, zusätzlich zur Auswahl über das Dropdown, die Formularkategorie einer Datei in der eAkte geändert werden.
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E-Mails, die in der eAkte eines Auftrags abgelegt werden, erhalten automatisch die Kategorie MAIL.
Dies ist nicht änderbar und für alle E-Mails gleich.
Es gibt eine Anpassung für E-Mails, die aus dem TMS versendet werden.
In Firma → Allgemeine Firmenparameter → Specials gibt es ein neues Feld: Über das Feld CS E-Mails Formularkategorie (fk_formkat_mail)
→ Hier in Firma → Allgemeine Firmenparameter → Reiter Specials kann eingestellt werden, mit welcher Kategorie eine E-Mail, die aus dem TMS versendet wird, in der eAkte abgelegt wird. →
Ist kein Wert hinterlegt, greift das System auf den Wert in Stammdaten Firma → eAkte → Feld Autom. Category zurück.
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Sind beide Felder leer, bleibt die Kategorie in der eAkte leer und muss bei Bedarf manuell nachgepflegt werden.
Per Skript wird das Feld CS E-Mails Formularkategorie mit dem Wert MAIL vorbelegt und die Kategorie MAIL in
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den Formularkategorien angelegt.
Zeitstempel bei verschiedenen Zeitzonen korrigieren
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Wenn angeschlossenes System = 'd3' und eFile-ID positiv → Dokument wird mit Version geladen.
Wenn angeschlossenes System = 'd3' und eFile-ID negativ → Dokument wird ohne Version geladen.