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Stammdaten
Eingangsfaktura: Bereits in der Finanzbuchhaltung gebuchter Beleg beinhaltet Fehler
Vorgehensweise I und II
I. Die Vorgehensweise sollte in diesem Szenario pro Fehlerfall entschieden werden.
Generell gilt, dass bei einer erneuten Verarbeitung des Belegs der gesamte Ablauf InvoiceReader-XML-Datei-CargoCom-TMS Eingangsfaktura eingehalten werden sollte, da sich das Rechnungseingangsbuch in d.3 befindet und so nur gewährleistet werden kann, dass es eine fortlaufende Belegnummer gibt.
II. Eine weitere Möglichkeit wäre, bei einer falschen Positionsnummer eine Umbuchung im TMS zu erfassen, die dann wiederum als Beleg bei der Speicherung im TMS in d.3 abgelegt wird.
Auch eine Übertragung an die Finanzbuchhaltung ist gewährleistet, wenn Umbuchungen an die Finanzbuchhaltung via Schnittstelle übertragen werden (dies ist pro Kunde zu klären, da die Finanzbuchhaltungsschnittstellen unterschiedlich arbeiten).
Dieses Verfahren könnte auch bei einer falschen Leistungsart verwendet werden. Umbuchungen können auf der identischen Position mit einer anderen Leistungsart erfasst werden.
Ist ein falscher Steuerschlüssel in der Finanzbuchhaltung angekommen oder es liegt eine andere Abweichung wie z.B. falscher Kreditor vor, ist die Rechnung im TMS zu stornieren.
Das Storno kann dann als Dokument in d.3 abgelegt werden und erhält eine interne CargoSoft-Belegnummer.
Anhand der internen Belegnummer kann dann unterschieden werden, ob ein Storno vom Kreditor kommt oder ein internes Storno aufgrund falscher Erfassung erfolgt ist.
Das Storno vom Kreditor kommt über den Workflow mit einer Belegnummer aus dem InvoiceReader im TMS an, während das interne Storno im TMS erfasst wird.
Bei der manuellen Anlage des Stornos kann auch ein Stornogrund erfasst werden.
→ Siehe dazu Stammdatenfeld in Reiter Eingangsfaktura in FAKTURA:
Ist das Storno im TMS erzeugt, kann der ursprüngliche Beleg erneut durch den Workflow ins TMS eingespielt und angelegt werden.
Es können dann die entsprechenden Korrekturen im InvoiceReader oder, wenn der Beleg im TMS nicht verbucht worden ist, in der TMS Eingangsfaktura vorgenommen werden.
Ist die CargoCom auf automatische Verbuchung der Belege eingestellt, kann das wiederholte Einlesen eines Belegs mit gleicher Referenz unterbunden werden.
In den CargoSoft Stammdaten kann im Feld Ref. Meldung Eingang eingestellt werden, ob es bei doppelten Referenzen zu einem Abbruch kommen soll.
→ Siehe dazu Stammdatenfeld in Reiter Eingangsfaktura in FAKTURA:
Kostensplitting
Auch ein automatisches Kostensplitting kann durch die CargoCom durchgeführt werden.
Belegwährung entspricht nicht Hauswährung
Wenn die Belegwährung nicht der Hauswährung entspricht und der Kurs nicht mit importiert wird (Feld ist leer oder enthält 0,0000 oder 1,0000), ermittelt der Hintergrundprozess CargoCom den Kurs neu aus den Stammdaten.
Grundsätzlich gilt dann folgende Reihenfolge der Auswertung:
Schiffskurs aus der Position
Währungskurskontingente (Spezialfall)
Stammdaten Währungen → Kurse
Beim Import gibt es keine Möglichkeit der Steuerung zur Ermittlung des Währungskurses.