Belegpositionen aus Datei einlesen

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Last updated: Apr 04, 2024 by Sabrina Stelter
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Vorlage der Exceldatei

Zu verwendende Excelliste: D_FAKT Eingangsfaktura Excel Einleseformat.xlsx

Erfassung eines Eingangsbelegs

Wählen Sie im Umgebungsmenü → Faktura → Eingangsbelege.

Bei der Erfassung einer Sammeleingangsrechnung eines Dienstleisters, geben Sie die Belegart und den Rechnungssteller in den Kopfdaten ein.

  • Anschließend wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Belegpositionen aus Datei einlesen.

  • Über das sich öffnende Explorerfenster wählen Sie die Datei aus.

  • Die Belegpositionen werden eingelesen und Rückstellungen zugeordnet. 

  • Rückstellungsnummern können auch bereits in der Einlesedatei mitgegeben werden.

Bei dem Dateiauswahlfenster merkt sich das TMS pro User das zuletzt benutzte Verzeichnis und schlägt dieses vor. Siehe hierzu eAkte-Reiter im Auftrag → Dateiverzeichnis.

Wenn mit der

ist die Spalte Abrechnungsart Pflicht. 
Dabei ist es nicht notwendig, zusätzlich die Leistungsart in der Datei zu füllen.
Das Programm ermittelt diese beim Upload selbstständig aus der Abrechnungsart und würde falsche, manuell gesetzte Leistungsarten überschreiben.

Beispiel einer CASS-Rechnung:

Nach dem Einlesen wird ein Protokollfenster angezeigt.

  • Es werden neben den erfolgreich eingelesenen Positionen Fehler angezeigt.

  • Über den Button Fehlerliste drucken kann das Protokoll gedruckt werden.

Mit dem Button Schließen beenden Sie die Übernahme der Daten und erhalten eine Aufstellung in den Belegpositionen.

  • Die Einzelbeträge werden auf die Unterpositionen/Sammelpositionen verteilt.
    Dabei werden Positionsdaten von einem Kreditor mit gleicher Position, Leistungsart, Währung und Steuerschlüssel automatisch zu einer Abrechnungszeile zusammengefasst.

  • Rückstellungen werden dem gegenübergestellt.

  • Das Übereinstimmungskennzeichen wird automatisch in jeder Positionszeile auf Ü gesetzt.

  • Die Rechnung kann gespeichert und gebucht werden.

Anforderungen an den Aufbau der Excel-Datei

Wenn Sie eine Excel-Datei selbst erstellen möchten, achten Sie bitte auf die genaue Schreibweise der Überschriften!

Die Datei muss wie folgt aufgebaut sein, um eingelesen werden zu können:

Deutsche Schreibweise

Englische Schreibweise

Luftfracht

Weitere Spaltenoptionen

In der 1. Spalte der Datei Position oder File können anstelle der TMS-Positionsnummer auch folgende Nummern angegeben werden:

  • HBL Nummer

  • HAWB-Nummer

  • MAWB-Nummer

  • Serviceauftrag Bezugsnummer

  • KEP-TrackingID

 → Das Programm findet daraufhin die Positionsnummer.

Wird eine Nummer doppelt vom Einleseprogramm gefunden, z.B. als Positionsnummer und KEP- TrackingID, wird ein Fehler ausgegeben.

Im Standard wird die betroffene Fehlerzeile nicht in die Belegpositionen übernommen.

Falls die Spalte Referenz in den Belegzeilen eingeblendet ist, wird hier angezeigt, wie die Ursprungsnummer, KEP Tracking-ID, Bezugsnummer etc. lautet.

In der 1. Spalte muss weiterhin innerhalb der ersten 20 Zeilen die Überschrift

  • POSITION* oder FILE*

  • HAWB*

  • TOUR*

  • MASTER*, OBL* oder MAWB*

erscheinen.

→ Die Reihenfolge der weiteren Spalten spielt keine Rolle mehr.

→ Neu hinzugefügt werden kann die Spalte:

  • Abrechnungsart, Billing code, Aart

  • Wird mit Abrechnungsarten gearbeitet, ist die Spalte Abrechnungsart Pflicht!
    → Wird eine Abrechnungsart nicht gefunden, wird eine Fehlermeldung generiert.
    → Die Spalte Leistungsart kann leer bleiben, das Programm ermittelt automatisch die zugehörige Leistungsart. 

Weiterhin gibt es die Spalten:

  • Leistungsart, Activity Type, Service Type, Lart

  • Betrag, Amount

  • Steuerschluessel , Tax Key

  • Rückstellungen, Accruals

  • Konto, Account

  • Grundlage, Basis oder NEU: Splitten

→ Die Überschriften können GROSS oder klein oder gemischt geschrieben werden.

Übersicht der Anforderungen an die Datei

Die Daten müssen auf dem ersten Sheet/Blatt erfasst werden.



Die Positionsnummern müssen ohne Leerzeile untereinander geschrieben werden.

Sobald die Spalte Positions Nr. leer ist, bricht die Übernahme ab.

Die Spalten müssen in der folgenden Reihenfolge erfasst werden:
→ Siehe Ausnahme oben!

Positions Nr. (alternativ: HAWB) → Leistungsart → Betrag → Steuerschluessel → Rueckstellnummer → Konto Nr.

Prüfung auf doppelte HAWB-Nummern

Bei Verwendung von HAWB in Spalte 1 wird beim Einlesen geprüft, ob die HAWB-Nummer doppelt in der Einlesedatei ist.
Wird die HAWB-Nummer ein weiteres Mal in der Datei gefunden, wird diese Position NICHT eingelesen.
Es erfolgt ein Eintrag im Protokoll.

Der Betrag wird ohne Währungskennzeichen gelesen.

Die Währung in den Abrechnungszeilen wird aus den Kopfdaten des Belegs vorbelegt.

Die Spalten Rueckstellnummer und Konto Nr. sind optional.

Sofern gefüllt, werden sie beim Einlesen übernommen.
Das Füllen der Rückstellungsdaten im Report erfolgt meist durch Generierung der Excel-Liste aus CargoSoft.

Exkurs: Excel-Datei anhand offener RS aus CargoSoft erzeugen
Wie diese Rückstellungsliste in CS erzeugt wird, wird unter Excel-Datei anhand offener Rückstellungen aus CargoSoft erzeugen erläutert.
→ Es gehört innerhalb des CargoSoft-Aufbaus  in den Bereich Listen im Controlling-Menü und wird dort mit aufgelistet.

Sofern Rückstellungen in CargoSoft zu den Positionen erfasst sind, werden diese automatisch vorgeschlagen (unter Berücksichtigung der Adresse, Positionsnummer und Leistungsart).

Die Rückstellung wird dabei soweit wie möglich in die Währung aus dem Belegkopf umgerechnet.
Falls dies aufgrund fehlender Umrechnungskurse nicht möglich sein sollte, wird hierzu eine Meldung ausgegeben.
Bitte kontrollieren Sie dann die Währung und den Betrag in der Abrechnungszeile.

Die Währung wurde dann vermutlich in die Währung der Rückstellung geändert, der Betrag aber nicht.



Stammdaten nicht so vorhanden →

Falls es eine Position, Leistungsart oder Steuerschlüssel aus der Excel-Datei nicht in CargoSoft gibt, gibt es eine Fehlermeldung und die Übernahme bricht ab.