Innerbetriebliche Verrechnung in Umgebung - Faktura


Inhalt

Stammdaten


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Reiter Belegerfassung

Felder in den Kopfdaten

Feld

Funktion

Feld

Funktion

Belegart

Es muss die Belegart ausgewählt werden, die umgebucht werden soll,

  • Eingangsrechnung oder

  • Ausgangsrechnung.

Belegnummer

 

Das Feld Belegnummer ist entweder frei beschreibbar oder für die Eingabe gesperrt!

Das richtet sich nach dem Eintrag in den Stammdaten FIRMA → FAKTURA → Reiter Nummernkreise.

Belegnummer automatisch vergeben
Man kann einen Nummernkreis für die Vergabe der Umbuchungsnummern hinterlegen.
Falls dieses Feld mit einem Wert gefüllt ist, wird die Belegnummer beim Speichern automatisch aus diesem Nummernkreis vergeben.
Die Belegnummern können jährlich oder fortlaufend über alle Jahre hochgezählt werden.

Belegnummer manuell vergeben
Falls die Belegnummer manuell vergeben werden soll, bleibt das Feld Nummernkreis für Innerbetriebliche Verrechnung in den Stammdaten leer.

Weitere Möglichkeit:
Eine Belegnummer pro Niederlassung hinterlegen Sie im Reiter Nummernkreise in NIEDERLASSUNGEN in FIRMA.

 

Rechnungssteller

 

 

  

 

 

 

Geben Sie den Rechnungssteller an: Bitte die Kontoart und die Adressnummer oder die Kurzbezeichnung der Adresse angeben.

  • Es ist möglich, die Adresse über die Stammdaten FIRMA → FAKTURA → Reiter Verwaltung mit einer festen Adresse vorzubelegen → Feld Konto Innerbetriebl. Verrechng. 

  • Es ist möglich, in den Stammdaten bestimmte Kombinationen aus der Belegart und der Kontoart festzulegen.
    Beispiel:
    → Umbuchungen für Eingangsrechnungen dürfen an Kreditoren geschrieben werden.
        Dann wird das Feld Eingangsrechnungen von Kreditoren in den Stammdaten mit einem (beliebigen) Wert gefüllt.
    → Umbuchungen für Eingangsrechnungen dürfen NICHT an Debitoren geschrieben werden.
        Dann bleibt das Feld Eingangsrechnung von Debitoren in den Stammdaten LEER.

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Ref./Rechnungsnr.

Die Felder Referenz-/Rechnungsnummer und Buchungshinweis sind frei beschreibbar und müssen nicht gefüllt sein.

Buchungshinweis

Der Buchungshinweis wird kundenspezifisch ein- und ausgeblendet.

Belegdatum

Das Belegdatum wird mit dem Tagesdatum vorbelegt.

Das Feld kann kundenspezifisch für die Eingabe gesperrt sein.

Buchungsperiode

  

 

 

Die Buchungsperiode wird aus dem Belegdatum vorgeschlagen.

  • Falls das Kennzeichen für den Vorschlag der Buchungsperiode in den Stammdaten FIRMA → FAKTURA → Reiter Nummernkreise Feld Kennz. Vorschlag BuPer nicht X für keine Vorbelegung ist, wird die Buchungsperiode bereits beim Anlegen eines neuen Beleges mit der Buchungsperiode zum Tagesdatum vorbelegt.

BuPer bei Gateway-Abrechnung

Eine Besonderheit stellt die Gateway-Abrechnung dar.
Hier wird bei Innerbetrieblichen Verrechnungen die Buchungsperiode aus dem Leistungsmonat der Consolposition vorbelegt.

Währung

Die Währung des Belegs wird mit der Hauswährung vorbelegt.

Bei Auswahl einer Fremdwährung muss ein Währungskurs eingegeben werden.
Sofern in den Stammdaten die Fremdwährungskurse hinterlegt sind, wird als Gültigkeitsdatum das Rechnungsdatum zugrunde gelegt und der Kurs automatisch vorgeschlagen.

Der Kurs wird bei Hauswährung Euro immer zum Euro angegeben, d.h. im Verhältnis 1 EUR = xxx.

Felder in den Belegpositionen

Feld

Funktion

Feld

Funktion

Positionsnummer

= Pflichtfeld

Leistungsart

= Pflichtfeld

Zu Lasten

Betrag eingeben → der Wert muss immer positiv sein.

Zu Gunsten

Betrag eingeben → der Wert muss immer positiv sein.

Die Währung wird automatisch aus den Kopfdaten vorgeschlagen und ist nicht änderbar.

Falls die Beträge Zu Lasten und Zu Gunsten so erfasst wurden, dass der Restbetrag 0 ergibt, werden die Betragsfelder für die Eingabe gesperrt (ausgegraut).

 

Falls weitere Änderungen vorgenommen werden müssen, bitte eine Abrechnungszeile löschen.
Dann ist der Rest nicht mehr 0 und der Betrag kann erneut geändert werden.

Funktionen im Kontextmenü

Beleg drucken

Funktioniert nur, wenn der Beleg bereits einmal gespeichert wurde.

Beleg speichern

Beleg wird gespeichert.

Bearbeitung abbrechen

Die Bearbeitung wird abgebrochen, der Beleg nicht gespeichert.  

Freigabe Schnittstelle Buchhaltung

Zum Verbuchen des Belegs, wenn man die Berechtigung FAKIBVFREIGABE hat und der Restbetrag 0 ist.

Memo

Zur Erfassung von kurzen Notizen zu diesem Beleg; Beleg muss wie beim Druck vorher einmal gespeichert worden sein.

Speichern des Belegs

Nach Eingabe aller Daten kann der Beleg gespeichert werden.     

Beim Speichern werden noch einmal alle Angaben überprüft, zum Beispiel, ob die Adresse auch wirklich vorhanden ist, die Positionsnummern oder Leistungsarten noch existieren, die Buchungsperiode noch aktuell ist. Das ist besonders wichtig, wenn man einen bereits bestehenden Beleg noch einmal aufgerufen und verändert hat.

Sind alle Angaben korrekt, wird der Beleg gespeichert, aber nicht auf verbucht gesetzt.
Das Verbuchen im Speditionskonto und die Übergabe an die FiBu müssen gesondert erfolgen.

Bei automatischer Vergabe der Belegnummer wird beim ersten Speichern des Beleges noch einmal die Belegnummer in einem Informationsfenster angezeigt.

Falls noch kein Memo zu dem Beleg erfasst sein sollte (zum Beispiel, wenn ein Beleg neu angelegt wurde), wird automatisch das Memo-Fenster geöffnet und man kann einen Hinweistext erfassen.

Falls in den Stammdaten Reiter Verwaltung in FAKTURA in FIRMA die Checkbox Druck Innerbetriebl. Verrechng. aktiviert ist, wird der Beleg nach dem Speichern automatisch ausgedruckt.

Freigabe für Speditionskonto und FiBu-Übergabe

Kontextmenüeintrag: Alle Datensätze für Buchhaltungsschnittstelle freigeben

Die Innerbetrieblichen Verrechnungen werden beim Speichern nicht automatisch für die Verarbeitung im Speditionskonto und die Übergabe an die FiBu freigeschaltet!

Die Freigabe erfolgt auf den Reitern Suchergebnis oder Belegerfassung und bedarf einer extra Berechtigung: FAKIBVFREIGABE.
Der Beleg darf dazu noch nicht gebucht sein und der Rest muss 0,00 sein.
Die Datensätze, die übertragen werden sollen, können im Suchergebnis entweder einzeln ausgewählt werden oder über das Kontextmenü alle gleichzeitig freigeschaltet werden.
→ Zum Bestätigen der Änderungen bitte die Datensätze speichern!

Falls ohne zu Speichern ein neuer Beleg angelegt wird oder das Fenster geschlossen wird, erhält man die Abfrage, ob die geänderten Daten gespeichert werden sollen.

Der Beleg kann auch auf Reiter Belegerfassung über das Kontextmenü freigeschaltet werden.
Dazu muss der Beleg vorher einmal gespeichert werden.

Beim Neuanlegen eines Belegs ist der Menüpunkt noch nicht freigeschaltet.
Man benötigt hierzu ebenfalls die Berechtigung FAKIBVFREIGABE, der Beleg darf noch nicht gebucht sein und der Rest muss 0,00 sein.
Hier erhält man eine Sicherheitsabfrage, ob der Beleg wirklich freigeschaltet werden soll: Möchten Sie den Beleg wirklich freigeben?
Der Beleg darf dabei nicht gleichzeitig von einem anderen Benutzer geöffnet sein.
→ Es gibt sonst eine Meldung, dass der Beleg gesperrt ist.

Reiter Suchkriterien → Nach Innerbetrieblichen Verrechnungen suchen

Auf diesem Reiter können Suchkriterien für bestehende Belege eingegeben werden.

Bitte ein oder mehrere Suchkriterien eingeben (in Zeichenfeldern sind auch * und ??? erlaubt), das Feld mit der TAB-Taste verlassen und mit F3 die Suche starten.

Reiter Suchergebnis

Auf dem Reiter Suchergebnis werden alle gefundenen Datensätze angezeigt.

  • Hier kann man einzelne Zeilen auswählen und über das Kontextmenü Belege anzeigen, ändern, drucken oder freigeben.

  • Falls nur ein einziger Beleg bei der Suche gefunden wird, wird dieser gleich sofort geöffnet und angezeigt.

  • Falls der Beleg noch nicht gebucht ist, kann er an dieser Stelle noch geändert werden – ansonsten ist er nur im Anzeigemodus zu sehen.

Feld übertragen im Suchergebnis

Die Kästchen in der Spalte übertragen sind nur dann sichtbar, wenn

  • man die Berechtigung FAKIBVFREIGABE hat

  • man die Berechtigung FAKIBV zum Ändern von Belegen hat

  • der Beleg noch nicht verbucht ist

  • der Restbetrag der Abrechnungszeilen 0 ergibt.

Funktionen im Kontextmenü des Suchergebnisses

Beleg bearbeiten

Gilt für nicht gebuchte Belege!

Nach Auswahl einer Zeile kann man mit einem Doppelklick darauf oder durch Betätigen der RETURN-Taste den jeweiligen Beleg sofort im Anzeige- oder Bearbeiten-Modus öffnen - je nachdem, ob der Beleg bereits gebucht ist oder nicht.

Ein Beleg kann geändert werden, wenn er noch nicht gebucht ist und wenn kein anderer Anwender den Beleg gerade geöffnet hat - sonst gibt es eine Fehlermeldung, dass der Beleg gesperrt ist.

Belege anzeigen

Gilt für gebuchte Belege!

Die gebuchte Verrechnung wird angezeigt mit ausgegrauten, nicht editierbaren Feldern.

Beleg drucken

Über Datei → Drucken kann man eine Liste aller angezeigten Belege drucken.

Siehe auch Formulare in Formulare in ADMIN: Druckereinstellungen → Anzahl der Ausdrucke.

Alle Datensätze für die Buchhaltungs-Schnittstelle freigeben

Siehe oben → Freigabe für Speditionskonto und FiBu-Übergabe

Alle Datensätze de-selektieren

 

Memo 

... anzeigen oder erfassen

Das Symbol mit dem Notizzettel ist dann sichtbar, wenn zu dem Beleg ein Memo erfasst und gespeichert wird.
In diesem Fall kann man die Zeile markieren und dann den Notizzettel mit der linken Maustaste anklicken, um das Memo zu lesen oder zu ändern.

Falls ein neues Memo angelegt werden soll, bitte eine Zeile auswählen und Memo aus dem Kontextmenü auswählen.

Druck der Einzelbelege und Protokoll

Sobald eine Belegnummer vergeben wurde und der Beleg einmal gespeichert wurde, kann der Beleg gedruckt werden.

Dazu gibt es auf dem Reiter Belegerfassung die Möglichkeit, einen einzelnen Beleg auszudrucken:

  • Tastenkombination Strg + P

  • Datei → Drucken…

  • Datei → Sofortdruck

  • Kontextmenü → Beleg drucken

 Auf dem Reiter Suchergebnis kann man …

  • einen einzelnen Beleg drucken, indem man eine Zeile auswählt und im Kontextmenü den Punkt Beleg drucken auswählt.

  • eine Liste über alle angezeigten Belege drucken, in dem man Datei → Drucken oder Datei → Sofortdruck auswählt.

In der Ausgangsfaktura

In der Ausgangsfaktura ist es zusätzlich möglich, einen Originalbeleg oder eine Belegkopie per Kontextmenüeintrag

  • in die eAkte zu kopieren,

  • als PDF zu speichern oder

  • zu archivieren.

Zusätzlich kann man in der Suchmaske nach dem Datum der Erfassung suchen:

Protokolldruck aller nicht gebuchten Belege

  • Suchkriterien öffnen

  • Im Feld Gebucht ein N eingeben

  • Suchergebnis mit F3

  • Im Suchergebnis mit Datei → Drucken die Übersicht über alle Belege ausdrucken

Alle Drucke sind per Crystal Reports realisiert.

Die Abkürzungen und Dateinamen lauten:

IBV = IBV.rpt

IBVLISTE = IBVListe.rpt