Inhalt

Funktion im Auftrag

• E-Mail

Berechtigungsobjekte einrichten

Für die Signaturen sollten noch Berechtigungen gesetzt werden, damit dessen Benutzung nach klar definierten Vorgaben stattfinden kann.

• MAILHTML
  Erlaubt die Benutzung des HTML-Modus. 
  Sobald dieses Berechtigungsobjekt gesetzt wird, startet das E-Mail-Modul automatisch im HTML-Modus. 
  Es kann jederzeit in den Textmodus gewechselt werden.
  Anlegen, Bearbeiten, Druck und Anzeige werden nicht gesondert abgefragt.

Für die nachfolgenden Berechtigungen gilt:

Folgende Checkboxen steuern Berechtigungsfunktionen im E-Mail Modul:

• Anlegen erlaubt das Anlegen und Speichern einer Signatur

• Bearbeiten erlaubt das Bearbeiten einer Signatur.

• Druck hat keine Funktion.

• Anzeigen erlaubt die Auswahl und Verwendung einer angelegten Signatur.

Registry Keys

Beim Start von CargoSoft prüft die Anwendung für globale und user-eigene Signatur auf folgende Keys aus der Registry: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\MMI\SEESPED\Applikation\ClientType.

• Bei: WIN, ist die Zeichenfolge hier anzulegen: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\MMI\SEESPED\Formgen\Signatur\

• Bei: CITRIX, ist die Zeichenfolge hier anzulegen: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\MMI\SEESPED\Formgen\Signatur\

Signaturen erstellen und speichern

Die Signaturen können als globale Signaturen für alle Benutzer oder als individuelle Signaturen pro Benutzer hinterlegt werden.
Für die Signaturen können Freitexte oder Elemente aus dem Signaturen-Baukasten verwendet werden.

Es stehen nur die Funktionen Globale Signatur und Standard Signatur (Mitarbeiter) zur Verfügung.

Das Fenster zur Bearbeitung von Signaturen öffnen Sie über das Icon Signatur bearbeiten.

Open

• Haben Sie noch keine Signatur angelegt, können Sie im unteren Textfeldbereich Inhalte einfügen.
  Es kann Freitext eingegeben oder auch Platzhalter und Textbausteine verwendet werden.
  
  

• Bearbeiten Sie bereits angelegte Signatur über Doppelklick oder Sie markieren die gewünschte Signatur und wechseln über das Icon Signatur bearbeiten in den Bearbeiten-Modus.
   

• Speichern Sie die Signaturen über die jeweilige Diskette (globale Signatur oder Standard-Signatur) in der Funktionsleiste.

  Open

  

• Verlassen Sie die Bearbeitung über das Icon Signatur verlassen in der Menüleiste.
  
  

  Open

  

Regelsystem für den eMail-Betreff

Es können Regeln für den Betreff der eMails definiert werden.

Diese Regeln können entweder speziell für ein Dokument gelten oder allgemein für alle erstellten und an das eMail-Modul gesendeten Dokumente.

Konfiguration Formulare

• In den Stammdaten ADMIN → FORMULARE → FORMULARE gibt es das Feld E-Mail Betreff.
  Hier kann via Doppelklick eine Liste geöffnet werden, in der Bausteine für den Betreff ausgewählt werden können.
  
  

• Es kann ein Objekt ausgewählt werden oder mit Zuhilfenahme der STRG-Taste mehrere Objekte ausgewählt werden. Klicken Sie anschließend auf Übernehmen.
  
  

  Open

  

   

• Es werden anschließend Platzhalter in eckigen Klammern eingefügt:

  Zusätzlich können Sie auch Freitext in das Feld eintragen.
  
  Speichern Sie die Änderungen.
  Für dieses eine Dokument wird der Betreff der eMail entsprechend den Vorgaben bei der Funktion Senden an: E-Mail vorbelegt.

Konfiguration Niederlassung

In den Stammdaten FIRMA → NIEDERLASSUNG → Reiter Adressdaten in NIEDERLASSUNGEN gibt es die Felder Präfix und E-Mail Betreff.

• Das Feld E-Mail Betreff funktioniert genauso wie oben beschrieben.

• In das Feld Präfix können Sie ein Präfix für den Betreff angeben.
  Das Präfix wird dem Betreff immer voran gestellt.
  Das Präfix aus der Niederlassung kann auch unter Formulare Verwendung finden.

Wird nun ein Dokument via Senden an: E-Mail an das E-Mail Modul übergeben, wird zuerst geprüft, ob eine spezielle Regel für das Dokument unter ADMIN → FORMULARE → FORMULARE existiert.

→ Sofern dies nicht der Fall ist, greift die Regel aus den Niederlassungsstammdaten. Dann allerdings auch für alle Dokumente, die keine eigene definierte Regel haben.

Zusätzliche Informationen

• Wird in dem Firmenstamm und in den Formularen keine Regel definiert, greift die alte Funktion mit der Vorbelegung der Positionsnummer.

• Werden mehrere Dokumente markiert und an das eMail- Modul übergeben, werden auch mehrere Regeln abgefragt und entsprechend eingesetzt.

• Die maximale Betreff-Länge wurde auf 100 Zeichen beschränkt.

• Das Präfix wird bei mehreren Dokumenten nur einmal angefügt.

• Beachten Sie die Spracheinstellung für die Formulare.
  Im Formgen wird eine Standardsprache pro Report hinterlegt.
  Die Sprache kann im Auftrag auf dem Reiter Formluare → Formulare → Unterreiter Adressen geändert werden.

  Open

  

Regelsystem für den eMail Dateinamen anhängen

Die Regeln für die Namensgebung der Dateianhänge sind exakt so anzuwenden wie das Regelsystem für den E-Mail Betreff.

Die verwendeten Felder in den Niederlassungsstammdaten sind:

• Präfix (wird zusammen mit dem E-Mail Betreff verwendet)

• E-Mail Dateiregel

Das verwendete Feld in den Formularstammdaten ist:

• E-Mail Dateiregel

Regelsystem für die Einleitung einer eMail

In den Stammdaten ADMIN → FORMULARE → FORMULARE kann im Feld E-Mail Textbaustein ein Textbaustein für die Anrede in einer E-Mail hinzugefügt werden.

Der hier hinterlegte Textbaustein wird im E-Mail Fenster in oberster Zeile eingefügt.

Verschlüsselungsart einstellen

Der eMail-Versand über SMTP kann verschlüsselt via SSL oder TLS erfolgen.

Normalerweise wird die Art der Verschlüsselung automatisch gewählt.

Sollte dies nicht funktionieren kann unter FIRMA → MAIL im Feld Verschlüsselung eine Art hinterlegt werden.

UTF-8 Schriftzeichen im Text- und HTML-Editor

Im E-Mail-Modul können UTF8-Zeichen (zB. Chinesisch) uneingeschränkt verwendet werden. Die Zeichen werden nicht zu Platzhaltern konvertiert.

Um auf die vorherige ANSI-Codierung zurückzukehren, ist in der Global-Settings-Tabelle der Schlüssel [EDITOR_ENCODING] mit dem Wert [EncodingAnsi!] zu hinterlegen.

Mail-Authentifizierung über OAuth2 (optional 2FA)

Es wurde die SMTP-Authentifizierung um den modernen OAuth2-Standard erweitert.

Dadurch können E-Mails im TMS nicht mehr nur klassisch per SMTP AUTH (Benutzername/Passwort) versendet werden, sondern wahlweise über OAuth2 – optional mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).
Diese Erweiterung erhöht die Sicherheit erheblich, da keine dauerhaften Passwörter im System gespeichert werden müssen und der Zugriff granular gesteuert werden kann.

Vorteile:

• Keine Speicherung von Passwörtern im TMS – stattdessen zeitlich begrenzte Tokens

• Unterstützung von 2FA für maximale Sicherheit

• Schutz vor Phishing, Brute-Force- und Replay-Angriffen

• Einhaltung moderner Sicherheitsstandards

Technische Voraussetzungen

• Auron Email-Komponente Version 6.3.2 oder höher

• CSExtensions.DLL Version 2025.1.0.207 oder höher

• SMTP-Server mit OAuth2-Unterstützung (z. B. Google, Microsoft, KeyCloak)

• Autorisierungsserver und eingerichteter OAuth2-Client

Einstellungen für OAuth2-/2FA-SMTP-Authentifizierung

Damit der E-Mail-Versand im TMS künftig über OAuth2 (optional mit 2FA) erfolgen kann, müssen die Stammdaten wie folgt angepasst werden:

• Stammdaten → Firma → Mail → für entsprechende Niederlassung(en) → Mailcode: SMTP

• Stammdaten → Firma → Mail → für entsprechende Niederlassung(en) → Verschlüsselung: OAUTH2

• Stammdaten → Admin → Urls → für entsprechende Mandanten → Schlüssel SMPT_OAUTH2 anlegen.Sofern für unterschiedliche Niederlassungen unterschiedliche Einträge im Mailstamm gemacht wurden, kann hier auch entsprechend unterschieden werden. Also unterschiedliche Autorisierungsserver angesprochen werden.

• Stammdaten → Admin → Urls → für entsprechende Mandanten → im Schlüssel SMPT_OAUTH2 in den Bezeichnern OAUTH2_xxx die Zugangsdaten zum Autorisierungsserver hinterlegen.

Ablauf der OAuth2/2FA-Anmeldung

• Beim ersten Mailversand über Extras → E-Mail , öffnet sich automatisch die Anmeldeseite des Anbieters (z. B. Google).

• Der Benutzer meldet sich mit Benutzername & Passwort an.

• Falls konfiguriert, erfolgt die Eingabe des 2FA-Codes (App, SMS oder Token).

• Zustimmung zur Nutzung durch das TMS bestätigen

• Nach erfolgreicher Anmeldung erhält das TMS den Token und speichert ihn für die aktuelle Sitzung