Contents
Basic data
Links to further information
Verify the digital FBL
The FBL can be verified by
entering the FBL number,
scanning the QR code or
uploading the PDF: https://fiata.org/document-verification.
Kinds of FBL data records
The following data records can be transmitted to FIATA:
A PREVIEW can be created (verification not possible) = draft
A REGISTERED PDF can be created (FBL for verification) = document (pdf)
Updates can be created (AMENDMENTS) - the current document applies for this = change
Set up basic data
Set up service type
ADMIN → CS ADMIN → CS CODES EXT
The following settings must be made for the service type (Bill of Lading) in the cs codes ext basic data:
Type = TPVERKEHR
Code = BL
Qualifier = ALL
Set up tansport type
ADMIN → CS ADMIN → CS CODES EXT
The following settings must be made for the transport type (FBL) in the cs codes ext basic data:
Type = TPTPART
Code = FBL
Qualifier = ALL
ADMIN → EDI → EDI PARTNER
Create the EDI partner FIATA.
This must be used as a qualifier in the address of the service provider for the service order.
ADDRESSES → ADDRESSES
Create service provider address for FIATA
A new service provider address for FIATA is created in the master data addresses.
The EDI partner is then added as a qualifier on the EDI references sub-tab.
This controls the pre-assignment of the EDI partner in the service order.
Qualifier = TPKPF
Reference = EDI partner = FIATA
Masks and preallocations are made by CargoSoft during the setting.
Send B/L data as a service order to FIATA
Create a service order to send the B/L data to FIATA.
Select the Services tab in the relevant order and add a new line.
Overview tab
Create a new service order in the Overview tab.
The address stored for FIATA is entered as the service provider.
Service type is (BL) Bill of Lading.
FIATA digital FBL is selected as the transport type from the drop-down menu (FBL).
Reiter Kopfdaten
Wechseln Sie zum Reiter Kopfdaten.
Den FBL Document Status über ein Dropdown Menü auswählen (Preview oder Registered).
Der Auftragstyp wird mit Hauptlauf vorbelegt.
Die Adressen und Verschiffungsdaten und werden aus der Auftragsposition vorbelegt.
Weitere Felder können in den Kopfdaten erfasst werden:
Total number of packages = wird aus der Warenbeschreibung vorbelegt
Contractual clause
Declared Value
Freight Amount
Freight payable at
Cargo Insurance: covered or not covered
Number of Original FBL´s
Number of Copy FBL´s
Place and date of issue
Reiter Adressen
Auf dem Adressen-Reiter kann eine 2nd Notify Party eingetragen werden.
Reiter Ware
Die Warenbeschreibung und Adressen am Container können aus der Warenbeschreibung der Auftragsposition übernommen werden, wenn die automatische Vorbelegungsfunktion eingerichtet ist.
Die Warenbeschreibung kann alternativ manuell erfasst werden.
Wird ein Container in der Warenbeschreibung erfasst, kann der Unterreiter Container ausgewählt werden, um dort weitere Daten zuerfassen.
Unterreiter Gefahrgut
Gefahrgutdaten können hier hinterlegt werden, falls dies noch nicht mit der Vorbelegung der Warenbeschreibung aus dem Auftrag geschehen ist.
An die FIATA werden die Überschriften der UN No. und Class übertragen und in das FBL gedruckt.
Serviceauftrag an FIATA senden und updaten
Folgende Besonderheiten gelten für das Senden und Updaten von Datensätzen über diese Schnittstelle:
Über das Kontextmenü im Reiter Services → Übersicht werden Datensätze gesendet (Serviceauftrag senden/Serviceauftrag Update senden).
Nach erfolgreicher Übermittlung und Rückmeldung vom Provider wird der Serviceauftrag mit einem grünen Haken gekennzeichnet.
Wenn ein Preview FBL gesendet wird, wird ein PDF nach Erhalt in der eAkte im Servicesauftrag mit der Versionsnr. und den Sendedaten abgelegt.
Wird ein Registered FBL gesendet, wird ein PDF nach Erhalt ebenfalls im Reiter eAkte mit der Versionsnr. und den Sendedaten abgelegt.
Ein bestehendes Registered FBL kann nicht mehr als Preview FBL gesendet werden, sondern nur noch als AMENDMENT (Update).
Alle gesendeten AMENDMENTS werden aufsteigend mit der neuste Version im Reiter eAkte angezeigt und können aufgerufen werden.
Die vergebene FBL-Nr. wird als Dateiname für das Registered FBL angezeigt.
Statusmeldungen
EDI-Log-Reiter
Hier kann nachvollzogen werden, ob der Sendevorgang seitens der Exportschnittstelle erfolgreich war. Eventuell auftretende Fehlermeldungen werden im Unterreiter Log angezeigt.
EDI-Status-Reiter
Die Rückmeldungen (Statusevents) werden in den Reiter EDI-Status im Auftrag importiert.
Sofern in den Statusevents hinterlegt, werden die Statusnachrichten auch als eMail aufbereitet.
Die E-Mails die zum Statusevent Registered verschickt werden, können in der eAkte abgelegt werden, wenn dies in den Stammdaten Allgemeine Firmenparameter → Reiter Specials eingestellt ist: 
