Gateway Luftfracht Export

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Last updated: Apr 08, 2024 by Sabrina Stelter
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Inhaltsverzeichnis

Stammdaten

Weiterführende Seiten

Nettorate und Kundenrate

Auf dem Reiter Warenbeschreibung der Consolposition werden die Nettorate und die Kundenrate erfasst.

  • Die Nettorate wird für die CASS-Rückstellung auf die Consolposition verwendet.

  • Die Kundenrate wird für die Weiterberechnung der Luftfracht an die Beilader verwendet.

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→ Das Feld Kundenrate ist in Consol-Positionen nur aktiv, wenn es sich bei der Niederlassung um ein Gateway-Profitcenter handelt.  

Die Ermittlung der Rate erfolgt aus den Stammdaten.   

Das Feld Kundenrate muss für die Gateway-Abrechnung gefüllt werden.

Fehlt die Rate so erscheint die Meldung:

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Nebenkosten für die Gateway-Abrechnung

Auf dem Reiter Nebenkosten werden die Other Charges aus den Stammdaten vorbelegt.

  • Die Nebenkosten werden für die CASS-Rückstellung auf die Consolposition verwendet.

  • Die Nebenkosten werden für die Gateway Abrechnung verwendet.

Nur in Consolpositionen in Niederlassungen, die als Gateway-Profitcenter aktiviert sind, gibt es die zusätzlichen Felder:

  • GW Betrag

  • GW Summe

Die bekannten Felder für Kostenrückstellungen entfallen hier. Diese Felder werden aus den Stammdaten vorbelegt und können hier geändert werden.

Besonderheiten, die zu beachten sind:

  • Ist ein GW Betrag NICHT erfasst, wird der CASS-Rückstellungbetrag abgerechnet!

  • Ist ein GW Betrag von 0,00 erfasst, wird die Zeile NICHT in die Gateway Abrechnung übernommen.

  • Soll eine Zeile NUR in die Gateway Abrechnung, nicht aber für die CASS-Rückstellung verwendet werden, kann im Feld PL = GW erfasst werden.

  • Zeilen mit PL = AWB werden grundsätzlich nicht an die CASS-Rückstellung oder Gateway Abrechnung übergeben, sondern nur im AWB gedruckt.

  • Das Kennzeichen Prepaid oder Collect (C/P) wird bei der Gateway-Abrechnung nicht beachtet. Es wird immer weiter fakturiert.

Gateway-Abrechnung erzeugen

Um die Abrechnung zu erstellen, öffnen Sie das F6-Fenster. 

Darin befindet sich die Funktion Gateway Abrechnung.

Es öffnet sich ein Vorschaufenster, in dem die Beträge vor dem Buchen noch einmal kontrolliert werden können.

Vorschau Gateway Abrechnung

Hier werden die Beträge auf die HAWBs verteilt und pro Abrechnungsart angezeigt. 

Im Feld Grundlage wird angezeigt, ob CWT (Chargeable Weight), GWT (Gross weight), PCS (Pieces) oder N ein Festpreis zu Grunde gelegt wurde. 

Das Feld Wert enthält das entsprechende Gewicht oder PCS.



Besonderheiten bei der Berechnung

  • Grundlage CWT (Chargeable weight): Der angegebene Preis pro kg wird IMMER mit dem CWT des HAWBs multipliziert. 
    Dies erfolgt bei der Berechnung der Luftfracht sowie den Nebenkosten mit Grundlage CWT.


  • GWT und PCS werden ebenfalls mit den entsprechenden Werten aus den HAWBs multipliziert.

  • In allen anderen Fällen wird der genannte Betrag über das CWT der HAWBs verteilt.

Optionen im Fenster Gateway-Abrechnung

In der Kopfzeile zu jedem HAWB befinden sich neben der Positionsnummer und der HAWB-Nummer auch die Belegart und der Belegempfänger. 

Bei Belegart SP (Sammelrechnungsposition) wird zusätzlich die Sammelrechnungsnummer vorgeschlagen. 
(Siehe Besonderheit bei SR-Position – Zuweisung der Belegnummer.) 

Die Sammelrechnungsnummer kann hier geändert bzw. erfasst werden.

Sammelbelegnummer ändern:

  • Zu jedem HAWB können Zeilen hinzugefügt werden:
    Rechte Maustaste → Zeile einfügen: Fügt eine Zeile über der markierten Zeile ein.
    Rechte Maustaste → Zeile anfügen: Fügt eine Zeile unten an. Jeweils in dem HAWB, in dem der Fokus liegt.

  • Beträge und Texte können geändert werden.

  • Die Ansicht kann gedruckt werden. Button Drucken… anklicken

  • Die Buchungen vornehmen: Button OK drücken.

  • Den Vorgang abbrechen: Button abbrechen drücken.

Besonderheit bei SR-Position – Zuweisung der Belegnummer

Damit die Sammelrechnungspositionen (SP) Sammelrechnungsköpfen (SK) sofort zugewiesen werden können, muss die Belegnummer des SK in der Adresse hinterlegt werden.

Einstellung in ADRESSEN → Reiter Erweitert → Unterreiter Rechnungsdaten → Feld Akt. Sammelrechnungsnr.:

Sollte der Fall eintreten, dass innerhalb eines Consols für einen Rechnungsempfänger mehr als eine Sammelrechnungsposition erzeugt werden muss, ist es notwendig, je HAWB einen separaten Sammelrechnungskopf anzugeben.
Es ist nicht möglich, auf einer Position (hier Consolposition) mehr als eine Sammelrechnungsposition für einen Sammelrechnungskopf (SK) anzulegen.

Das Programm unterstützt insoweit, dass der Vorschlag der Sammelrechnungsnummer unterbunden wird, wenn hierfür auf dem Consol bereits eine Sammelrechnungsposition existiert.
Die manuelle Erfassung einer bereits verwendeten Nummer ist ebenfalls nicht möglich.

Besonderheiten bei der IBV

Buchung nur mit Berechtigung FAKIBVFREIGABE

Bei der Standardfunktion der Innerbetrieblichen Verrechnung (IBV) in CargoSoft wird die Verbuchung nur ausgelöst, wenn ein Mitarbeiter mit der Berechtigung FAKIBVFREIGABE die Buchungen freigibt.

Für die Gateway-Abrechnung wurde dies nur teilweise übernommen, um eine sofortige Buchung zu ermöglichen, ohne Umweg über das Programm im Umgebungsmenü. 
Vorausgesetzt der Mitarbeiter hat die Berechtigung FAKIBVFREIGABE, werden die Buchungen sofort verbucht!

Hat ein Mitarbeiter die Berechtigung nicht, werden die Buchungen erzeugt, aber noch nicht verbucht.
Die Freigabe erfolgt über das Programm Umgebung → Faktura → Innerbetriebliche Verrechnung.

Vorschlag der Buchungsperiode

Bei der Gateway-Abrechnung wird bei Innerbetrieblichen Verrechnungen die Buchungsperiode aus dem Leistungsmonat der Consolposition vorgeschlagen.

Einzelne HAWBs berechnen

Das Vorschaufenster bietet die Möglichkeit, einzelne HAWBs von der Berechnung auszuklammern. 

Es werden somit nur HAWBs berechnet, an denen die Checkbox aktiviert ist. 

Beim Aufruf des Fensters sind alle Haken gesetzt.

Vorschaufenster - HAWBs (nicht) berechnen:

Ansicht des Speditionskontos

Im Speditionskonto der Consolposition werden die Einnahmen verbucht. 

Die Gegenbuchung bei Innerbetrieblicher Verrechnung erfolgt auf der HAWB-Position. 

Als Buchungshinweis wird Gateway Abrechnung zusammen mit der HAWB-Positionsnummer automatisch eingetragen.

Speditionskonto im Consol mit Gateway-Abrechnung: 


HAWB IBV Gegenbuchung:

Rechnungsdruck

Einzelrechnungen und Sammelrechnungspositionen werden in der Consolakte gespeichert. 

Dabei werden die Sendungsdaten aus den HAWB-Positionen mitgespeichert. 

In den Fakturatabellen (eafako_t) wurden neue Felder hinzugefügt für die Kennzeichnung einer Gateway Invoice (Vergabe einer internen Nummer aus dem Nummernkreis GWINV), HAWB-Positionsnummer und Master-Positionsnummer. 

Diese Angaben können für das Rechnungslayout verwendet werden.

ACHTUNG: Sollten Sie eine Gateway-Rechnung in der Consolposition kopieren, werden standardmäßig die Warenwerte aus der aktuellen Position herangezogen. 

Da dies die Consol-Position ist, werden nun die Packstückanzahl und Gewichte aus dem Consol eingetragen. 

Bitte dies in der kopierten Rechnung beachten und ggfls. ändern.

Die CASS-Rückstellung und Eingangsrechnung

Ist eine Niederlassung als Gateway-Profitcenter markiert, wird beim Bilden der CASS-Rückstellung über das F6-Menü der gesamte Betrag auf die Consolposition gebucht. 

→ Es erfolgt keine Aufteilung auf die HAWBs.

CASS Rückstellung:

Rückstellung in der Consolposition:

Auch bei Verbuchung der CASS-Eingangsrechnung über das CASS-Programm wird der Gesamtbetrag auf die Consolposition gebucht und dabei die CASS-Rückstellung aufgelöst. 

→ Es erfolgt keine Aufteilung auf die HAWBs.