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Art des Kontos und Nummer der Adresse/des Kontos.

→ Siehe Kontoarten in CargoSoft.

• Das Mussfeld Kurzbezeichnung muss mit einem Code gefüllt werden.
  Die Eingabe kann alphanumerisch bis 15 Stellen erfolgen.

• Eine Vorgabe zur Formatierung des Feldes ist nicht eingerichtet.          

• In den Auftragsadressen 1-8 kann durch Eingabe der Kurzbezeichnung ins Feld Adressnummer die Adresse direkt in den Auftrag übernommen werden, ohne die Suchmaske zu nutzen.

→ Adressen im Auftrag

• Name der Firma/des Unternehmens

• Dieses Feld ist verknüpft mit der 1. Zeile des Feldes Firma auf dem Unterreiter Eingabe.

→ Die Eingabe in einem der beiden Felder bewirkt die Übernahme in das jeweils andere Feld.

→ Unterreiter Eingabe in Adresse in ADRESSEN

UN Countrycode

→ UN Codes für Länder in AUFTRÄGE

• Es kann ein UN-Locationcode aus den Orte-Stammdaten gezogen werden.

• Ist unter Umständen nur relevant für Schnittstellen und kein Mussfeld.

• Vereinfacht die Suche nach Orten in der Adress-Suchmaske. 

→ UN Codes für Orte in AUFTRÄGE

• Dieses Feld ist verknüpft mit dem Feld Ort auf dem Reiter Eingabe.

• Wird ein UN-Locationcode aus der Ortetabelle gezogen, erfolgt die Übernahme der Langbezeichnung dieses Eintrags automatisch.

Mit der Betreuerfunktion wird einer Adresse eine verantwortliche Person (=Betreuer) zugeordnet.

Nur diese Person hat die Berechtigung, Änderungen an dieser Adresse vorzunehmen.

Alle anderen Anwender können sich die Adresse nur anzeigen lassen.

• Hinter dem Feld Betreuer steht eine Funktion, die aktiviert werden muss → Betreuerfunktion.

• Die Aktivierung hat zur Folge, dass die Adresse nur durch den User des dort eingetragenen Logins bearbeitet werden kann.

Betreuerfunktion

Berechtigungsobjekte:
SALESSTATUSADMIN - Berechtigung, ob das Feld Salesstatus in einer Adresse bearbeitet werden kann.
ADRGSVADMIN - Berechtigung, ob die Adresse von einem anderen Betreuer bearbeitet werden kann.

Bei der Adresserfassung

Bei der Erfassung neuer Adressen ist das Feld Betreuer nun Pflichtfeld.

Hier wird ein CargoSoft-Login erfasst.

Nachdem die Adresse gespeichert wurde und ein erneuter Aufruf stattfindet, ist nur noch der erfasste Betreuer berechtigt, Änderungen vorzunehmen.

Aktivierung der Betreuerfunktion

FIRMA → ALLGEMEINE FIRMENPARAMETER → Reiter Specials → Feld Adressen: Betreuerfunktion.

Plausibilitätsprüfung Salesstatus

Wird der Betreuer einer Adresse geändert und diese Adresse enthält den Salesstatus M1 oder M2, wird bei Änderung des Betreuers der Salesstatus automatisch auf M3 geändert.

Wird die Anzahl an Zielkunden erreicht, setzt CargoSoft den Betreuer automatisch auf [x + Land] der Firma aus den Stammdaten ALLGEMEINE FIRMENPARAMETER, z.B. XDE für Deutschland (bisher wurde immer XDE erfasst). Bei Neuanlage von 5er und 6er Accounts (G + D Kontoarten) wird automatisch ein T in den Salesstatus gesetzt und der Erfasser (User) wird automatisch als Betreuer eingesetzt.

Sollte der Erfasser seine maximale Anzahl von z.B. 10 T-Konten erreicht haben, wird automatisch wie oben beschrieben der Betreuer auf [x + Land] aus den Stammdaten eingesetzt.

Aktivieren Sie die Funktionen in

FIRMA → ALLGEMEINE FIRMENPARAMETER → Reiter Auftragsdaten:

Dort wird

• die Plausi für den Salesstatus aktiviert,

• der Default Salesstatus (= Buchstabe) gesetzt und

• die maximale Anzahl der Zielkunden eintragen.

Maximale Anzahl von Kunden

Zusätzlich ist es möglich,  in einer Niederlassung für einen Betreuer eine maximale Anzahl von Accounts einzupflegen.

Diese Anzahl kann unter Stammdaten FIRMA → NIEDERLASSUNGEN → Reiter Salesstatus vorbelegt werden.

Wird die maximale Anzahl der Accounts überschritten, erfolgt eine CaroSoft Information:
Diesem Betreuer wurde bereits die maximal zulässige Anzahl an Zielkunden zugewiesen!

→ Dann wird wie schon oben beschrieben, der Betreuer auf X + Land aus den Stammdaten gesetzt.

Feld für das CRM → Schauen Sie bitte unter Unterreiter Sales in Reiter Erweitert in Adressen.

• Es kann ein CargoSoft-Login hinterlegt werden → das Feld greift auf die Mitarbeitertabelle zu.

• Das Login beschreibt, welcher User weltweit für diese Adressen bzw. Kunden zuständig ist.

Geben Sie ein in den Stammdaten ADRESSEN → VERTRETER vorhandenes Vertreterkürzel ein, um diesem Vertreter diese Kundenadresse zuzuweisen.

• In den Stammdaten ADRESSEN → SALESSTATUS können Einträge gespeichert werden.

• Das Feld kann für Statistiken oder zur Schnittstellenübergabe genutzt werden.

• Kann für die Ermittlung von Sachkonten und deren Übergabe an die Finanzbuchhaltung genutzt werden.

Kontotypen bei mandantenabhängigen Adressen

Stammdaten ADRESSEN → ADRESSEN → Reiter Mandanten → Feld Kontotyp.

Bei Kunden mit Teilmandantenabhängigkeit kann ein Kontotyp pro Mandant auf dem Reiter Mandanten erfasst werden.

→ Anlage der Kontotypen in den Stammdaten ADRESSEN → KONTOTYPEN.

• Befinden sich auf dem Reiter Memo in ADRESSEN in der Adresse wichtige Informationen, die mit Übernahme der Adresse in den Auftrag angezeigt werden sollen, muss das Feld aktiviert werden.
  Mit der Übernahme der Adresse öffnet sich ein Fenster mit den Informationen des Reiters.
  Das Fenster muss manuell durch den Anwender geschlossen werden, kann aber jeder Zeit durch einen Klick auf das Memo-Icon links neben der Auftragsadresse wieder geöffnet werden.

• Ist das Feld in der Adresse NICHT aktiviert, öffnet sich das Fenster nicht automatisch.
  Lediglich ein ‚i‘ am Memo-Icon, links neben der Auftragsadresse, kennzeichnet, dass Informationen zur Adresse hinterlegt sind.

→ Memofunktion/Adress-Memo an der Adresse

→ Reiter Memo in ADRESSEN

• Soll eine Adresse nicht mehr genutzt werden, kann die Deaktivierung hier erfolgen.

• In den Auftragsmodulen in den Adressen 1-8 wird die Adresse in der Suchmaske nicht mehr angezeigt, kann aber jederzeit direkt in den Stammdaten noch aufgerufen werden.

• Durch Entfernen des Hakens kann die Adresse jeder Zeit wieder frei gegeben werden.

• ACHTUNG: Adressen, die bereits in Aufträgen verwendet wurden bitte NIE löschen nur sperren. Das Löschen kann zur Folge haben, dass die Aufträge nicht mehr geöffnet werden können. Stattdessen verwenden Sie diese Checkbox, um Adressen zu deaktivieren.

Ein neues Berechtigungsobjekt mit dem Namen LOCKADR wurde eingefügt, um das Sperren und Entsperren von Adressen zu steuern.
Dieses Berechtigungsobjekt wird beim Update automatisch dem Berechtigungsprofil zugeordnet, das mindestens eines dieser Objekte STAADRD, STAADRK, STAADRG, STAADRA oder STAADRP enthält.

Betrifft die Kontoarten D und K

• Wurde eine D- oder K-Adresse angelegt, kann durch Aktivieren der Checkbox automatisch die entsprechende Gegenadresse zum Debitoren bzw. Kreditoren angelegt werden.

• Die Nummernvergabe erfolgt je nach Stammdateneinstellung manuell oder automatisch.

• Änderungen (z.B. Postanschrift, Telefonnummern, Ansprechpartner), die in der Adresse unter der einen Kontoart erfasst werden, werden im Referenzkonto, also in der Adresse mit der gleichen Adressnummer, aber dem Gegenkennzeichen, automatisch mit aktualisiert.

• Mit diesem Kennzeichen ist es deshalb es nicht notwendig, dasselbe Kundenkonto zweifach zu erfassen.

Ausnahme bei mandantenabhängigen Adressen

Der Mandantenreiter der neuen Adresse wird aus technischen Gründen NICHT in die Gegenadresse mitkopiert.
Wenn Sie die Kontonummer der Gegenadresse verwenden möchten, muss dort zunächst der Mandant eingetragen werden, sonst hat der Mandant keinen Zugriff auf die Adresse → siehe CargoSoft Information nebenstehend.
 

Hier wird eine sensible Adresse markiert.

Evtl. ist diese Checkbox bei Ihnen nicht sichtbar. 
Sie wird aktiviert, wenn Ihre Firma grundsätzlich mit sensiblen Adressen arbeitet und ist dann beim Erstellen neuer Adressen automatisch aktiviert.
Die Einstellung dazu finden Sie in den Allgemeinen Firmenparametern.

→ Sensible Adressen markieren

→ Checkbox Sensible Adressen nutzen → Specials-Reiter in ALLG FIRMENPARAMETER in FIRMA

Einstellung, ob PDFs beim Mailing zusammengeführt werden sollen.

Die Einstellung gilt für alle zu dieser Adressen gehörenden E-Mailadressen, die im Reiter Partner hinterlegt sind.

Die Einstellung wird gem. Stammdaten im Mailfenster vorbelegt. Das Feld kann manuell bearbeitet werden.
Die Vorbelegung erfolgt auf Basis der ersten eingetragenen E-Mailadresse.

Wird ein externes Mailprogramm verwendet und die E-Mailadresse über Adressbuch eMail-Programm gewählt, so ist eine Vorbelegung des Feldes PDF zusammenführen im Mailfenster nicht möglich.

Die Vorbelegung erfolgt bei

• Auswahl der E-Mailadresse über Doppelklick in das Feld AN (E-Mailauswahl der aktuellen Position)

• Auswahl einer Adresse über Adressstamm CargoSoft sowie

• manuellem Eintragen der E-Mailadresse.

Das Programm sucht anhand der E-Mailadresse in den Adressstammdaten (adr_t, email_v und adrpartner_t).

Werden mehrere .pdf-Anhänge in der Email zusammengeführt, so wird als Dateiname die Positionsnummer verwendet.
Kann keine Positionsnummer ermittelt werden, so setzt sich der Dateiname aus dem Zeitstempel (DatumZeitId) zusammen.

Die Einstellung wird beachtet beim Mailing

• aus dem TMS heraus

• über die CargoCom (mailstamm_t.email_cargocom = J)

• der automatischen ATLAS-Ausgangsrechnung.

→ Anhänge in der E-Mail

→ Voraussetzung für das Zusammenführen der .pdf-Dokumente ist die Installation des PDF24Writer.