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B/L -Daten können per Schnittstelle an die FIATA übermittelt werden und somit FBL´s erstellt werden, sofern der Spediteur sich bei FIATA für den Digital Passport Prozess registriert hat.
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data can be transmitted to FIATA via an interface and thus FBLs can be created, provided the forwarder has registered with FIATA for the Digital Passport process.
The QR code is placed on the generated PDF, which is sent back to the TMS and stored in the Services tab of the order in the eFile.
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Contents
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StammdatenBasic data
CS Codes Ext. in CS Admin in codes ext in ADMIN
EDI -Partner partner in ADMIN
Adressen Addresses in ADRESSEN
Weiterführende Seiten
Verifizierung des digitalen FBL
Das FBL kann verifiziert werden, indem
die FBL-Nummer eingegeben wird,
der QR-Code gescannt wird oder
das PDF hochgeladen wirdADDRESSES
Links to further information
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Verify the digital FBL
The FBL can be verified by
entering the FBL number,
scanning the QR code or
uploading the PDF: https://fiata.org/document-verificatioverification.
Arten der FBL-Datensätze
Folgende Datensätze können an die FIATA übermittelt werden:
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Es kann ein PREVIEW erstellt werden (Verifizierung nicht möglich) = Entwurf
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Es kann ein REGISTERED PDF erstellt werden (FBL zur Verifizierung) = Dokument (pdf)
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Stammdaten einrichten
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Kinds of FBL data records
The following data records can be transmitted to FIATA:
A PREVIEW can be created (verification not possible) = draft
A REGISTERED PDF can be created (FBL for verification) = document (pdf)
Updates can be created (AMENDMENTS) - the current document applies for this = change
Set up basic data
Set up service type
ADMIN → CS ADMIN → CS CODES EXT
Für den Servicetyp The following settings must be made for the service type (Bill of Lading) müssen in den Stammdaten CS Codes Ext folgende Einstellungen vorgenommen werden:Art in the cs codes ext basic data:
Type = TPVERKEHR
Code = BL
Qualifier = ALL
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Set up tansport type
ADMIN → CS ADMIN → CS CODES EXT
Für die Transportart The following settings must be made for the transport type (FBL) müssen in den Stammdaten CS Codes Ext folgende Einstellungen vorgenommen werden:Art in the cs codes extbasic data:
Type = TPTPART
Code = FBL
Qualifier = ALL
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ADMIN → EDI → EDI
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PARTNER
Legen Sie den EDI-Partner FIATA an.
Dieser muss in der Adresse des Dienstleisters für den Serviceauftrag als Qualifier verwendet werden.
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ADRESSEN → ADRESSEN
Dienstleisteradresse für die FIATA anlegen
In den Stammdaten Adressen in ADRESSEN wird eine neue Dienstleisteradresse für die FIATA angelegt.
Anschließend wird auf dem Unterreiter EDI-Referenzen der EDI-Partner als Qualifier hinzugefügt werden.
Dies steuert die Vorbelegung des EDI-Partners im ServiceauftragCreate the EDI partner FIATA.
This must be used as a qualifier in the address of the service provider for the service order.
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ADDRESSES → ADDRESSES
Create service provider address for FIATA
A new service provider address for FIATA is created in the master data addresses.
The EDI partner is then added as a qualifier on the EDI references sub-tab.
This controls the pre-assignment of the EDI partner in the service order.
Qualifier = TPKPF
Referenz Reference = EDI -Partner partner = FIATA
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Masken und Vorbelegungen werden bei der Einrichtung durch CargoSoft vorgenommen.
B/L-Daten an die FIATA als Serviceauftrag senden
Erstellen Sie einen Serviceauftrag, um die B/L-Daten an die FIATA zu senden.
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Reiter Übersicht
Erstellen Sie im Reiter Übersicht einen neuen Serviceauftrag.
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Als Dienstleister wird die hinterlegte Dienstleisteradresse für die FIATA erfasst.
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Masks and preallocations are made by CargoSoft during the setting.
Send B/L data as a service order to FIATA
Create a service order to send the B/L data to FIATA.
Select the Services tab in the relevant order and add a new line.
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Overview tab
Create a new service order in the Overview tab.
The address stored for FIATA is entered as the service provider.
Service type is (BL) Bill of Lading.
Als
Transportart wird aus dem Dropdownmenü FIATA digital FBL is selected as the transport type from the drop-down menu (FBL) FIATA digital FBL ausgewählt.
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Reiter Kopfdaten
Wechseln Sie zum Reiter Kopfdaten.
Den FBL Document Status über ein Dropdown Menü auswählen (Preview oder Registered).
Der Auftragstyp wird mit Hauptlauf vorbelegt.
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Die Adressen und Verschiffungsdaten und werden aus der Auftragsposition vorbelegt.
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Header data tab
Select the FBL Document status via the dropdown list (preview or registered).
The order type is set by default with main carriage.
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The adresses and shipping data are pre-assigned from the order file.
Further fields can be entered in the header data:
Total number of packages = wird aus der Warenbeschreibung vorbelegtwill be preset from the goods description
Contractual clause
Declared Value
Freight Amount
Freight payable at
Cargo Insurance: covered or not covered
Number of Original FBL´s
Number of Copy FBL´s
Place and date of issue
Reiter Adressen
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Addresses tab
A 2nd Notify Party eingetragen werden can be entered on the Address tab.
Reiter Ware
Die Warenbeschreibung und Adressen am Container können aus der Warenbeschreibung der Auftragsposition übernommen werden, wenn die automatische Vorbelegungsfunktion eingerichtet ist.
Die Warenbeschreibung kann alternativ manuell erfasst werden.
Wird ein Container in der Warenbeschreibung erfasst, kann der Unterreiter Container ausgewählt werden, um dort weitere Daten zuerfassen.
Unterreiter Gefahrgut
Gefahrgutdaten können hier hinterlegt werden, falls dies noch nicht mit der Vorbelegung der Warenbeschreibung aus dem Auftrag geschehen ist.
An die FIATA werden die Überschriften der UN No. und Class übertragen und in das FBL gedruckt.
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Serviceauftrag an FIATA senden und updaten
Folgende Besonderheiten gelten für das Senden und Updaten von Datensätzen über diese Schnittstelle:
Über das Kontextmenü im Reiter Services → Übersicht werden Datensätze gesendet (Serviceauftrag senden/Serviceauftrag Update senden).
Nach erfolgreicher Übermittlung und Rückmeldung vom Provider wird der Serviceauftrag mit einem grünen Haken gekennzeichnet.
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Wenn ein Preview FBL gesendet wird, wird ein PDF nach Erhalt in der eAkte im Servicesauftrag mit der Versionsnr. und den Sendedaten abgelegt.
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Wird ein Registered FBL gesendet, wird ein PDF nach Erhalt ebenfalls im Reiter eAkte mit der Versionsnr. und den Sendedaten abgelegt.
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Ein bestehendes Registered FBL kann nicht mehr als Preview FBL gesendet werden, sondern nur noch als AMENDMENT (Update).
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Die vergebene FBL-Nr. wird als Dateiname für das Registered FBL angezeigt.
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Statusmeldungen
EDI-Log-Reiter
Hier kann nachvollzogen werden, ob der Sendevorgang seitens der Exportschnittstelle erfolgreich war. Eventuell auftretende Fehlermeldungen werden im Unterreiter Log angezeigt.
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EDI-Status-Reiter
Die Rückmeldungen (Statusevents) werden in den Reiter EDI-Status im Auftrag importiert.
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Sofern in den Statusevents hinterlegt, werden die Statusnachrichten auch als eMail aufbereitet.
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Goods tab
The goods description and addresses on the container can be taken from the goods description of the order file if the automatic pre-assignment function is set.
Alternatively, the goods description can be entered manually.
If a container is entered in the goods description, the Container sub-tab can be selected to enter further data there.
Dangerous goods sub tab
Dangerous goods data can be stored here if this has not already been done with the pre-assignment of the goods description from the order.
The UN No. and Class headings are transferred to FIATA and printed in the FBL.
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Send and update service order to FIATA
The following special features apply to sending and updating data records via this interface:
Data records are sent via the context menu of the Overview tab (Send service order/Send service order update).
After successful transmission and feedback from the provider, the service order is marked with a green tick.
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When a Preview FBL is sent, a PDF is stored in the eFile of the service order with the version number and the send data after receipt.
If a Registered FBL is sent, a PDF is also stored in the eFile tab with the version number and the send data after receipt.
An existing Registered FBL can no longer be sent as a Preview FBL, but only as an AMENDMENT (update).
All sent AMENDMENTS are displayed in ascending order with the latest version in the eFile tab and can be called up.
The assigned FBL number is displayed as the file name for the Registered FBL.
Status messages
EDI-Log tab
Here you can see whether the sending process was successful on the part of the export interface. Any error messages that occur are displayed in the Log sub-tab.
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EDI-Status tab
The responses (status events) are imported into the EDI status tab in the order.
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If stored in the status events, the status messages are also prepared as an e-mail.
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The emails that are sent for the Registered status event can be stored in the eFile if this is set in the General company parameters → Specials tab master data: 
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