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Via CargoCom it is possible to automatically create accruals and generate outgoing vouchers from the Calculation tab.
All not yet invoiced cost lines are considered.
For all revenue lines that have not yet been invoiced (invoice and credit note), the vouchers are generated per invoice recipient.
This CargoCom process is set up in ADMIN → CARGOCOM.

.

Contents

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Setting for ...ParameterValue

Automatic creation of drafts

There is the possibility to create drafts automatically in the Invoicing tab instead of the outgoing invoices.
These can then be processed and posted as usual.

In the billing line of the calculation tab, R=Outgoing invoice is entered as voucher type.
If the above CargoCom parameter is active, the outgoing invoice is then generated as a draft.

create_entwurf TRUE


Basic data

  • The settings can be configured separately for create accruals and create outgoing vouchers.
  • The values for status types and waiting time can be set individually.
  • Several status types can also be stored, separated by semicolons.
  • The waiting time is specified in days.


Voucher creation

For the first voucher creation in a file, CargoCom checks the file for the stored status.

Taking into account the stored waiting time related to the date when the required status was set in the item, the accruals are created or the outgoing vouchers are generated.

After that, newly added billing lines on the calculation tab are invoiced with each CargoCom run.

The vouchers are only processed via CargoCom if the checkbox No automatic voucher generation via CargoCom is deactivated for the file number range in the master data ADMIN → NUMBER RANGES → PREALLOCATIONS.

When posting the accrual, the settings in the billing master data (e.g. accumulate accruals per activity type) are observed.

For CONSOL, TOUR and SMAWB files, an attempt is made to carry out automatic cost splitting. For this, the master data for automatic cost splitting must be filled.

If the basis or other information is missing, the accrual is NOT created until all requirements are met.


Beleg/Rückstellung erzeugen blockieren, wenn CargoCom läuft

Um das gleichzeitige Verarbeiten von Kalkulationszeilen bei Nutzung der CargoCom zu verhindern gibt es folgende zwei Prüfungen:

1Bei Auswahl des Menüpunktes Ausgangsbeleg bzw. Rückstellungen bilden wird für die Zeit der Verarbeitung ein Eintrag in der tabelle sperren_t angelegt. Diesen Eintrag prüfen sowohl der Kalkulationsreiter (bei der manuellen Bearbeitung) wie auch das CargoCom Programm. Solange der Eintrag in sperren_t besteht, kann das jeweils andere Programm für diese Position keine Belege bilden.
2

Die Änderung oder Neuanlage von Kalkulationszeilen, die gleichzeitig von der CargoCom verarbeitet werden, wird mit einer zusätzlichen Abfrage verhindert.

Beim Speichern der Änderung wird nochmals geprüft, ob die Zeile inzwischen verbucht wurde.
Ist die Zeile gebucht, wird eine Meldung ausgegeben, dass die letzten Änderungen nicht mehr gespeichert werden können. In diesem Fall müssen mit F5 die Anzeige aktualisiert und die Änderungen ggf. erneut durchgeführt werden.

Einstellungen und Vorgaben

Für Abfragen, die man bei manueller Buchung als Anwender beantworten kann, gibt es bei der Hintergrund-Fakturierung über die CargoCom feste Vorgaben.

Rückstellungen werden immer neu angelegt. Eine Stornierung einer bestehenden Rückstellung erfolgt nur, sofern erneut eine automatische Luftfracht-Rückstellung gebildet wird.

Erzeugt die CargoCom mindestens eine Ausgangsrechnung (R) auf  einer Position, wird der Status mit Füllregel Fakturiert ("6") in der Position gesetzt.

Als Sachbearbeiter in der Faktura wird der verantwortliche Mitarbeiter der Position verwendet.


Verarbeitungsprozess von Kalkulationsdaten

Fehlende Mussfelder

Bei fehlenden Mussfeldern (Abrechnungsart, Kontonummer, Einzelpreis, Gesamtpreis) wird die Kalkulationszeile im CargoCom Programm KALKULATION auf gebucht="F" für Fehler gesetzt.

Alle anderen Kalkulationszeilen werden trotzdem gelesen und zu Belegen und Rückstellungen verarbeitet.

Im Dialog erscheint weiterhin die Fehlermeldung, dass Mussfelder nicht gefüllt sind.

Hier muss der Anwender:

  • die Mussfelder füllen oder
  • die Zeilen komplett löschen oder
  • darf nur die Zeilen zum Fakturieren anhaken, wo alle Felder gefüllt sind.

Luftfracht/Export

Kalkulationszeilen in der Luftfracht/Export mit dem Eintrag Print / Send (e)AWB = Ausschliesslich werden im Feld gebucht auf "-" gesetzt, da sie niemals beim Fakturieren verarbeitet werden.

Auf diese Art und Weise reduziert sich für den CargoCom Prozess KALKULATION die Anzahl der zu lesenden Datensätze.

Zeilen mit Betrag 0,00

Kalkulationszeilen mit Betrag = 0,00 werden bei Rückstellungen direkt auf gebucht = "J" gesetzt, da sie keinen Wert haben.

Bei Ausgangsbelegen wird die Einstellung Abrechnungszeilen Ausgangsfaktura nicht 0,00 aus faktstamm_t beachtet.

Falls Zeilen mit 0,00 nicht erlaubt sind, werden sie im Kalkulationsreiter ebenfalls auf gebucht = "J" gesetzt.

Zeilen mit Fehler

Falls Zeilen auf gebucht = "F" für Fehler stehen, können sie im Kalkulationsreiter geändert werden. Das Kennzeichen wird dann wieder auf gebucht = "N" gesetzt.                              

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