CargoCom Calculation

Owned by Hauke Gulich
Last updated: Apr 03, 2024 by Bärbel Neitzel
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Automatic creation of drafts

There is the possibility to create drafts automatically in the Invoicing tab instead of the outgoing invoices.
These can then be processed and posted as usual.

In the billing line of the calculation tab, R=Outgoing invoice is entered as voucher type.
If the above CargoCom parameter is active, the outgoing invoice is then generated as a draft.

  • Setting for ... Parameter: create_entwurf and Value: TRUE.

Basic data

  • The settings can be configured separately for create accruals and create outgoing vouchers.

  • The values for status types and waiting time can be set individually.

  • Several status types can also be stored, separated by semicolons.

  • The waiting time is specified in days.

Voucher creation

For the first voucher creation in a file, CargoCom checks the file for the stored status.

Taking into account the stored waiting time related to the date when the required status was set in the item, the accruals are created or the outgoing vouchers are generated.

After that, newly added billing lines on the calculation tab are invoiced with each CargoCom run.

The vouchers are only processed via CargoCom if the checkbox No automatic voucher generation via CargoCom is deactivated for the file number range in the master data ADMIN → NUMBER RANGES → PREALLOCATIONS.

When posting the accrual, the settings in the billing master data (e.g. accumulate accruals per activity type) are observed.

For CONSOL, TOUR and SMAWB files, an attempt is made to carry out automatic cost splitting. For this, the master data for automatic cost splitting must be filled.

If the basis or other information is missing, the accrual is NOT created until all requirements are met.

Generate document/reset block when CargoCom is running

The following two checks are available to prevent the simultaneous processing of calculation lines when using CargoCom:

1

When selecting the menu item Outgoing voucher or Create accruals , an entry is created in the block_t table for the time of processing. Both the calculation tab (for manual processing) and the CargoCom program check this entry. As long as the entry in block_t exists, the other program cannot create any vouchers for this item.

2

Changing or creating new calculation lines that are processed by CargoCom at the same time is prevented by an additional query.
When the change is saved, the system checks again whether the line has been posted in the meantime.
If the line has been posted, a message is displayed stating that the last changes can no longer be saved. In this case, press F5 to refresh the display and make the changes again if necessary.

Settings and preconditions

For queries that can be answered by the user during manual booking, there are fixed specifications for background invoicing via CargoCom.

Provisions are always created anew. An existing accrual is only canceled if an automatic airfreight accrual is created again.

If CargoCom generates at least one outgoing invoice (R) for an item, the status is set in the item with the filling rule Invoiced ("6").

The employee responsible for the item is used as the clerk in the invoice.



Verarbeitungsprozess von Kalkulationsdaten

Fehlende Mussfelder

Bei fehlenden Mussfeldern (Abrechnungsart, Kontonummer, Einzelpreis, Gesamtpreis) wird die Kalkulationszeile im CargoCom Programm KALKULATION auf gebucht="F" für Fehler gesetzt.

Alle anderen Kalkulationszeilen werden trotzdem gelesen und zu Belegen und Rückstellungen verarbeitet.

Im Dialog erscheint weiterhin die Fehlermeldung, dass Mussfelder nicht gefüllt sind.

Hier muss der Anwender:

  • die Mussfelder füllen oder

  • die Zeilen komplett löschen oder

  • darf nur die Zeilen zum Fakturieren anhaken, wo alle Felder gefüllt sind.

Luftfracht/Export

Kalkulationszeilen in der Luftfracht/Export mit dem Eintrag Print / Send (e)AWB = Ausschliesslich werden im Feld gebucht auf "-" gesetzt, da sie niemals beim Fakturieren verarbeitet werden.

Auf diese Art und Weise reduziert sich für den CargoCom Prozess KALKULATION die Anzahl der zu lesenden Datensätze.

Zeilen mit Betrag 0,00

Kalkulationszeilen mit Betrag = 0,00 werden bei Rückstellungen direkt auf gebucht = "J" gesetzt, da sie keinen Wert haben.

Bei Ausgangsbelegen wird die Einstellung Abrechnungszeilen Ausgangsfaktura nicht 0,00 aus faktstamm_t beachtet.

Falls Zeilen mit 0,00 nicht erlaubt sind, werden sie im Kalkulationsreiter ebenfalls auf gebucht = "J" gesetzt.

Zeilen mit Fehler

Falls Zeilen auf gebucht = "F" für Fehler stehen, können sie im Kalkulationsreiter geändert werden. Das Kennzeichen wird dann wieder auf gebucht = "N" gesetzt.