Wird ein Datensatz über Office2Office übermittelt, werden diese Felder automatisch befüllt und angezeigt.
Bei einer Office2Office-Übertragung werden die Dokumente aus der eAkte mit aktivierter Checkbox C2C des gesendeten Serviceauftrags in die eAkte des EDI-Datensatzes kopiert (übernommen) .
Suchergebnis
Im Suchergebnis wird der gewünschte Datensatz ausgewählt und über die verschiedenen Funktionen gem. Punkt 2 Einzelne Funktionen im EDI-Postkorb verarbeitet
Funktion: Übernommene Datensätze im Anzeigemodus
Übernommene EDI-Datensätze können ausschließlich im Anzeigemodus geöffnet werden.
Beim Öffnen erscheint ein entsprechender Hinweis, dass die Position nicht geändert werden kann.
→ Eine Ausnahme ist die Memo-Funktion. Auch in den EDI-Datensätzen können Memos und Adressmemos hinterlegt werden.
Mussfelder werden nicht geprüft, alle Reiter der Position sind einsehbar.
Ein EDI-Datensatz wird nach dem Schließen nicht in der Sidebar angezeigt.
Erst die gewandelte, neue Position wird in die Sidebar gestellt und ist editierbar.
Mailbenachrichtigung nach Verarbeitung eines EDI-Datensatzes
Der E-Mail-Versand nach einer Wandlung im EDI-Postkorb kann konfiguriert werden.
Nach dem Wandeln eines EDI-Datensatzes in einen Auftrag wird eine E-Mail erzeugt, wenn die Niederlassung der neuen Position abweichend ist bzw. beim Übernehmen eines Datensatzes geändert wird.
Avis bei Sendungseingang via Gateway
Wird eine Wandlung in einer Gateway-Niederlassung ausgeführt, kann die Versand-Gatewaystation darüber per E-Mail informiert werden.
Die Einrichtung erfolgt in den Stammdaten FIRMA → NIEDERLASSUNG → ADRESSDATEN → Avis bei Sendungseingang via Gateway.
Dazu ist es notwendig, dass der korrekte Modus, Bereich und eine E-Mail-Adresse hinterlegt sind.
Avis bei niederlassungsübergreifender Wandlung
Zusätzlich zum Avis für das Gateway kann bei niederlassungsübergreifender Wandlung auch eine E-Mail an den User, der den Datensatz übernimmt oder die zugehörige Niederlassung geschickt werden.
Dazu sind folgende Einstellungen erforderlich:
- FIRMA → NIEDERLASSUNG → ADRESSDATEN → BCC Mailadresse: hier die gewünschte E-Mail-Adresse eingeben
oder alternativ:
- FIRMA → MAIL: hier die Checkbox Eigene Kopie aktivieren und als bcc
Es wird die E-Mailadresse des Users, der den Datensatz wandelt, aus ADMIN → MITARBEITER → E-Mail ausgewertet.
Nach dem Wandeln eines EDI-Datensatzes in einen Auftrag wird die erzeugte E-Mail mit entsprechender Referenz in der eAkte abgelegt.
EDI-Postkorb Importer
Beim automatischen Einlesen von Positionsdatensätzen über den EDI-Postkorb Importer können automatisch E-Mails generiert werden.
Diese E-Mails können an spezifische Mitarbeiter oder Verteilerlisten gesendet werden.
ACHTUNG: Dies gilt ausschließlich für Positionen, die durch eine EDI-Schnittstelle im Postkorb angelegt werden.