Plan Quotes - Mehrere generelle Offerten anlegen (lassen)
- Hauke Gulich
- Sabrina Stelter
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Plan quotes
Nur wenn in einem Template auch ein Frame hinterlegt ist, kann die Offerte über die Funktion vollständig im Hintergrund erstellt werden.
Fehlen der Offerte Daten, um im Hintergrund komplett zu erstellt werden, bekommt sie den Status Planned und muss manuell zu Ende bearbeitet werden.
Um eine Auswahl an Companies treffen zu können, für die Offerten über die Mengenanlage angelegt werden soll, kann nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden.
Es stehen folgende Kriterien zur Auswahl:
Category
Company Keyword (Schlagwort)
Sales Person
Über die speziellen Suchkriterien kann die Mengenanlage für unterschiedliche Kriterien gestartet werden.
Es kann z.B. nach allen Kunden mit einer bestimmten Kategorie gesucht werden, um für diese Auswahl generelle Offerten anzulegen.
Es kann z.B. nach allen Kunden mit einem bestimmen Schlagwort gesucht werden.
Die Schlagwörter können z.B. Kundengruppen sein (Baumarkt) oder Warengruppen (Kühlgut).
Die Schlagwörter können je nach Prozess angelegt und an den Kunden hinterlegt werden → siehe unter Company keywords (Schlagwörter) auf dieser Seite unten.Es kann an einer Company auch die entsprechende Sales Person hinterlegt werden, so kann nach allen Kunden gefiltert werden, die von einer bestimmten Person betreut werden → siehe unter Sales person an der Company des Kunden unten auf dieser Seite.
Nach dem Klick auf Plan Quotes öffnet sich ein Pop-Up Fenster, in dem die entsprechenden Suchkriterien eingetragen werden können.
Button Select all
Die Kunden, für die eine Offerte generiert werden soll, müssen über die Checkbox neben dem Label ausgewählt werden.
Über die Funktion Select All können alle gefilterten Companies ausgewählt werden.
Spalte Template
Im Dropdown-Menü Templates stehen alle Templates der generellen Offerten zur Verfügung.
Hier muss entweder ein Template ausgewählt werden oder es kann über die Stammdaten des Kundencompany vorbelegt werden.
Reiter Default
Auf dem Reiter Default in der Company des Kunden gibt es den Menüeintrag Default Template for general Quotes.
Hier kann ein Template eingetragen werden, welches für die Funktion Plan Quotes vorgeschlagen werden soll.
Button Used for selected
Eine weitere Möglichkeit, ein Template zu füllen, bietet die Funktion Use for Selected: Hier kann ein Template ausgewählt werden.
Mit dem Klick auf Use for Selected wird das Template in alle selektierten Zeilen eingetragen.
Mengenanlage starten
Sind alle Companies ausgewählt und überall in den ausgewählten Zeilen die Templates eingetragen, kann die Mengenanlage mit Klick auf OK gestartet werden.
Nach der Anlage erscheint eine Meldung, wieviele Quotes angelegt/nicht angelegt wurden.
Wenn eine Quote nicht angelegt werden konnte, fehlen der Offerte Stammdaten, die verhindern, dass sie angelegt werden kann.
Dies können fehlende Nummernkreise im Template sein oder ein Template für einen anderen Kunden, in dem die Kundenadresse hinterlegt ist, sein.
Für die Funktion Plan Quotes ist es daher entscheidend, dass die Templates korrekt angelegt sind.
Nicht angelegte Quotes
Es gibt keine Liste, der Offerten, die nicht angelegt werden konnten.
Es kann über die Suche innerhalb der Offerten jedoch überprüft werden, welche Offerten angelegt wurden.
So kann man einen Überblick bekommen, welche Offerten angelegt werden konnten.
Status der über plan quotes angelegten Offerten
Konnte die Offerte über Plan Quotes angelegt werden, kann sie entweder den Status Draft haben oder den Status Planned.
Im Status Draft muss sie geschlossen werden, damit sie versendet werden kann.
Im Status Planned muss die Offerte weiterbearbeitet werden.
Diese Offerten können geöffnet und wie gewohnt bearbeitet werden.
Es öffnet sich die Anlageseite der Offerte.
In diesem Beispiel muss das Valid To Datum gefüllt und ein Frame eingetragen werden, damit über Create die Offerte erstellt werden kann.
Der Status Planned ändert sich sofort auf Draft, die Offerte kann wie gewohnt bearbeitet werden.
Kategorien
Anlage der Kategorien unter → Margins in Quotation Add-Ons und → Masterdata Texte → Text Templates.
Company Keywords (Schlagwörter)
Ähnlich wie die Kategorien werden auch die Company Keywords gepflegt.
Folgende Rechte werden hierfür benötigt:
defaults_type_CompanyKeyword
textTemplateType_rateCustomerKeyword
Unter Masterdata Templates können Text Templates des Typs Rate customer keyword angelegt werden.
Felderbeschreibung
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Type | Rate customer keyword |
Name | Der Name des Text Templates ist als Key zu sehen und muss eindeutig sein. Ein Name sollte ohne Leerzeichen und Sonderzeichen angelegt werden. |
Company | Die Text Templates sollten immer auf den System Owner angelegt werden, damit sie in der Company des SystemOwners und aus Sicht des SystemOwners genutzt werden können. |
Language | Die Sprache muss nicht gefüllt werden und ist nicht relevant. |
Text | Unter Text sollte der Eintrag gewählt werden, der für das Kategorie auf der Oberfläche sprechend ist. |
Sobald ein Text Template des Typs Rate customer Keyword angelegt ist, kann es in der Company des Kunden hinterlegt werden.
In Masterdata Companies muss der Kunde ausgewählt werden, dem dieses Keyword zugeordnet werden soll.
Auf dem Reiter Defaults gibt es den Eintrag Keyword by Rate Sellers, hier kann über Add das entsprechende Keyword hinzugefügt werden.
Über Save müssen die neuen Einträge gespeichert werden.
Sales Person an der Company des Kunden
An der Company des Kunden kann der Responsible of Rate Seller eingetragen werden, hier kann über ein Drop Down jeder Mitarbeiter, der an der Adresse des System Owners hinterlegt ist, ausgewählt werden.
So entsteht eine Zuordnung zwischen dem Kundenbetreuer und der Kundenadresse.
Mit der Berechtigung defaults_type_CompanyResponsible schaltet sich der Eintrag in der Company des Kunden frei.
Unter Companies → Reiter Defaults → Responsible of Rate Seller können unter dem Drop Down im Feld Resp. Sales Person die zuständigen User hinzugefügt werden.
In der Plan Quotes-Funktion kann also auch nach allen Kunden gesucht werden, für die ein bestimmter Kundenbetreuer zuständig ist.