Voraussetzungen für die Eingangsbelegverarbeitung über den d.3 InvoiceReader
- Hauke Gulich
- Sabrina Stelter
- Bärbel Neitzel
Inhalt
- 1 d.3 Export für Stamm- und Bewegungsdaten
- 1.1 Companies.csv
- 1.2 VendorBank.csv
- 1.3 Vendors.csv
- 1.4 Order.csv
- 1.5 Orderlines.csv
- 1.6 Kriterien für den Export von Order.csv und Orderlines.csv
- 1.7 VATKeys.csv
- 1.8 VendorVATKeys.csv
- 1.9 ActivitiyType.csv
- 1.10 ADRESSEN → ADRESSEN → Reiter Adresse → Unterreiter EDI-Referenzen
- 1.10.1 Qualifier d.3
- 1.10.2 Qualifier d.3CLA
- 1.11 ADMIN → EDI → EDI-CODEWANDLUNG
- 1.11.1 Leistungsarten
- 1.11.2 Steuerschlüssel
Stammdaten
d.3 Export für Stamm- und Bewegungsdaten
Es werden folgende Stamm- und Bewegungsdaten exportiert.
Companies.csv
Die kompletten Adressdaten des Mandanten.
Spalte | Inhalt | Typ | Länge | CargoSoft-Feld | Bezeichnung des Feldes |
|---|---|---|---|---|---|
COMPANY_NUM | Mandantennummer | varchar | 20 | firma_t.mandant | Firmenmandant |
NAME | Name des Mandanten | varchar | 150 | firma_t.bez | Bezeichnung Firma |
STR | Straße (mit Hausnummer) | varchar | 40 | firma_t.firma_name3 | Strasse |
ZIP | PLZ | varchar | 20 | firma_t.firma_name4 | Postleitzahl |
City | Ort | varchar | 20 | firma_t.firma_name4 | Ort |
BLACK | Kreditor-/ Lieferantennummer | ----- | ----- |
VendorBank.csv
Es werden alle Bankinformationen zu G- und K-Adressen zum Firmenmandanten exportiert.
Oftmals sind in der Mandanten-Adresse mehrere Banken hinterlegt.
Deshalb wird in ADRESSEN → ADRESSEN → Reiter Bank eine Bankverbindung als Standard markiert. Auf diese Daten greift das System zu.
Spalte | Inhalt | Typ | Länge | CargoSoft Feld | Bezeichnung des Feldes |
|---|---|---|---|---|---|
COMPANY_NUM | Mandantennummer | varchar | 20 | firma_t.mandant | Firmenmandant (Codewandlung) |
VENDOR_NUM | Kreditor-/Lieferantennummer | varchar | 20 | adr_bank_t.fk_adr_nr | Adressnummer |
BANK_CODE | Bankleitzahl | varchar | 50 | adr_bank_t.bankleitzahl1 | Bankleitzahl |
BANK_ACCOUNT | Kontonummer | varchar | 50 | adr_bank_t.bankkontonummer1 | Kontonummer |
IBAN | International Bank Account Number | varchar | 50 | adr_bank_t.iban_nr1 | IBAN |
BIC | Business Identifier Code | varchar | 50 | adr_bank_t.swift_code1 | Swiftcode |
Vendors.csv
Berücksichtigt werden K- und G-Adressen für den angegebenen Mandanten, bei G-Adressen muss ein abweichender Kreditor eingetragen sein.
Wenn der Mandant mit mandantenabhängigen Adressen arbeitet, muss ein Eintrag in Stammdaten ADRESSEN → ADRESSEN → Reiter Mandant (adr_mandant_t) vorliegen.
Spalte | Inhalt | Typ | Länge | CargoSoft Feld | Bezeichnung des Feldes |
|---|---|---|---|---|---|
COMPANY_NUM | Mandantennummer | varchar | 20 | firma_t.mandant | Firmenmandant (Codewandlung) |
VENDOR_NUM | Kreditor-/Lieferantennummer | varchar | 20 | adr_t.adr_nr | Adressnummer |
VENDOR_NAME | Name des Kreditors/Lieferanten | varchar | 150 | adr_t.name_1 | Name |
VENDOR_STR | Straße (mit Hausnummer) | varchar | 50 | adr_t.strasse bzw. adr_t.postfach | Strasse bzw. Postfach |
VENDOR_ZIP_CODE | PLZ | varchar | 20 | adr_t.plz_strasse bzw. adr_t.plz_postfach | Postleitzahlstrasse bzw. Postleitzahlpostfach |
VENDOR_EMAIL | E-Mail Adresse des Lieferanten | varchar | 120 | adr_t.email | |
VENDOR_CITY | Ort | varchar | 50 | adr_t.ort | Ort |
VENDOR_COUNTRY | Land | varchar | 20 | adr_t.fk_land_sch | Länderschlüssel |
VENDOR_VAT_REGISTRATION_ID | Umsatzsteuer-ID | varchar | 20 | adr_t.ust_id_nr | USt-Id-Schlüssel |
VENDOR_REGISTRATION_ID | Steuernummer | varchar | 20 | adr_t.steuernummer | Steuernummer |
Order.csv
Kriterien für den Export Orders.csv und Orderlines.csv siehe hierunter.
Spalte | Inhalt | Typ | Länge | CargoSoft Feld | Bezeichnung des Feldes |
|---|---|---|---|---|---|
COMPANY_NUM | Mandantennummer | varchar | 20 | spktorue_t.mandant | Firmenmandant(Codewandlung |
VENDOR_NUM | Kreditor-/ Lieferantennummer | varchar | 20 | spktorue_t.fk_kto_rech | Kreditornummer |
ORDER_NUM | Bestellnummer | varchar | 40 | eakopf_t.pos_nr, eakopf_t.mawb_code, eakopf_t.bl_nr, eakopf_t.container_nr, tp_kopf_t.fk_eakopf_posnr | Referenznummer, d.h.
|
Orderlines.csv
Spalte | Inhalt | Typ | Länge | CargoSoft Feld | Bezeichnung des Feldes |
|---|---|---|---|---|---|
COMPANY_NUM | Mandantennummer | varchar | 20 | spktorue_t.mandant | Firmenmandant (Codewandlung) |
ORDER_NUM | Bestellnummer | varchar | 20 | spktorue_t.rueckstell_nr | Rückstellnummer |
ORDER_POS | Bestellposition | varchar | 20 | spktorue_t.fk_eakopf_posnr | Positionsnummer |
MATNR | Material-/Artikelnummer | varchar | 20 | spktorrue_t.fk_lart_nr | Leistungsart (Code) |
VENDOR_MATNR | Artikelnummer des Lieferanten | varchar | 20 | ----- | ----- |
DESCRIPTION | Beschreibung des Artikels | varchar | 120 | lart_t.bez | Bezeichnung der Leistungsart |
UNUT_PRICE | Einzelpreis | float | spktorue_t.rueckst_betrag_a, wenn Fremdwährung spktorue_t.betrag_wg_a | Rückstellbetrag in Haus-oder Fremdwährung | |
QUANTITY | Anzahl | float | ----- | ----- | |
SUM_PRICE | Gesamtpreis | float | spktorue_t.rueckst_betrag_a, wenn Fremdwährung spktorue_t.betrag_wg_a | Rückstellbetrag in Haus-oder Fremdwährung | |
PRICE_UNITS | Preiseinheiten | varchar | 20 | ----- | ----- |
UNITS | Einheiten | varchar | 20 | spktorue_t.fk_wg_sch | Währungsschlüssel |
Kriterien für den Export von Order.csv und Orderlines.csv
Es gibt 4 Kriterien, nach denen die Tabellen Order.csv und Orderlines.csv befüllt werden:
| 1 | Alle Rückstellungen für den angegebenen Mandanten, die offen sind (erledigt =N) und Aufwände betreffen (kennzEinnAusg =A). | |
| 2 | 2.1
| Alle Positionen in einem definierten Zeitfenster, die nicht abgeschlossen sind. Adressen werden gezogen aus dem hinterlegten Adressqualifier im Auftrag: TRA, AGT, CAR und SVC. 4 Adressen werden aus dem Auftrag ermittelt und die dazu hinterlegte EDI-Referenz (z. Bsp. Containernummer, HBL Nummer, etc.) wird übertragen. |
| 3 | 3.1
3.2 | Alle dazugehörigen Serviceauftragsnummern zum Auftrag. Dienstleisteradresse für den Serviceauftrag lesen. (tpkopf_T.kto_art_lade2, tpkopf_t.fk_kto_lade2, tpkopf_T.lade2_name1)
|
| 4 | Kreditorenermittlung in der Luftfracht |
Export | Vorgehensweise 1 |
|---|---|
Firmenmandant + Positionsnummer → Der General Sales Agent wird als Kreditor gelesen (eaairkopf_t.gsa_name).
| |
Vorgehensweise 2 | |
Firmenmandant und Positionsnummer → Der Carrier wird als Kreditor gelesen (eaairkopf_t.main_carr_awb).
|
Import | Vorgehensweise |
|---|---|
Mandant + Positionsnummer → Der Carrier wird als Kreditor gelesen (eaairkopf_t.by1).
|
VATKeys.csv
Von CargoSoft verwendete Steuerschlüssel.
Spalte | Inhalt | Typ | Länge | Unser Feld | Bezeichnung des Feldes |
|---|---|---|---|---|---|
COMPANY_NUM | Mandantennummer | varchar | 20 | firma_t.mandant | Firmenmandant |
VAT_KEY | Steuerschlüssel | varchar | 20 | ust_tab.ust_sch | Rückstellnummer |
VAT_DESC | Beschreibung | varchar | 20 | ust_tab.ust_bez | Positionsnummer |
VAT_PERSCENT | Prozentsatz | varchar | 20 | ust_tab.ust_proz_nto | Prozentsatz |
VendorVATKeys.csv
Verknüpfung zwischen Kreditor und seinen Steuerschlüsseln, mit Mapping auf Steuerschlüssel in CargoSoft.
Spalte | Inhalt | Typ | Länge | Unser Feld | Bezeichnung des Feldes |
|---|---|---|---|---|---|
COMPANY_NUM | Mandantennummer | varchar | 20 | firma_t.mandant | Firmenmandant |
VENDOR_NUM | Adressnummer | varchar | 20 | edicodes_t.quellcode | quellcode=Kreditor#Steuerschlüssel Kreditor |
VAT_KEY_VENDOR | Steuerschlüssel des Kreditors | varchar | 20 | edicodes_t.quellcode | quellcode=Kreditor#Steuerschlüssel Kreditor |
VAT_KEY_COMPANY | Steuerschlüssel in CargoSoft | varchar | 20 | edicodes_t.zielcode | Steuerschlüssel in CargoSoft |
ActivitiyType.csv
Buchungszeilentext wird in den EDI-Codes mit der Leistungsart in CargoSoft verknüpft.
Spalte | Inhalt | Typ | Länge | Unser Feld | Bezeichnung des Feldes |
|---|---|---|---|---|---|
COMPANY_NUM | Mandantennummer | varchar | 20 | firma_t.mandant | Firmenmandant |
VENDOR_NUM | Adressnummer | varchar | 20 | edicodes_t.quellcode | quellcode=Kreditor#Leistungsart Kreditor |
ACTIVITYTYPE_VENDOR | Leistungsart Kreditor | varchar | 20 | edicodes_t.quellcode | quellcode=Kreditor#Abrechnungsart/Leistungsart Kreditor |
ACTIVITYTYPE_COMPANY | Leistungsart in CargoSoft | varchar | 20 | edicodes_t.zielcode | Leistungsart in CargoSoft |
ADRESSEN → ADRESSEN → Reiter Adresse → Unterreiter EDI-Referenzen
Qualifier d.3
Auf Eingangsrechnungen können diverse Referenzen stehen.
Für die Erkennung der Referenzen auf der Rechnung ist es zwingend erforderlich, dass eine Beziehung zwischen Adressnummer und Referenz vorhanden ist.
Welche Referenz auf den Eingangsbelegen steht und an d.3 übertragen werden soll, wird anhand des Qualifiers D3 auf dem Unterreiter EDI-Referenzen definiert.
Es gibt 5 Referenzen, die hinterlegt werden können:
Delivery Note Number (Frachtbriefnummer - für alle Module gültig)
Container Number
Service File Number
Booking Number
Tracking ID
Die Positionsnummer ist die DEFAULT-Einstellung, d.h. ein Eintrag in den EDI-Referenzen ist nicht notwendig.
Im Standard wird automatisch die Positionsnummer als Referenz übertragen und an den InvoiceReader gesendet.
Qualifier d.3CLA
Mit diesem Qualifier wird festgelegt, ob die eingehende Rechnung von einem geschäftsrelevanten Kreditor stammt oder einen administrativen Charakter für das Unternehmen darstellt.
Ist der Kreditor geschäftsrelevant, wird als Referenz CS hinterlegt. Die Rechnung durchläuft den d.3-Prozess und wird als XML-Datei in CargoSoft eingespeist.
Hat der Kreditor eine administrative Funktion für das Unternehmen, wird als Referenz der Code ADM hinterlegt.
Dann kann die Rechnung einen getrennten Workflow (Smart Invoice) in d.3 durchlaufen.
ADMIN → EDI → EDI-CODEWANDLUNG
In der EDI-Codewandlung können unterschiedliche Codes zwischen EDI-Partner und TMS gemappt werden.
Leistungsarten
Auf den Eingangsdokumenten verwendet jeder Kreditor seine eigenen Abrechnungscodes.
Diese können mit Hilfe der Codewandlung auf die eigenen Leistungsarten pro Kunde gemappt werden.
Dieses Mapping wird an den Invoice Reader übertragen.
Wird eine Abrechnungsart auf der Rechnung via OCR erkannt, mappt der Invoice Reader diese Abrechnungsart auf die eingetragene Leistungsart und sendet diese in der Eingangsrechnungs-XML an CargoSoft zurück.
So kann gewährleistet werden, dass bei Erkennung der Abrechnungszeilen und keiner Anlage von Rückstellungen ein automatisches Buchen der Eingangsrechnung in CargoSoft möglich ist.
Pro Kreditor und Abrechnungsart kann eine Leistungsart gewandelt werden.
Steuerschlüssel
Auf den Eingangsdokumenten verwendet jeder Kreditor seine eigenen Steuercodes.
Diese können mit Hilfe der Codewandlung auf die eigenen Steuerschlüssel pro Kreditor gemappt werden.
Dieses Mapping wird an den Invoice Reader übertragen.
Wird ein Steuercode auf der Rechnung via OCR erkannt, mappt der Invoice Reader diesen Code auf den eingetragenen Steuerschlüssel und sendet diesen in der Eingangsrechnungs-XML an CargoSoft zurück.