Stammdaten d.3 einrichten
- Hauke Gulich
- Sabrina Stelter
- Bärbel Neitzel
Inhalt
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ADRESSEN → ADRESSEN → Reiter Adresse → Unterreiter EDI-Referenzen
Qualifier IMLAR
Beim Import der Datei überprüft die Schnittstelle die Stammdaten des Kreditors nach einer hinterlegten Leistungsart.
Wird keine Leistungsart in der XML-Datei an CargoSoft übertragen, besteht die Möglichkeit in den EDI-Referenzen des Kreditors eine DEFAULT-Leistungsart zu hinterlegen, die dann beim Import der Buchung eingetragen wird.
Der Qualifier hierfür lautet IMLAR für Import Leistungsart.
→ Ein detailliertes Mapping auf die Leistungsarten erfolgt über die EDI-Codewandlungen.
Qualifier LRAB
Ist die automatische Buchung von Eingangsbelegen über die CargoCom nicht aktiv, besteht mit dieser Funktion die Möglichkeit, Eingangsrechnungen bestimmter Kreditoren davon zu befreien.
Wird in einer Adresse in den EDI-Referenzen der Qualifier LRAB mit Referenz = J (für Ja) hinterlegt, werden Eingangsrechnungen von diesem Kreditor automatisch gebucht.
ADMIN → EDI → EDI-CODEWANDLUNG
In der EDI-Codewandlung können unterschiedliche Codes zwischen EDI-Partner und TMS gemappt werden.
Mandant
Anhand eindeutiger Daten, wie zum Beispiel dem Ort, kann der korrekte Mandant ermittelt werden.
ADMIN → NUMMERNKREIS
Der Nummernkreis IFEFLFD ist für die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung über D3 notwendig.
Es handelt sich hierbei um eine fortlaufende Nummer.
CargoCom
Die Eingangsbelege werden über die CargoCom im TMS verarbeitet.
CargoCom Parameter
In den Stammdaten des CargoCom-Prozesses ist einstellbar, ob eine automatische Verbuchung der Rechnung erfolgen soll oder nicht.
Dies wird über den Parameter voucher_booked gesteuert.
Außerdem gibt es die Möglichkeit in den CargoCom-Parametern, über den Eintrag mitarb_login den verantwortlichen Mitarbeiter für alle Eingangsrechnungen festzulegen.
Wird dann ein Eingangsbeleg verarbeitet und eine Positionsnummer gefunden, erfolgt im Feld Rechnungsprüfer (eafako_t.fk_mitarb_login) der Eintrag des verantwortlichen Mitarbeiter.
FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura
Feld Ref. Meldung Eingang
Im Feld Ref. Meldung Eingang kann eingestellt werden, ob es bei doppelten Referenzen zu einem Abbruch kommen soll.
000 | Keine Warnung/Fehlermeldung |
|
|---|---|---|
001 | Warnung, wenn Referenz doppelt insgesamt | Bei 001 und 002 gibt es normalerweise an der Oberfläche Warnmeldungen und der Anwender entscheidet, ob der Beleg weiter verarbeitet wird oder nicht. Für den Hintergrundprozess wird momentan auch bei 001 und 002 die Verarbeitung abgebrochen. |
002 | Warnung, wenn Referenz doppelt pro Rechnungssteller | |
003 | Fehler, wenn Referenz doppelt insgesamt | Bei 003 und 004 handelt es sich um einen richtigen Fehler, wenn die Referenz doppelt ist, und der Hintergrundprozess bricht die Verarbeitung ab. Der Eingangsbeleg bleibt auf ungebucht. |
004 | Fehler, wenn Referenz doppelt pro Rechnungssteller |
Felder Status bei Belegerfassung setzen
Schauen Sie zu diesen Möglichkeiten bitte unter → Statusarten für den Eingangsbeleg definieren.
Felder Rechnungsprüfer
Schauen Sie zu diesen Möglichkeiten bitte unter → Statusarten für den Eingangsbeleg definieren.
ADRESSEN → ADRESSEN → Reiter FiBu
Mit der Checkbox Buchungszeilen kumulieren (CargoCom Eingangsfaktura) ist einstellbar, ob Buchungszeilen mit gleicher Positionsnummer, Leistungsart, Währungsschlüssel und Steuerschlüssel in einer Zeile zusammengefasst und der Betrag aufsummiert wird.
FIBU → BUCHUNGSPERIODEN
Buchungsperioden ermitteln
Um zu verhindern, dass Buchungsperioden falsch ermittelt werden, wurde der Prozess der automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung dahingehend verändert, dass die BuPer erst nach Zuordnung einer Positionsnummer in der CargoCom ermittelt wird.
Bei der Verarbeitung durch die CargoCom wird zwischen Einzel- und Sammelbelegen unterschieden.
Folgende Einstellungen zur Ermittlung der BuPer müssen hinterlegt werden:
Einzelbeleg: In Reiter Nummernkreise in FAKTURA in FIRMA → Feld Kennz. Vorschlag BuPer wird eingestellt, anhand welchem Parameter die BuPer festgelegt werden soll
A = Abfahrts/-Ankunfsdatum
P = Position
Sammelbeleg: Bei Sammelbelegen kann die BuPer entweder leer bleiben oder aus dem Belegdatum vorbelegt werden.
Hierzu muss in den CargoCom Stammdaten der Parameter vorschl_bu_per angelegt werden mit folgenden Wert-Möglichkeiten:
X = BuPer bleibt leer
R = BuPer wird aus dem Belegdatum vorbelegt
ACHTUNG: Falls keine BuPer ermittelt werden kann, wird die Eingangsrechnung ungebucht gespeichert. Die Buchungsperiode muss manuell ergänzt und die Rechnung im Anschluss manuell gebucht werden.