Ausgangsrechnung beim eMail-Versand verschlüsseln

Owned by Hauke Gulich
Last updated: Apr 05, 2024 by Sabrina Stelter
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Inhalt

Voraussetzung

  • Voraussetzung ist die Installation des PDF24Creator.

  • Um diese Funktion in der aktuellen TMS-Version 2023.2 nutzen zu können wird eine PDF24 Version ab 10 benötigt.

  • Steht nur eine ältere PDF24-Version zur Verfügung, ist folgendes Global-Setting notwendig, um die Funktion nutzen zu können:

    • Schlüssel : 'PDF24_VERSION_LOWER_THAN_10 / Wert: J

    (INSERT INTO global_sett_t (schluessel, wert) values ('PDF24_VERSION_LOWER_THAN_10','J'

  • ACHTUNG: Wird PDF24 auf eine Version von mindestens 10 aktualisiert, muss dieses Global-Setting-Eintrag deaktiviert werden!

Stammdateneinrichtung

ADMIN → FORMULARE → FORMULARE

Aktivieren Sie die Checkbox PDF per Email verschlüsseln.

ADRESSEN → Reiter Erweitert → Unterreiter Rechnungsdaten

Hinterlegen Sie ein Passwort (PDF per eMail).

Ablauf

Dieses Passwort muss der E-Mail-Empfänger beim Öffnen der Rechnung aus dem Mailanhang eingeben, um die Datei öffnen zu können.

Die Eingabe des Passworts wird nicht von jeder Anwendung (mit der die PDF geöffnet wird) unterstützt.
→ Wir empfehlen die Verwendung von PDF24 compress oder Adobe Acrobat Reader.

Die Verschlüsselung einer Ausgangsrechnung ist an folgenden Stellen umgesetzt:

  • Belegerstellung über den Reiter Faktura
    In der Adresse des Rechnungsempfängers ist der Rechnungsversand per E-Mail hinterlegt (Unterreiter Rechnungsdaten in Erweitert in ADRESSEN → adr_t.auto_mail_rechnung)

  • Im Reiter Faktura
    Mit der Kontextmenüfunktion Beleg per E-Mail versenden.

  • E-Mail-Fenster → Reiter Formulare.
    Vom Reiter Formulare wird eine Rechnung in den Anhang gezogen.

Die Verschlüsselung findet in o.g. Fällen beim Öffnen des E-Mail-Fensters bzw. wenn die Rechnung in den Anhang gezogen wird, statt.

Im Bereich Anhang des E-Mail-Fensters wird für eine verschlüsselte PDF ein anderes Symbol angezeigt (PDF-Symbol mit einem Schloss).

  • Automatische ATLAS-Ausgangsrechnung

  • E-Mailversand mit aktiviertem Mailversand über CargoCom (mailstamm_t.email_cargocom = J)

Info:
Die Dateiregeln greifen in diesem Fall nicht; es wird die Report-ID als Dateinamen angezeigt.
Die Verschlüsselung findet statt, wenn über die CargoCom die PDF erstellt wird. Die Verwendung von Outlook ist hier aktuell nicht zulässig.

HINWEISE:

  • Das Verschlüsseln einer PDF Datei setzt die Funktion Mailing: PDFs zusammenführen außer Kraft.

  • Werden PDF-Dateien über die eAkte oder den Explorer in den Anhang der E-Mail gezogen, ist eine Verschlüsselung nicht möglich!
    Es ist nicht erkennbar, ob es sich bei dem PDF um eine Rechnung handelt.

  • Bei Ablage der E-Mail in der eAkte wird das Rechnungsformular ebenfalls verschlüsselt abgelegt, sofern die Einstellung Anhänge in eAkte separat NICHT aktiv ist (Stammdaten FIRMA → MAIL).

  • Bei Ablage der E-Mail in der eAkte wird das Rechnungsformular NICHT in der eAkte gespeichert, sofern die Einstellung Anhänge in eAkte separat aktiv ist (Stammdaten FIRMA → MAIL).
    Das Einchecken der verschlüsselten Datei wird also an dieser Stelle verhindert.