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In diesem Beispiel ist die Erfassung des Eingangsrechnungskopfs für den User erlaubt.

Dadurch startet der Aufruf der Eingangsfaktura auf diesem Reiter Belegerfassung.

Bei der Erfassung von Eingangsbelegen ist es empfehlenswert von oben nach unten vorzugehen und mit der TAB-Taste von Feld zu Feld zu wechseln.

...

Inhalt

Table of Contents

Weiterführende Seiten

...

Die Buchungsperiode wird  automatisch vorgeschlagen, wenn es in den Stammdaten entsprechend aktiviert ist.

Reihenfolge der Vorbelegung:
Falls die Positionsnummer (Bei Einstellung P) im Belegkopf nicht gefüllt ist, weil es sich bei dem Beleg um eine Sammelrechnung handelt, wird die Buchungsperiode aus dem Rechnungsdatum vorgeschlagen!

Die Buchungsperiode ist änderbar, wenn in den Stammdaten die entsprechende Checkbox aktiviert ist.

Diese Einstellung betrifft ALLE Anwender.

FIRMA → FAKTURA → Reiter Nummernkreise:
Eintrag in Feld Kennz.Vorschl. BuPer.


FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen:
Feld BuPer änderbar Eingang

Die Buchungsperiode (BuPer) in einer Eingangsrechnung kann anhand der aktuellsten Position ermittelt werden.

Es wird bei jedem Hinzufügen einer Position oder beim Ändern eines Eingangsbelegs die BuPer neu ermittelt und bei Bedarf aktualisiert. Beim Speichern des Belegs wird die BuPer nicht erneut geprüft, sodass diese direkt vor dem Speichern noch manuell geändert werden kann.

Folgende Einstellung in den Stammdaten ist notwendig:

FIRMA → FAKTURA → Reiter Nummernkreise:
Eintrag in Feld Kennz.Vorschl. BuPer Eingangsfaktura = M – Größter Leistungsmonat der Positionen.

Diese Funktion wird auch bei der automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung über die CargoCom berücksichtigt.

ACHTUNG: Sollte die EDI-Schnittstelle keine Buchungsperiode mitliefern, kann man die Einstellung für diese Funktion auch in den CargoCom-Stammdaten vornehmen:

ADMIN → CARGOCOM → Prozess EINGANGFAKTURA:
 → Parameter 'vorschl_bu_per' = J

Währungscode

Die Währung des Beleges wird standardmäßig aus der Hauswährung gelesen oder bei entsprechender Einstellung aus der Adresse des Rechnungsstellers vorgeschlagen.

Die Währung ist änderbar, wenn in den Stammdaten die entsprechende Checkbox aktiviert ist.

Diese Einstellung betrifft ALLE Anwender.

Im Falle einer Fremdwährung

Bei Auswahl einer Fremdwährung muss ein Währungskurs eingegeben werden, das Feld Kurs wird automatisch zum Mussfeld.

Sofern in den Stammdaten die Fremdwährungskurse hinterlegt sind, wird als Gültigkeitsdatum,

  • das Rechnungsdatum,

  • das Tagesdatum oder

  • das Datum aus der Buchungsperiode zugrunde gelegt.

Der Kurs wird programmtechnisch bedingt immer zum Euro angegeben, d.h. im Verhältnis 1 EUR = xxx Fremdwährung.

FIRMA → FAKTURA → ReiterEinstellungen:
Im Feld Währung änderbar Eingang festlegen, ob diese Währung geändert werden darf oder nicht.

Kurshinterlegung in

  • FIBU → WÄHRUNGEN → ReiterKurse:
    Bereich Tageskurse, wenn nicht zwischen Kurs ER und AR unterschieden wird.

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  • FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen:
    Feld Währungskurse nach Ausgang/Eingang trennen ist aktiviert.

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Gesamtbetrag netto

Geben Sie den Gesamtbetrag der Rechnung hier ein (netto).


Steuerbetrag

Der Steuerbetrag muss stets erfasst werden.

→ Auch ein Steuerbetrag von 0,00 muss eingegeben werden, sonst gibt es beim Speichern eine Fehlermeldung, weil ein Mussfeld nicht gefüllt ist.

Beim Verlassen des Feldes für den Steuerbetrag wird automatisch 0,00 vorgeschlagen, falls der Wert bisher nicht erfasst wurde.

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Wird das Feld Steuerbetrag übertabbt, wird in das Feld der Wert 0 eingetragen, sobald man durch die Tabtaste den Header der Eingangsfaktura verlässt.

                                                                   

Kurs

I. Wird der Gesamtbetrag netto in der eigenen Hauswährung gelesen (Rechnungssteller), erscheint das Feld Kurs ausgegraut und nicht editierbar.

II. Wird der Gesamtbetrag netto in einer Fremdwährung gelesen (Rechnungssteller), erscheint das Feld Kurs in Farbe als Pflichtfeld deklariert.

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Der angezeigte Kurs ist der Kurs aus den Stammdaten, wenn bei Ihnen gepflegt. Ansonsten ist das Feld leer.

I.  

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II.  

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III. Der Umrechnungskurs in den Kopfdaten der Eingangsfaktura ist auch per Suchmaske änderbar. Klicken Sie in das Feld Kurs per Doppelklick → es öffnet sich eine Suchmaske für Währungsumrechnungen.

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IV. Der Kurs der Ausgangsrechnung kann sich am Leistungsdatum orientieren.
→ Voraussetzung: Das Feld Kurs ist in den Währungen hinterlegt.

FIRMA → MUSSFELDER → Reiter Extras: 
Aktivierung der Funktion Checkbox [Leistungsdatum] unter dem Punkt Eingangsfaktura.

UND FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen: 
Kursvorbelegung = [L] für [Leistungsdatum].

Gesamtbetrag brutto

Hier handelt es sich um ein reines Anzeigefeld.

Nachdem der Gesamtbetrag netto und der Steuerbetrag erfasst wurden, rechnet das Programm den Bruttobetrag automatisch in der erfassten Währung aus.


...

Es wird bei Fremdwährungsrechnungen in die Hauswährung umgerechnet.

Beispiele

EUR steuerfrei
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EUR steuerpfl.
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USD steuerfrei mit Kurs
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Rechnungstyp

Das Feld Rechnungstyp ist ein Auswahlfeld zwischen einer allgemeinen und einer speziellen Rechnung oder keine Auswahl.

Es wird über die Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung übergeben.

Sollte bei Ihnen keine Unterscheidung vorgegeben sein, bleibt dieses Feld unbenutzt.

...

  • Die nachfolgenden Funktionen werden hauptsächlich bei der automatischen Eingangsbelegverarbeitung verwendet.

  • Die Status und Checkboxen können aber auch manuell gesetzt werden - wenn Sie nicht automatisiert arbeiten.

Funktion

Stammdaten und Hinweise

Feld, das über die Stammdaten zusätzlich eingeblendet und in dem ein Status gesetzt werden kann.
Soll über das Feld ein Status gesetzt werden, müssen diese in den Stammdaten definiert werden.

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FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura:
Checkbox Status bei Belegerfassung setzen

ADMIN → CS ADMIN → CS Codes:
Für das Feld Eigenschaft können individuelle Codes in den Stammdaten CS CODES mit Art = FZE hinterlegt werden.

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Status bei Belegerfassung setzen aktiviert zwei Felder

Bei Verwendung werden in der Eingangsfaktura zwei weitere Felder aktiv: 

  • Eigenschaft (Dropdownfeld) und 

  • Notizen (Textfeld 200 Zeichen).

FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura:
Checkbox Status bei Belegerfassung setzen   

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Auftrag → Umgebung → Faktura → Eingangsbelege

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Beleg als ungebucht speichern

Wird im Eingangsbeleg im Feld Eigenschaft der Status gewählt, der in den Stammdaten im Feld Beleg als ungebucht speichern eingetragen ist, wird der Eingangsbeleg beim Speichern auf Gebucht=N gesetzt und es erscheint eine Hinweismeldung, dass der Beleg nur gespeichert, aber nicht im Speditionskonto verbucht wurde.

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→ Siehe auch Checkbox Gebucht auf dieser Seite unten.

Auftrag → Umgebung → Faktura → Eingangsbelege

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Funktion Beleg ablehnen

Für die Funktionalität Beleg ablehnen muss zusätzlich in den Stammdaten die Checkbox Beleg ablehnen aktiviert werden.


Hierdurch wird im Belegkopf die Checkbox Abgelehnt sowie im Kontextmenü die Funktion Beleg ablehnen/wieder freigeben eingeblendet.

Wird im Eingangsbeleg im Feld Eigenschaft der Status gewählt, der in den Stammdaten im Feld Beleg abgelehnt eingetragen ist, wird automatisch der Haken bei Abgelehnt gesetzt.

  • Ein Beleg kann nur abgelehnt werden, sofern dieser noch nicht gebucht oder storniert wurde.

  • Während der Belegverarbeitung durch die Batchfaktura oder auch das CargoCom-Modul, ist ein Ablehnen ebenfalls nicht möglich.

Wird der Status im Feld Eigenschaft von Status Beleg abgelehnt auf einen anderen Status gesetzt, wird das Häkchen bei Abgelehntwieder entfernt.


FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura:
Checkbox Beleg ablehnen    

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Auftrag → Umgebung → Faktura → Eingangsbelege → Kontextmenüeintrag freigeschaltet:  

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Beleg-Status im Reiter FakturaLog

Bei Belegen, in denen ein Status hinterlegt wurde, erscheint ein weiterer Reiter FakturaLog in dem der Status eingesehen werden kann.

Tragen Sie dazu auf dem Reiter Suchen die Belegnummer ein und drücken die F3-Taste. 

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Notizen

Die Aktivierung der Checkbox Status bei Belegerfassung setzen in den Stammdaten blendet das Feld Notizen ein.

Inhaltlich bezieht es sich auf das Feld Eigenschaft → bitte siehe dort.

FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura:
Checkbox Status bei Belegerfassung setzen   

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Stornierungstext und Stornierungsgrund

Zwei zusätzlich eingeblendete Feld nach Befehl: Beleg stornieren.

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Mit Aktivierung einer Checkbox in den Stammdaten, erscheinen beim Stornieren von Eingangsbelegen das Feld Stornierungsgrund und das Freitextfeld Stornierungstext. 


Die Einstellungen werden unter FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura vorgenommen.

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Mit Aktivierung der Checkbox Stornierungsgrund erfassen, erscheint das Feld als Pflichtfeld in den Kopfdaten nachdem Sie im Kontextmenü den Eintrag Beleg stornieren in einer Belegposition verwendet haben.

Checkboxen im Belegkopf

...

Checkbox

Funktion

Findet Verwendung in

Abgelehnt

Für die Funktionalität Beleg ablehnen muss zusätzlich in den Stammdaten die Checkbox Beleg ablehnen aktiviert werden.

Hierdurch wird im Belegkopf die Checkbox Abgelehnt eingeblendet.

Wird im Eingangsbeleg im Feld Eigenschaft der Status gewählt, der in den Stammdaten im Feld Beleg abgelehnt eingetragen ist, wird automatisch der Haken bei Abgelehnt gesetzt.

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Checkbox abgelehnt wird nach Kontextmenüeintrag Beleg ablehnen aktiviert:

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  • Ein Beleg kann nur abgelehnt werden, sofern dieser noch nicht gebucht oder storniert wurde.

  • Während der Belegverarbeitung durch die Batchfaktura oder auch das CargoCom-Modul, ist ein Ablehnen ebenfalls nicht möglich.

Wird der Status im Feld Eigenschaft von Status Beleg abgelehnt auf einen anderen Status gesetzt, wird das Häkchen bei Abgelehntwieder entfernt.

Die Funktion Beleg ablehnen findet Verwendung in

Gebucht

Beleg im Suchergebnis als gebucht markiert:

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Öffnen Sie den Beleg per Doppelklick auf die entsprechende Zeile.
Es erscheint hier eine Hinweismeldung auf aufgelöste Rückstellungen.

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Der Beleg hat ein aktiviertes Kennzeichen im Feld Gebucht.

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Zusammenspiel mit Feld Eigenschaft 

Gebucht=N

Wird im Eingangsbeleg im Feld Eigenschaft der Status gewählt, der in den Stammdaten im Feld Beleg als ungebucht speichern eingetragen ist, wird der Eingangsbeleg beim Speichern auf Gebucht=N gesetzt und es erscheint eine Hinweismeldung, dass der Beleg nur gespeichert, aber nicht im Speditionskonto verbucht wurde.

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→ Siehe auch Feld Eigenschaft auf dieser Seite oben.

Die Funktion Beleg als ungebucht speichern findet Verwendung in

Storniert

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Der Beleg muss erneut gespeichert werden und erhält eine separate Belegnummer.
In der Übersicht der aufgerufenen Belege erscheinen beide Belege, die Rechnung mit dem Storno-Kennzeichen und der Storno-Beleg mit separater Belegnummer.

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Die Rechnung Nr. 16 hat im Suchergebnis ein Storno-Kennzeichen und wurde storniert.
Im Beleg ist das Kennzeichen Storniert gesetzt.

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Der Storno-Beleg kann mit dem Befehl Beleg anzeigen im Kontextmenü angesehen werden.
Er ist zusätzlich als Storniert gekennzeichnet. Ein stornierter Beleg kann nicht mehr bearbeitet werden, er bleibt storniert.

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Bezahlt

Das Feld Bezahlt kann durch Anhaken auf JA gesetzt werden.
Dadurch wird der Datensatz als Zahlung definiert und an die FiBu übertragen.

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Das Bezahlt-Kennzeichen wird vom Anwender in den Kopfdaten der Eingangsfaktura direkt gesetzt.

  • Entweder von der Buchhaltung, die die Eingangsrechnungskopfdaten erfasst ….

  • … und von einer durchgeführten Zahlung per Vorauskasse/Scheck Kenntnis hat.

  • Oder das Kennzeichen wird automatisch vom Programm dann gesetzt, wenn in der Rückstellungserfassung das Feld Sofortscheck auf J gesetzt wurde und diese bzw. alle Rückstellungen aufgelöst werden..

 

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Ausgleich aktivieren

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Verwendung des Felds: @Cost-Kunden → Detaillierte Informationen zu dem Thema finden Sie hier.

Nach dem Kennzeichen Reklamation erforderlich (=Spalte in den Belegpositionen) kann im Rahmen der Eingangsbelege gesucht werden.
Das Feld heißt hier Ausgleich aktivieren. 

Der Reklamationsgrund wird jetzt über Codeseinträge ausgewählt.
Diese können in unter ADMIN → CS ADMIN → CS CODES individuell mit Art = [RKG] angelegt werden.

Die Vorbelegung dieses Felds stammt aus FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura → Vorbelegung Ausgleich aktivieren.