Beleg speichern und Vergabe der Belegnummern

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Last updated: Sept 04, 2024 by Bärbel Neitzel
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Beleg speichern

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Beleg speichern (Eingangsrechung/Eingangsgutschrift)

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Beim Speichern werden im Hintergrund alle Angaben noch einmal überprüft, z.B. ob die Adresse vorhanden ist, die Positionsnummer oder Abrechnungs-/Leistungsart noch existiert, ob die Buchungsperiode noch aktuell ist. Das ist besonders dann wichtig, wenn ein bereits bestehender Beleg noch einmal aufgerufen und verändert wird.

Ferner wird überprüft, ob für die Zeilen mit Rückstellungen das Übereinstimmungskennzeichen Ü gefüllt ist und der Rest (=Differenz zwischen Belegkopf und Summe der Einzelpositionen) auch wirklich 0,00 ist. → Siehe Buchung gegen Auflösung einer Rückstellung.

  • Sind alle Angaben korrekt, wird der Beleg auf Gebucht gesetzt und von der Batchfaktura im Speditionskonto verbucht.

  • Sind nicht alle Angaben stimmig, erscheint eine CargoSoft Meldung, dass der Beleg nur gespeichert wird, aber nicht in das Speditionskonto übertragen.
    Dieser Beleg kann sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal geöffnet und nachbearbeitet werden.

Automatische Vergabe der Belegnummer (ER/EG)

Bei der automatischen Belegnummernvergabe durch das Programm wird eine CargoSoft Information mit der vergebenen Belegnummer angezeigt:

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Die automatische Vergabe der Belegnummer wird in den Stammdaten FIRMA → FAKTURA → Reiter Nummernkreise eingestellt.

Manuelle Vergabe der Belegnummer (ER/EG)

Bei der manuellen Vergabe der Belegnummern werden bestimmte Felder in den Stammdaten FIRMA → FAKTURA → Reiter Nummernkreise  geleert/nicht gefüllt.

→ Die Belegnummer wird zum Mussfeld.

Nach Eingabe einer Ziffer prüft das Programm, ob die Nummer bereits vergeben wurde oder gültig ist.

  1. Ist die Nummer eindeutig, kann der Beleg gespeichert werden.

  2. Ist die Nummer bereits vergeben, gibt das Programm eine Meldung.

     

     

  3. Wurde die Nummer noch nicht eingetragen, wird man beim Speichern des Belegs zur Eingabe aufgefordert.

Gesamtbetrag netto und Summe der Einzelbeträge…

… stimmen überein

Bei der Erfassung einer Rechnung mit mehreren Belegpositionen werden entsprechend viele Zeilen angefügt und alle Beträge einzeln mit der betreffenden Abrechnungs-/Leistungsart erfasst.
Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Summe der Einzelpositionen mit dem Gesamtbetrag in den Kopfdaten übereinstimmt.

… stimmen nicht überein

Sollte das nicht der Fall sein, meldet das Programm:

Der gespeicherte Datensatz befindet sich in den Suchkriterien unter Angabe z.B. der Belegnummer. Es ist weder das Gebucht-Kennzeichen gesetzt noch ein Abrechnungskennzeichen gefüllt.