Automatische Erstellung von Z/E-Ausgangsrechnungen
- Hauke Gulich
- Sabrina Stelter
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Stammdaten
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Ausgangsbelege automatisch erstellen
Mit dem automatischen Verbuchen der Steuerbescheide als Eingangsbeleg kann parallel auch eine Ausgangsrechnung angelegt werden.
Dies kann direkt als Ausgangsrechnung oder auch nur als Entwurf erfolgen.
Das Anlegen von Erlös-Rückstellungen ist ebenso möglich.
Im Ausgangsbeleg werden fakturiert:
Zoll und EUSt
u.a. Vorlageprovision (wenn so definiert)
Es kann eine extra Zahlungsbedingung für Zoll und EUSt verwendet werden.
Für den automatischen Druck der so generierten Ausgangsrechnung ist auch das CargoCom Modul erforderlich.
Einstellungen in den Stammdaten
Ob sofort ein Ausgangsbeleg, lediglich ein Entwurf oder aber eine Erlösrückstellung erzeugt wird, kann unter Stammdaten ZOLL → FIRMENSTAMM → FREIER VERKEHR → Reiter Erweitert definiert werden.
Im Feld Belegart für Weiterbelastung kann Rechnung, Entwurf oder Rechnung/Rückstellung gewählt werden.
Für die automatische Erzeugung des Ausgangsbelegs muss in den Stammdaten der Niederlassung (s.o.) die Checkbox Mit Steuerbescheid Weiterbelastung aktivieren? aktiviert sein.
Ebenso muss in den Stammdaten der Buchungsschlüssel , z.B. A0000/B0000 für Zoll/EUSt die Abrechnungsart für Luft, See bzw. Road gefüllt sein, hier beispielhaft ZOLL.
→ Diese Abrechnungsarten werden dann in der Ausgangsrechnung verwendet.
Pro Kunde kann definiert werden,
ob dieser für die automatische Erstellung der Ausgangsbelege zugelassen ist.
ob eine abweichende Zahlungsbedingung verwendet werden soll (z.B. sofort zahlbar).
ob hier u.a. eine Vorlagenprovision weiterberechnet werden soll.
Dies wird alles in den Stammdaten der Adressen eingestellt (Reiter Fibu und Reiter Zoll).
Zusätzliche Kosten wie z.B. Vorlagenprovision werden im Programm Stammdaten FAKTURA → Autom. Abrechnungsarten Zoll/EUSt-Rechnungen hinterlegt.
Weiterhin kann im Ausgangsbeleg pro Belegposition auf die
ATC Nummer,
Bezugsnummer oder
die Containernummer referenziert werden.
Siehe → Reiter Text in Abrechnungsarten.
Rechnungsempfänger ermitteln
Für die automatische Ausgangsrechnung wird der Rechnungsempfänger nach folgender Priorität ermittelt:
1. Adressqualifier CINF
In den Stammdaten ADMIN → ADRESSQUALIFIZIERUNGEN kann einer Adresse der Qualifier CINF (Rechnungsempfänger Zoll) zugeordnet werden.
Sofern im Auftrag eine Adresse mit Qualifier CINF erfasst wurde, wird diese auf das Kennzeichen Autom. Zoll/EUSt Rechnung erstellen geprüft.
Ist die Funktion aktiv, wird diese Adresse als Rechnungsempfänger in der autom. Ausgangsrechnung herangezogen.
Ist die Funktion nicht aktiv, wird für diese Adresse eine Erlösrückstellung gebildet (Voraussetzung: atlasstamm_t.ausgrech_belegart = A (Rechnung/Rückstellung).
2. Empfänger/Anmelder aus dem Zollantrag
Ist der Adressqualifier CINF nicht vorhanden bzw. nicht gefüllt, wird die Empfängeradresse bzw. sofern Anmelder ist Empfänger = N ist, die Anmelderadresse auf das Kennzeichen Autom. Zoll/EUSt Rechnung erstellen geprüft.
Ist die Funktion aktiv, wird die Empfänger bzw. Anmelderadresse als Rechnungsempfänger in der autom. Ausgangsrechnung herangezogen.
Ist die Funktion nicht aktiv, wird für diese Adresse eine Erlösrückstellung gebildet (Voraussetzung: atlasstamm_t.ausgrech_belegart = A (Rechnung/Rückstellung)
Automatisch erstellte Zoll-/EUSt-Ausgangsrechnung inkl. Steuerbescheid automatisiert per E-Mail versenden
Ausgangsrechnungen, die von dem ATLAS Importprogramm für Steuerbescheide automatisch angelegt werden, können automatisch per E-Mail versendet werden.
Voraussetzung hierfür ist die Nutzung des CargoCom-Moduls.
Im CargoCom-Modul müssen folgende Parameter hinterlegt werden:
Damit das CargoCom-Programm die E-Mail-Adresse ermitteln kann, muss in der Adresse des Rechnungsempfängers der Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse und Qualifier ATLAS_INVOICE hinterlegt sein.
Der Eintrag im Feld Qualifier stammt aus den Stammdaten ADMIN → CSADMIN → CS CODES EXT.
Art | EMAILTAG |
|---|---|
Code | ATLAS_INVOICE |
Qualifier | adrpartner_t |
Name | ATLAS Rechnungen |
Reiter Erweitert - Unterreiter Rechnungsdaten in ADRESSEN
Ist in der Adresse des Rechnungsempfängers im Reiter Erweitert → Unterreiter Rechnungsdaten der Rechnungsversand per E-Mail (Code 1 oder 2) eingestellt, erfolgt ein Eintrag im Statusmonitor Autoausgabe (csausgabe_t) unter Extras → Systemverwaltung mit System Code 5.
Dieser Rechnung können weitere Formulare beigefügt werden.
Reiter Erweitert - Unterreiter Rechnungsanhänge in ADRESSEN
Möchten Sie z.B. den Steuerbescheid, Meldedaten oder DV1 der Rechnung hinzufügen, müssen Sie die in den Formularen hinterlegte Formularkategorie in der Adresse des Rechnungsempfängers im Reiter Erweitert → Unterreiter Rechnungsanhänge hinterlegen (hier z.B. ATLAS).
Die Formulare, die mit der Rechnung verschickt werden sollen, müssen zuvor in der eAkte abgelegt worden sein.
Das automatische Einchecken der Formulare in die eAkte erfolgt über die CargoCom, wenn im Formular der Haken CargoCom: eAkte gesetzt ist.
Ist der Haken für CargoCom: eAkte gesetzt, darf der Haken für Dialog: eAkte NICHT gesetzt sein!
Werden - z.B. bei Verwendung des Archivsystems d.3 - Vorbelegungen für die eAkte verwendet, muss diese um die Standardreferenz (CSBEZUGSNR, CSREPID) erweitert werden.
Bei Verwendung von Vorbelegungen werden diese vom CargoCom-Modul ausgelesen und beim Speichern von Dokumenten in der eAkte ausgeführt.
Würden diese Vorbelegungen die CS Standardreferenzen, die fest codiert sind, nicht beinhalten, werden unter Umständen Programmfunktionen nicht ausgeführt.
Bei Hinterlegung der Formularkategorie muss die Einstellung auf IGNORE gesetzt werden.
Das Mailverhalten wird aus der Formularkategorie selbst angezeigt.
Die Zuordnung des Steuerbescheids und weiterer Formulare erfolgt über die Bezugsnummer (eAkte Referenz: CSBEZUGSNR).
Dokumente, die manuell der eAkte hinzugefügt werden, haben nicht diese zusätzliche Referenz - somit können diese auch nicht automatisch an die Rechnung angehängt werden.
Dokumente, die über den Historie-Reiter in ATLAS oder den Dialog- und CargoCom-Druck der eAkte zugeordnet werden, erhalten automatisch auch die zusätzliche Referenz CSBEZUGSNR.
Textbaustein für Mailtext in der automatischen ATLAS-Ausgangsrechnung verwenden
Für diese automatisch generierte E-Mail ist der Textbaustein EMAILSTB mit Art S (Mail-Signatur) in Sprache D anzulegen.
Neben dem Mailtext ist hier auch die Signatur einzutragen.