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Stammdaten

• CS Codes in CS Admin in ADMIN

Reiter Belegadressen 

Hier können nun noch die Adressen geändert oder ergänzende Daten eingetragen werden.
Auf dem Ausdruck der Rechnung erscheinen die Eingaben jedoch nur, wenn das Rechnungslayout entsprechend eingerichtet ist.

Reiter Transportweg in Faktura

Hier besteht die Möglichkeit, z.B. eine abweichende Währung für den Druck einzugeben oder den Rechnungsbetrag in Worten zu schreiben.
Auf dem Ausdruck der Rechnung erscheinen die Eingaben jedoch nur, wenn das Rechnungslayout entsprechend eingerichtet ist.

Für die Felder Anlagen existieren Dropdown-Menüs, aus denen Sie vorbelegte Einträge wählen können.
Vorbelegungen können in den Stammdaten ADMIN → CS ADMIN → CS CODES pro Niederlassung hinterlegt werden.
Code und Name können pro Sprache frei gewählt werden, die Codes müssen allerdings pro Eintrag unterschiedlich sein.

Weiterhin ist es möglich die Felder Anlagen frei zu füllen.

Reiter Warenlayout in Faktura

Warenbeschreibungsversion wählen

Die Vorbelegung erfolgt aus der Warenbeschreibung in der Auftragserfassung und beträgt maximal 13 Zeilen.

Das Warenlayout wird gemäß den Layouteinstellungen in den Stammdaten ausgedruckt. 

Alternativ kann der Report (Layouteinstellungen) dahingehend geändert werden, dass die Daten immer direkt aus der Warenbeschreibung gezogen werden.
Dies ist zu empfehlen, wenn Sie regelmäßig mehr als 13 Zeilen Warenbeschreibung erfassen und alle Angaben auf der Rechnung gedruckt haben möchten.

Wenn Sie nun die Warenbeschreibung oder die Anzahl der abzurechnenden Posten ändern möchten, können Sie dies entweder direkt auf dieser Seite ändern oder klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen dann Warenbeschreibung auswählen. 

Open

Es öffnet sich ein Fenster mit allen Daten aus der Warenbeschreibung.
Sie haben den Zugriff auf alle Zeilen einer Warenbeschreibungsversion und auf alle gefüllten WB-Versionen.

Die Funktion zum Auswählen ist hilfreich, wenn Sie zwischendurch eine Änderung in der Warenbeschreibung vorgenommen haben, denn das Programm zieht sich immer die aktuellen Daten der Warenbeschreibung und Ihre Faktura ist damit immer aktuell.

Open

Wählen Sie die gewünschten Zeilen mit Shift bzw. Strg und Anklicken der Zeile und bestätigen mit OK.
Dann kommen Sie wieder in das Textfeld zum Überschreiben, um die gewünschten Zeilen in das Layout zu übernehmen.

Warenbeschreibungsversion F für die Faktura aktivieren

Die im Beleg zu druckende Warenbeschreibung kann wie oben beschrieben die Warenbeschreibung der Faktura sein.

Eine weitere Möglichkeit ist im Auftrag → Reiter Warenbeschreibung eine weitere Version hinzuzufügen, in der die Sendung für die Rechnung erfasst werden kann.
Der Rechnungsreport muss entsprechend angepasst werden.

Die Version F (Faktura) kann durch CargoSoft aktiviert werden.

Reiter Belegpositionen

Auf diesem Reiter findet die Abrechnung der Leistungen statt.

→ Siehe Reiter Belegpositionen im Reiter Faktura.

Beleg speichern und buchen

Nachdem Sie alle Belegpositionen eingegeben haben und die Erstellung der Rechnung beenden möchten, klicken Sie auf den Speicherbutton im Dateimenü.

Mit der Abspeicherung wird der Beleg gedruckt, gebucht und vorbereitet für die Übergabe an die FiBu-Schnittstelle.

Das Programm springt zurück auf den Übersichtsreiter und zeigt die aktualisierten Daten aller Belege an.

Beleg ändern

Wenn in den Stammdaten eine Änderung der Belege vorgesehen ist, ist es weiterhin möglich in der Faktura Änderungen vorzunehmen, bis der Beleg an die Buchhaltung übergeben wurde → Reiter Einstellungen in FAKTURA in FIRMA → Checkbox Rechnung änderbar.