Automatische Rückstellungen Luftfracht bilden

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Last updated: Apr 05, 2024 by Sabrina Stelter
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Inhalt

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Stammdaten

Ablauf

Es werden die Luftfrachtkosten (Nettorate x CWT) und die Nebenkosten (due Carrier) als Rückstellung auf die zugehörigen HAWB-Positionen gebucht. 

Die Rückstellung wird auf das CASS-Konto oder ggfls. auf das Airline-Konto gebucht → siehe auch Rückstellungen.

Ist ein Fremdwährungskurs in den Stammdaten FIBU → WÄHRUNGEN eingetragen, wird dieser im Hintergrund zum Bilden der Luftfracht-Rückstellung verwendet.
Das Fenster zur Eingabe eines Fremdwährungskurses öffnet sich nur noch, wenn kein Kurs in den Stammdaten WÄHRUNGEN hinterlegt ist.

Es öffnet sich ein Vorschaufenster, in dem das Personenkonto geändert werden kann.

Die Verteilung der Luftfracht und Nebenkosten auf die HAWB-Positionen wird angezeigt.

  • Zum Bestätigen klicken Sie auf OK.

  • Um den Vorgang ohne Buchung zu beenden, klicken Sie auf abbrechen.

→ Die gebildeten Rückstellungen werden mit der CASS-Rechnung wieder aufgelöst.

Für die Verbuchung der CASS-Rechnung gibt es ein eigenständiges Programm → siehe CASS-Abrechnung.

Befindet sich ein Kundensammler im Consol, wird im Feld MAWB-Nummer die Kundensammler-AWB-Nummer angezeigt, um zu verdeutlichen, dass es sich hierbei um HAWBs eines Kundensammlers handelt.

Buchung der CASS Rückstellung auf das Konto des GSA

Erfolgt auf dem Reiter AWB Main im Feld GSA die Eingabe eines General Sales Agent, wird beim Bilden der CASS-Rückstellung (F6-Menü) in den Stammdaten CARRIER geprüft, ob die Rückstellung an diesen GSA oder auf das CASS-Konto gebucht werden soll.

→ Die Adresse des GSA wird entsprechend im Rückstellungsfenster vorgeschlagen.

Bildung und Zusammensetzung des Rückstellungsbetrags

Bei den Luftfrachtkosten wird die Warenbeschreibung zeilenweise gelesen.
Dabei wird als Grundlage das chargeable weight genommen und es wird die Nettorate berücksichtigt!
Falls die Summe der Luftfrachtkosten und der Nebenkosten 0,00 sein sollte, kann keine Rückstellung angelegt werden!

Ferner sollten die Angaben für Gefahrgut und Nicht-Gefahrgut im Consol getrennt erfasst werden, damit die Kosten für die Gefahrgutdaten auch nur auf die HAWB’s verteilt werden, die Gefahrgut enthalten.

Entscheidend für die Anzeige in der Warenbeschreibung sind die Einstellungen unter LUFTFRACHT → AIR PARAMETER → Reiter Consol.

  • Ist das entsprechende Feld aktiviert, erhalten Sie in der WB eine getrennte Ansicht für DGR, OVL und STD-Cargo.

  • Ist es nicht aktiviert, besteht die WB aus einer Zeile, die DGR und OVL mit abdeckt.


Da in der Regel im Consol keine extra Gefahrgutdaten erfasst werden (d.h. auf dem Unterreiter Hazardous Goods wurden keine Daten erfasst), müssen die Gefahrgutdaten hier extra gekennzeichnet werden.
Hierzu muss in den Stammdaten AUFTRÄGE → WARENCODES ein Warencode mit dem Kürzel DGR für Dangerous goods angelegt werden!
Dieses Kürzel erscheint dann in der Warenbeschreibung als Warencode bzw. muss dort manuell eingegeben werden, um die Gefahrgutdaten zu kennzeichnen.

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→ Die Warencodes müssen in den Stammdaten hinterlegt sein.

Neben den Luftfrachtkosten werden auch die Nebenkosten gelesen.
Hier werden alle Nebenkosten berücksichtigt, die due Carrier sind.

Trennung der AArt für Gef.gut und OVL in den Other Charges:

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Auch in den Nebenkosten wird zwischen Gefahrgutdaten und Nicht-Gefahrgutdaten getrennt.

Bereits bei Erfassung der Abrechnungsart werden Kennzeichen für Gefahrgut und Codes für Überlängen festgelegt.
→ Siehe dazu FAKTURA → ABRECHNUNGSARTEN → Kopfdatenfelder: Gefahrgut und Überlänge.

Wann werden welche Kosten zurückgestellt?

INFO: Automatische Rückstellungen können beim Consol AWB, IATA-AWB und Back to Back erstellt werden.

  • Bei der Berechnung der Luftfrachtkosten wird immer das chargeable weight zugrunde gelegt.

  • Bei den Nebenkosten hängt es von dem jeweiligen Eintrag auf dem Reiter Aircharge/ Nebenkosten ab.

Luftfracht prepaid, Nebenkosten prepaid

Zurückgestellt wird die Luftfracht → Nettorate x CWT
Dieser Betrag wird als Ausgabe zurückgestellt.

Die Nebenkosten due Carrier werden wie erfasst zurückgestellt. 
Nicht berücksichtigt werden Nebenkosten wenn im PL Feld AWB erfasst ist.
Nicht berücksichtigt werden Nebenkosten die mit due Agent erfasst sind.

Luftfracht collect, Nebenkosten collect

Zurückgestellt wird die Luftfracht → IATA-Rate – Nettorate x CWT
Dieser Betrag wird als Gutschrift (negative Ausgabe) zurückgestellt.

Die Airline zieht den Betrag (IATA-Rate) vom Empfänger ein. Die Nettorate ist des Spediteurs Einkaufsrate.
Die Differenz ist also der Gewinn des Spediteurs und wird ihm von der Airline gutgeschrieben.
Die Nebenkosten due Carrier werden als durchlaufender Posten behandelt → Keine Rückstellung.
Die Nebenkosten due Agent werden wie erfasst als Gutschrift zurückgestellt.

Luftfracht collect, Nebenkosten prepaid

Zurückgestellt wird die Luftfracht → IATA-Rate - Nettorate x CWT
Dieser Betrag wird als Gutschrift (negative Ausgabe) zurückgestellt.

Die Nebenkosten due Carrier werden als durchlaufender Posten behandelt → Keine Rückstellung.
Nicht berücksichtigt werden Nebenkosten wenn im PL Feld AWB erfasst ist.
Nicht berücksichtigt werden Nebenkosten die mit due Agent erfasst sind.

Luftfracht prepaid, Nebenkosten collect

Zurückgestellt wird die Luftfracht → Nettorate x CWT
Dieser Betrag wird als Ausgabe zurückgestellt.

Die Nebenkosten due Carrier werden wie erfasst als Ausgabe zurückgestellt.
Nicht berücksichtigt werden Nebenkosten, wenn im PL-Feld AWB erfasst ist.
Die Nebenkosten due Agent werden wie erfasst als Gutschrift zurückgestellt.

Automatische Rückstellung Luftfracht speichern

Nach der Ermittlung des Betrages wird der Betrag aufgesplittet auf die HAWBs.
Dazu werden zunächst alle HAWBs ermittelt.
Jede Rückstellung bekommt hier eine eigene Rückstellungsnummer!

Für die HAWBs wird dann das chargeable weight ermittelt – und zwar getrennt nach Gefahrgut und Nicht-Gefahrgut.
Die Kosten für Gefahrgut werden nur aufgeteilt auf die HAWBs, zu denen auch Gefahrgut auf dem Reiter für Hazardous Goods bzw. in der WB der Warencode DGR erfasst wurde!

Durch das Aufsplitten der Kosten kann es zu geringen Rundungsdifferenzen bei der Ermittlung der einzelnen Beträge kommen.
Falls solche Rundungsdifferenzen entstehen, wird die Differenz automatisch auf die erste Position aufgeschlagen!
(Dies wird zum Beispiel auch in der Eingangsfaktura beim Kostensplitting so praktiziert.)

Falls die Rückstellung erfolgreich angelegt wurde, erscheint am Ende des Speichervorganges eine Übersicht über den Betrag der Rückstellung und über die Aufsplittung auf die HAWB.

In der Übersicht werden die Kosten ebenfalls getrennt nach Gefahrgut (gekennzeichnet mit DGR) und Nicht-Gefahrgut dargestellt:

Im oberen Teil stehen die Daten aus der Masterposition:
Hier werden die Luftfrachtkosten und die Nebenkosten aus dem Master addiert.
Die Kosten werden getrennt nach Gefahrgut (Zusatz DGR im Textfeld), Überlänge (Zusatz OVL im Textfeld) und Normalgut.

Im unteren Teil erfolgt die Aufsplitting auf die HAWBs: 
Auch hier wird getrennt nach Gefahrgut, Überlänge und Normalgut.

Hinweis:
Diese Daten werden nicht gespeichert.
Sie sollen nur der Übersicht dienen, welche Kosten auf welchen HAWBs zurückgestellt wurden!
Es kann an dieser Stelle noch Abbrechen gewählt werden, falls die Rückstellung so nicht angelegt werden soll.

Abweichende Adresse für CASS/Rückstellungen

Wurde in den Stammdaten ein abweichende CASS/Rückstellungsadresse eingetragen, erscheint sie in diesem Fenster im ersten Feld als Personenkonto.
→ Siehe Automatische Rückstellungen Luftfracht einrichten.

Automatische Rückstellung Luftfracht mehrfach anlegen

Eine automatische Rückstellung wird immer dann angelegt, wenn im F6-Menü im Consol/Master/IATA das Kennzeichen für Rückstellung Luftfracht bilden gesetzt wurde.
Falls dieses Kennzeichen im F6-Menü mehrfach gesetzt wird und bereits eine automatische Rückstellung für diese Position angelegt wurde, erscheint folgende Hinweismeldung:
Für diese Position wurde bereits eine Rückstellung angelegt. Möchten Sie alle dazu gehörenden Rückstellungen stornieren?

  •  Diese Hinweismeldung ist standardmäßig mit NEIN vorbelegt.

  • Falls diese Meldung mit JA beantwortet wird, wird eine weitere Rückstellung gespeichert.

Automatische Rückstellung Luftfracht stornieren

Bitte beachten, dass die Rückstellung nicht auf dem Master gespeichert wird, sondern automatisch auf die HAWBs gesplittet wird!
Die Rückstellung(en) müssen also auf den HAWBs manuell storniert werden.
Da pro HAWB eine eigene Rückstellnummer gebildet wird, kann die Rückstellung nicht auf einmal gesucht und storniert werden.
Zur Vereinfachung könnte man aber zum Beispiel im externen Speditionskonto alle zugehörigen Positionen suchen, indem man als Suchkriterium die MAWB-Nummer eingibt.

Im Suchergebnis erscheint hier auch die Masterposition.
Auf dieser Position wurde aber keine automatische Rückstellung gebildet! Falls hier eine Rückstellung vorhanden ist, wurde diese manuell gebildet und darf an dieser Stelle nicht mit storniert werden.

Zum Stornieren der Rückstellung bitte auf den Reiter Offene Rückstellungen gehen und dort die Rückstellungen im Kontextmenü mit Rückstellung stornieren löschen.