Es muss die Belegart ausgewählt werden (Rechnung oder Gutschrift).

Die Belegart kann über FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen vorbelegt werden mit Rechnung, Gutschrift oder leer.

Die Positionsnummer kann manuell eingegeben oder über eine Suchmaske ermittelt werden. Bei der Eingabe wird überprüft, ob diese Positionsnummer existiert. Die Positionsnummer in den Kopfdaten ist kein Mussfeld!

Es ist weiterhin möglich, die Bezugsnummer vom Services-Reiter, die MAWB/HAWB Nummer, OBL/HBL Nummer oder die KEP Tracking ID einzutragen. Anhand der Bezugsnummer/ Referenz wird die Positionsnummer ermittelt und in das Feld Positionsnummer übernommen.

Bei Mehrfachnennung (ist beispielsweise eine AWB Nummer in mehreren Positionen vorhanden) wird die Suche ausschließlich mit diesem Kriterium ausgeführt und als Ergebnis alle in Frage kommenden Positionen vorgeschlagen.

Die Suche nach Bezugsnummern vom Services-Reiter und der KEP Tracking ID ist ebenfalls möglich.

A. Bei einer Sammelrechnung
Handelt es sich um eine Sammelrechnung eines Dienstleisters, bleibt das Feld Positionsnummer in den Kopfdaten leer und es werden die die Rechnung betreffenden Positionsnummern im unteren Bereich in den Belegpositionen eingegeben.

B. Bei einer Einzelrechnung
Falls es sich um eine Einzelrechnung handelt, gibt man die Positionsnummer oben in den Kopfdaten ein und diese wird dann unten in den Belegpositionen automatisch vorgegeben. Sie ist in diesem Fall nicht mehr änderbar. Zum Ändern bitte die Positionsnummer in den Kopfdaten ändern.

C. Aus Feld Bezugsnummer im Reiter Services
Wird in der Eingangsfaktura im Feld Positionsnummer eine Bezugsnummer (Reiter Services) eingetragen, werden Rückstellungen die mit dieser Bezugsnummer gespeichert sind, vorrangig vorgeschlagen.

Wird keine Rückstellung zu der Bezugsnummer gefunden, werden nur die Rückstellungen ohne Bezugsnummer vorgeschlagen.

Die Suchmaske öffnet sich durch einen Doppelklick in das Feld oder über die Funktionstaste F2.

Voraussetzung ist die Aktivierung der Checkbox unter FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura:

Belegzeilen mit Bezugsnummer/Referenz erfassen.

Das Feld Belegnummer ist entweder frei beschreibbar oder aber für die Eingabe gesperrt!

Das richtet sich nach dem Eintrag in den Stammdaten.

FIRMA → FAKTURA → Reiter Nummernkreise:
Hinterlegung eines Nummernkreises für die Vergabe der Eingangsrechnungs-Nummern. Falls dieses Feld mit einem Wert gefüllt ist, wird die Belegnummer beim Speichern automatisch aus einem Nummernkreis vergeben.

Ferner kann man in den Stammdaten für die Niederlassungen abweichende Nummernkreise für die Eingangsrechnungsnummern vergeben.

Falls die Belegnummer manuell vergeben werden soll, lässt man das Feld Nummernkreis für die EingangsFaktura einfach leer. Man kann für diesen Fall in den Stammdaten noch festlegen, ob die Belegnummer eindeutig sein soll oder doppelt vergeben werden kann.

Bitte die Kontoart und die Kontonummer oder die Kurzbezeichnung der Adresse angeben.

Einzelrechnung
Nach der Eingabe der Belegart, der Kontoart und der Kontonummer werden bei einer Einzelrechnung alle noch offenen Rückstellungen zu der eingegebenen Positionsnummer automatisch gelesen und zu den Belegpositionen hinzugefügt.

Sammelrechnung
Bei Sammelrechnungen erfolgt das Lesen der offenen Rückstellungen erst später, wenn die Positionsnummer und die Leistungsart in den Belegpositionen eingegeben wurden.

Es ist möglich, unter FIRMA → FIBU-SCHNITTSTELLE auf dem Reiter Belegarten bestimmte Kombinationen aus der Belegart und der Kontoart festzulegen.

Wurde in den Stammdaten für diesen Rechnungssteller in abweichendes FiBu-Konto eingetragen, wird es hier angezeigt.

ADRESSEN → ADRESSEN → Reiter FiBu → Unterreiter FiBu:
Felder Abw. FiBu Kto. und Abw. FiBu Konto (Kred.)

Hierüber wird bestimmt, ob der Betrag als Erlös oder Aufwand verbucht werden soll.

Es gibt eine Beziehung der Belegart und der damit verbundenen Bewegung auf dem Sachkonto, die in den Stammdaten festgelegt wird.

Das Feld für die Kontierung ist nur frei beschreibbar, wenn in den Stammdaten FIRMA → FIBU-SCHNITTSTELLE → Reiter Konten/Kontierung der Kontierungswechsel erlaubt ist.

FIRMA → FIBU-SCHNITTSTELLE → Reiter Konten/Kontierung: Vorbelegung der Kontierung

Tragen Sie die Belegnummer des Eingangsbelegs ein - das Feld ist frei beschreibbar.

FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura:
Kann dort als Pflichtfeld aktiviert werden.

Für die Erfassung von Rechnungsreferenzen stehen max. 100 Zeichen zur Verfügung. Die Einstellung im Feld Max Länge Referenz in den Stammdaten wird hierbei beachtet.

Das Datum kann über die Suchmaske (=Kalender) oder per Hand eingegeben werden.

Datumsfelder bearbeiten

Die Buchungsperiode wird  automatisch vorgeschlagen, wenn es in den Stammdaten entsprechend aktiviert ist.

Reihenfolge der Vorbelegung:
Falls die Positionsnummer (Bei Einstellung P) im Belegkopf nicht gefüllt ist, weil es sich bei dem Beleg um eine Sammelrechnung handelt, wird die Buchungsperiode aus dem Rechnungsdatum vorgeschlagen!

Die Buchungsperiode ist änderbar, wenn in den Stammdaten die entsprechende Checkbox aktiviert ist.

Diese Einstellung betrifft ALLE Anwender.

FIRMA → FAKTURA → Reiter Nummernkreise:
Eintrag in Feld Kennz.Vorschl. BuPer.

FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen:
Feld BuPer änderbar Eingang

Die Buchungsperiode (BuPer) in einer Eingangsrechnung kann anhand der aktuellsten Position ermittelt werden.

Es wird bei jedem Hinzufügen einer Position oder beim Ändern eines Eingangsbelegs die BuPer neu ermittelt und bei Bedarf aktualisiert. Beim Speichern des Belegs wird die BuPer nicht erneut geprüft, sodass diese direkt vor dem Speichern noch manuell geändert werden kann.

Folgende Einstellung in den Stammdaten ist notwendig:

FIRMA → FAKTURA → Reiter Nummernkreise:
Eintrag in Feld Kennz.Vorschl. BuPer Eingangsfaktura = M – Größter Leistungsmonat der Positionen.

Diese Funktion wird auch bei der automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung über die CargoCom berücksichtigt.

ACHTUNG: Sollte die EDI-Schnittstelle keine Buchungsperiode mitliefern, kann man die Einstellung für diese Funktion auch in den CargoCom-Stammdaten vornehmen:

ADMIN → CARGOCOM → Prozess EINGANGFAKTURA:
 → Parameter 'vorschl_bu_per' = J

Die Währung des Beleges wird standardmäßig aus der Hauswährung gelesen oder bei entsprechender Einstellung aus der Adresse des Rechnungsstellers vorgeschlagen.

Die Währung ist änderbar, wenn in den Stammdaten die entsprechende Checkbox aktiviert ist.

Diese Einstellung betrifft ALLE Anwender.

Im Falle einer Fremdwährung

Bei Auswahl einer Fremdwährung muss ein Währungskurs eingegeben werden, das Feld Kurs wird automatisch zum Mussfeld.

Sofern in den Stammdaten die Fremdwährungskurse hinterlegt sind, wird als Gültigkeitsdatum,

• das Rechnungsdatum,

• das Tagesdatum oder

• das Datum aus der Buchungsperiode zugrunde gelegt.

Der Kurs wird programmtechnisch bedingt immer zum Euro angegeben, d.h. im Verhältnis 1 EUR = xxx Fremdwährung.

FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen:
Im Feld Währung änderbar Eingang festlegen, ob diese Währung geändert werden darf oder nicht.

Kurshinterlegung in

• FIBU → WÄHRUNGEN → Reiter Kurse:
  Bereich Tageskurse, wenn nicht zwischen Kurs ER und AR unterschieden wird.

  

• FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen:
  Feld Währungskurse nach Ausgang/Eingang trennen ist aktiviert.

  

Geben Sie den Gesamtbetrag der Rechnung hier ein (netto).

Der Steuerbetrag muss stets erfasst werden.

→ Auch ein Steuerbetrag von 0,00 muss eingegeben werden, sonst gibt es beim Speichern eine Fehlermeldung, weil ein Mussfeld nicht gefüllt ist.

Beim Verlassen des Feldes für den Steuerbetrag wird automatisch 0,00 vorgeschlagen, falls der Wert bisher nicht erfasst wurde.

• Vorbelegung der Steuerschlüssel in der Ausgangs- und in der Eingangsfaktura

I. Wird der Gesamtbetrag netto in der eigenen Hauswährung gelesen (Rechnungssteller), erscheint das Feld Kurs ausgegraut und nicht editierbar.

II. Wird der Gesamtbetrag netto in einer Fremdwährung gelesen (Rechnungssteller), erscheint das Feld Kurs in Farbe als Pflichtfeld deklariert.

I.  

II.  

III. Der Umrechnungskurs in den Kopfdaten der Eingangsfaktura ist auch per Suchmaske änderbar. Klicken Sie in das Feld Kurs per Doppelklick → es öffnet sich eine Suchmaske für Währungsumrechnungen.

IV. Der Kurs der Ausgangsrechnung kann sich am Leistungsdatum orientieren.
→ Voraussetzung: Das Feld Kurs ist in den Währungen hinterlegt.

FIRMA → MUSSFELDER → Reiter Extras: 
Aktivierung der Funktion Checkbox [Leistungsdatum] unter dem Punkt Eingangsfaktura.

UND FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen: 
Kursvorbelegung = [L] für [Leistungsdatum].

Hier handelt es sich um ein reines Anzeigefeld.

Nachdem der Gesamtbetrag netto und der Steuerbetrag erfasst wurden, rechnet das Programm den Bruttobetrag automatisch in der erfassten Währung aus.

Es wird bei Fremdwährungsrechnungen in die Hauswährung umgerechnet.

Beispiele

EUR steuerfrei

EUR steuerpfl.

USD steuerfrei mit Kurs

Das Feld Rechnungstyp ist ein Auswahlfeld zwischen einer allgemeinen und einer speziellen Rechnung oder keine Auswahl.

Es wird über die Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung übergeben.

Sollte bei Ihnen keine Unterscheidung vorgegeben sein, bleibt dieses Feld unbenutzt.

Dies ist anhängig von den Mussfeldern und der Leistungsart pro Abrechnungszeile.

15-stelliger freier Text.

Die Kostenstelle kann in speziellen Fällen zum Mussfeld erklärt werden.

Das Feld Leistungsdatum kann zum Pflichtfeld aktiviert werden.

FIRMA → MUSSFELDER → Reiter Extras → Feld Leistungsdatum.

Es ist für Hinweise an die Buchhaltung gedacht und wird bei Anbindung an die FiBu auch übergeben.

Das Feld ist frei beschreibbar.

Das Feld Buchungshinweis kann zum Pflichtfeld aktiviert werden.

FIRMA → MUSSFELDER → Reiter Extras → Feld Buchungshinweis.

Sollte Ihr Eingangsbeleg intern mit einem Barcodelabel versehen worden sein, erfassen Sie die Nummer im Feld Barcode.

Das nachträgliche Ändern eines Barcodes ist mit einer speziellen Berechtigung und einem bestimmten Kennzeichen in den Stammdaten möglich.

Die Zahlungsbedingung wird automatisch aus der Adresse des Rechnungsstellers vorgeschlagen.

Sie kann jedoch geändert  werden, wenn dieses in den Stammdaten zugelassen ist.

FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen:
Feld Zahlungsbedingung änderbar Eingang.

Das Feld kann in die Eingangsfaktura übernommen werden und zusätzlich als Mussfeld deklariert werden.

Haben Sie Interesse?
Dann setzen Sie sich mit Ihrem CargoSoft-Ansprechpartner in Verbindung, um diese Funktion freischalten zu lassen.

Das Feld Global ID wird im Unterreiter Eingabe in ADRESSEN → ADRESSEN gefüllt.

Um die Global ID in der Eingangsfaktura als Mussfeld anzeigen zu lassen, Checkbox in Reiter Extras in MUSSFELDER in FIRMA → Feld Global ID im Bereich Eingangsfaktura aktivieren.

Feld, das über die Stammdaten zusätzlich eingeblendet und in dem ein Status gesetzt werden kann.
Soll über das Feld ein Status gesetzt werden, müssen diese in den Stammdaten definiert werden.

FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura:
Checkbox Status bei Belegerfassung setzen

ADMIN → CS ADMIN → CS Codes:
Für das Feld Eigenschaft können individuelle Codes in den Stammdaten CS CODES mit Art = FZE hinterlegt werden.

Status bei Belegerfassung setzen aktiviert zwei Felder

Bei Verwendung werden in der Eingangsfaktura zwei weitere Felder aktiv: 

• Eigenschaft (Dropdownfeld) und 

• Notizen (Textfeld 200 Zeichen).

FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura:
Checkbox Status bei Belegerfassung setzen   

Auftrag → Umgebung → Faktura → Eingangsbelege

Beleg als ungebucht speichern

Wird im Eingangsbeleg im Feld Eigenschaft der Status gewählt, der in den Stammdaten im Feld Beleg als ungebucht speichern eingetragen ist, wird der Eingangsbeleg beim Speichern auf Gebucht=N gesetzt und es erscheint eine Hinweismeldung, dass der Beleg nur gespeichert, aber nicht im Speditionskonto verbucht wurde.

→ Siehe auch Checkbox Gebucht auf dieser Seite unten.

Auftrag → Umgebung → Faktura → Eingangsbelege

Funktion Beleg ablehnen

Für die Funktionalität Beleg ablehnen muss zusätzlich in den Stammdaten die Checkbox Beleg ablehnen aktiviert werden.

Hierdurch wird im Belegkopf die Checkbox Abgelehnt sowie im Kontextmenü die Funktion Beleg ablehnen/wieder freigeben eingeblendet.

Wird im Eingangsbeleg im Feld Eigenschaft der Status gewählt, der in den Stammdaten im Feld Beleg abgelehnt eingetragen ist, wird automatisch der Haken bei Abgelehnt gesetzt.

• Ein Beleg kann nur abgelehnt werden, sofern dieser noch nicht gebucht oder storniert wurde.

• Während der Belegverarbeitung durch die Batchfaktura oder auch das CargoCom-Modul, ist ein Ablehnen ebenfalls nicht möglich.

Wird der Status im Feld Eigenschaft von Status Beleg abgelehnt auf einen anderen Status gesetzt, wird das Häkchen bei Abgelehnt wieder entfernt.

FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura:
Checkbox Beleg ablehnen    

Auftrag → Umgebung → Faktura → Eingangsbelege → Kontextmenüeintrag freigeschaltet:  
 

Beleg-Status im Reiter FakturaLog

Bei Belegen, in denen ein Status hinterlegt wurde, erscheint ein weiterer Reiter FakturaLog in dem der Status eingesehen werden kann.

Tragen Sie dazu auf dem Reiter Suchen die Belegnummer ein und drücken die F3-Taste. 

Die Aktivierung der Checkbox Status bei Belegerfassung setzen in den Stammdaten blendet das Feld Notizen ein.

Inhaltlich bezieht es sich auf das Feld Eigenschaft → bitte siehe dort.

FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura:
Checkbox Status bei Belegerfassung setzen   

Zwei zusätzlich eingeblendete Feld nach Befehl: Beleg stornieren.

Mit Aktivierung einer Checkbox in den Stammdaten, erscheinen beim Stornieren von Eingangsbelegen das Feld Stornierungsgrund und das Freitextfeld Stornierungstext. 

Die Einstellungen werden unter FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura vorgenommen.

Mit Aktivierung der Checkbox Stornierungsgrund erfassen, erscheint das Feld als Pflichtfeld in den Kopfdaten nachdem Sie im Kontextmenü den Eintrag Beleg stornieren in einer Belegposition verwendet haben.

Für die Funktionalität Beleg ablehnen muss zusätzlich in den Stammdaten die Checkbox Beleg ablehnen aktiviert werden.

Hierdurch wird im Belegkopf die Checkbox Abgelehnt eingeblendet.

Wird im Eingangsbeleg im Feld Eigenschaft der Status gewählt, der in den Stammdaten im Feld Beleg abgelehnt eingetragen ist, wird automatisch der Haken bei Abgelehnt gesetzt.

Checkbox abgelehnt wird nach Kontextmenüeintrag Beleg ablehnen aktiviert:

• Ein Beleg kann nur abgelehnt werden, sofern dieser noch nicht gebucht oder storniert wurde.

• Während der Belegverarbeitung durch die Batchfaktura oder auch das CargoCom-Modul, ist ein Ablehnen ebenfalls nicht möglich.

Wird der Status im Feld Eigenschaft von Status Beleg abgelehnt auf einen anderen Status gesetzt, wird das Häkchen bei Abgelehnt wieder entfernt.

Die Funktion Beleg ablehnen findet Verwendung in

• Automatische Eingangsbelegverarbeitung

• Manuelles Buchen eines Eingangsbelegs im TMS

Beleg im Suchergebnis als gebucht markiert:

Öffnen Sie den Beleg per Doppelklick auf die entsprechende Zeile.
Es erscheint hier eine Hinweismeldung auf aufgelöste Rückstellungen.

Der Beleg hat ein aktiviertes Kennzeichen im Feld Gebucht.

Gebucht=N

Wird im Eingangsbeleg im Feld Eigenschaft der Status gewählt, der in den Stammdaten im Feld Beleg als ungebucht speichern eingetragen ist, wird der Eingangsbeleg beim Speichern auf Gebucht=N gesetzt und es erscheint eine Hinweismeldung, dass der Beleg nur gespeichert, aber nicht im Speditionskonto verbucht wurde.

→ Siehe auch Feld Eigenschaft auf dieser Seite oben.

Die Funktion Beleg als ungebucht speichern findet Verwendung in

• Automatische Eingangsbelegverarbeitung

• Manuelles Buchen eines Eingangsbelegs im TMS

Der Beleg muss erneut gespeichert werden und erhält eine separate Belegnummer.
In der Übersicht der aufgerufenen Belege erscheinen beide Belege, die Rechnung mit dem Storno-Kennzeichen und der Storno-Beleg mit separater Belegnummer.

Die Rechnung Nr. 16 hat im Suchergebnis ein Storno-Kennzeichen und wurde storniert.
Im Beleg ist das Kennzeichen Storniert gesetzt.

Der Storno-Beleg kann mit dem Befehl Beleg anzeigen im Kontextmenü angesehen werden.
Er ist zusätzlich als Storniert gekennzeichnet. Ein stornierter Beleg kann nicht mehr bearbeitet werden, er bleibt storniert.

Das Feld Bezahlt kann durch Anhaken auf JA gesetzt werden.
Dadurch wird der Datensatz als Zahlung definiert und an die FiBu übertragen.

• Entweder von der Buchhaltung, die die Eingangsrechnungskopfdaten erfasst ….

• … und von einer durchgeführten Zahlung per Vorauskasse/Scheck Kenntnis hat.

• Oder das Kennzeichen wird automatisch vom Programm dann gesetzt, wenn in der Rückstellungserfassung das Feld Sofortscheck auf J gesetzt wurde und diese bzw. alle Rückstellungen aufgelöst werden..

Nach dem Kennzeichen Reklamation erforderlich (=Spalte in den Belegpositionen) kann im Rahmen der Eingangsbelege gesucht werden.
Das Feld heißt hier Ausgleich aktivieren. 

Der Reklamationsgrund wird jetzt über Codeseinträge ausgewählt.
Diese können in unter ADMIN → CS ADMIN → CS CODES individuell mit Art = [RKG] angelegt werden.

Die Vorbelegung dieses Felds stammt aus FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura → Vorbelegung Ausgleich aktivieren.