Aufgaben
- Bärbel Neitzel
Inhaltsverzeichnis
Übersicht der Aufgaben
Im Bereich Aufgaben, der über die Navigationsleiste geöffnet wird, sind alle Aufgaben des Users zu sehen, inklusive der geschlossenen Aufgaben.
Im Bereich Suche kann nach bestimmten Aufgaben gesucht werden. Neben dem Suchfeld Titel stehen die Filtermöglichkeiten nach Staus und Aufgabeneigenschaft zur Verfügung.
Im Feld Aufgabeneigenschaft stehen folgende Kriterien zur Verfügung:
· Mir zugewiesen: Aufgaben, die (von anderen Benutzern oder Ihnen selbst) an den User zur Bearbeitung zugewiesen wurden.
· Von mir erstellt: Aufgaben, die vom User selbst erstellt wurden.
· Mail-Kopie an mich: Aufgaben, in denen der User selbst im Feld E-Mail-Kopie hinterlegt ist und zur Information per Mail benachrichtigt wird.
Im Bereich Aufgaben werden alle Aufgaben angezeigt, die die erfassten Suchkriterien erfüllen. Wurden keine Suchkriterien erfasst, werden alle erfassten Aufgaben angezeigt.
Über die Spaltenkonfiguration kann auch die Spalte Adresse eingeblendet werden. Dies ist für adressabhängige Aufgaben relevant.
Neuanlage einer Aufgabe
Mit Klick auf das +-Icon öffnet sich das Fenster Neue Aufgabe.
Kopfdaten
In den Kopfdaten können alle notwendigen Informationen erfasst werden:
Titel
Name der Aufgabe
Kategorie
Art der Aufgabe
Status
Fortschritt der Aufgabe
Priorität
Wie wichtig ist die Aufgabe
Beginn- und Ende
Wann soll diese Aufgabe erledigt werden
E-Mail
Wurde eine Email zu dieser Aufgabe versendet
Erstellt von
Hier wird automatisch eingetragen, wer die Aufgabe erfasst hat
Verändert von
Hier wird automatisch hinterlegt, wer die Aufgabe geändert hat
Zuweisung
Hier wird angezeigt, wem die Aufgabe zugewiesen wurde. Details dazu im Unterreiter Zuweisung.
Bei der Weiterleitung einer Aufgabe wird der Status automatisch wieder auf open gesetzt. Wurde eine Aufgabe von der entsprechenden Person akzeptiert oder bearbeitet, wird die Änderung im Feld Status angezeigt.
10. E-Mail-Kopie
Hier wird angezeigt, wer die Aufgabe aus E-Mail-Kopie zugeschickt bekommen hat. Details dazu im Unterreiter E-Mail-Kopie
Details
Auf dem Unterreiter Details werden die Beschreibung / Informationen zu der Aufgabe eingetragen.
Über die Leiste oberhalb des Textfeldes kann der Text formatiert werden.
Nicht alle Formatierungen werden von Crystal Report unterstützt und übernommen, wie zum Beispiel:
· Aufzählungszeichen
· Nummerierungen
· Listen mit mehreren Ebenen
· Fett und kursiv
Kommentare
Hier werden Kommentare zu einer Aufgabe hinterlegt, siehe Kapitel Kommentare.
Zuweisung
Ist die Aufgabe für einen anderen User bestimmt, kann hier im Feld Mitarbeiter die Person hinterlegt werden, dem die Aufgabe zugewiesen werden soll.
Zusätzlich kann die Aufgabe beim Versenden an einen E-Mail-Verteiler verschickt werden.
Historie und E-Mail Historie
Hier wird die Historie der Aufgabe und des Mailversands angezeigt.
Es wird mit Datum, Uhrzeit und Usernamen festgehalten, welches Feld verändert wurde.
eAkte
In der eAkte können Dateien zu dieser Aufgabe hochgeladen werden. Die einzelnen Schritte werden näher erläutert im Kapitel eFile.
Die Dateien sind nach dem Hochladen nur in der Aufgabe zu finden und erscheinen nicht in der Adresse auf dem eAkte-Reiter.
Versenden einer Aufgabe
Nach dem Erfassen einer Aufgabe inklusive aller Unterreiter, wird die Aufgabe mit Klick auf den Briefumschlag oben rechts gespeichert und versendet.
Es besteht die Möglichkeit, beim Versenden der Aufgabe automatisch einen Kalendereintrag im E-Mail-Programm (z.B. Outlook) zu hinterlegen. Mit dem Senden der Aufgabe wird dann eine ICS-Datei erstellt, die in das E-Mail-Programm importiert werden kann. Eine Aufgabe kann nur importiert werden, wenn mindestens ein Datum (Begin/End) gefüllt ist.
Dafür ist folgende Berechtigung in den Global-Settings zu aktivieren:
· crm.service.core.task.attch_ics
· crm.service.core.contact.attach_ics
Auch bei einer Statusänderung (accepted/closed) der Aufgabe wird automatisch eine E-Mail an alle involvierte User verschickt.