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Übersicht

Im Reiter Kundenkontakte einer Adresse werden alle erfassten Berichte in einer Übersicht dargestellt.

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Die Spalte Via gibt an, um welche Art von Bericht es sich handelt. So wird beispielsweise ein Besuchsbericht mit dem Typ Visit gekennzeichnet.

Die Bearbeitungsfunktionen befinden sich rechts oben in Form von Icon-Buttons und im 3-Punkte-Menü.

Mit der Funktion Speichern und Senden kann ein Bericht erneut gesendet werden.

Bei der Funktion PDF-Datei erstellen wird eine PDF-Datei vom ausgewählten Bericht erstellt.

Durch Doppelklick auf einen Titel oder markieren einer Zeile und Klick auf das Stift-Icon öffnen sich die erfassten Berichte.

Im Bereich Administration > Betrieb > Textbausteine lassen sich Vorlagen für unterschiedliche Berichttypen erstellen.

Bericht  anlegen

An folgenden Stellen im CRM können Kundenkontakte erfasst werden:

• Adresse > Reiter Kundenkontakte mit dem Icon-Button +

• Kampagne > Reiter Teilnehmer > 3-Punkte-Menü > Funktion Neuer Kundenkontakt.
  Zuvor muss die Adresse im Bereich Teilnehmer ausgewählt werden, für die der Bericht erfasst werden soll.

Bei der Anlage eines neuen Berichts öffnet sich der Reiter Neuer Kontakt für die Adresse.

Im oberen Bereich werden die Kundenadresse und der  Titel, sowie Erfassungs- und Änderungsdaten des Berichts angezeigt.

Open

Alle weiteren Informationen werden in den Unterreitern des Berichts erfasst:

Reiter Info in Neuer Kontakt

Der Reiter Info unterteilt sich in die Bereiche Info und Kontakte.

Bereich Info

Im Bereich Info werden allgemeine Informationen und Daten erfasst.

Titel
Bei der Neuanlage wird als Titel automatisch Neuer Kontakt für und der Matchcode der Adresse vorgegeben. Der Titel kann nach Bedarf geändert oder ergänzen werden.

Das Feld ist grundsätzlich ein Pflichtfeld.

In den Global Settings kann die Vorbelegung des Titels mit dem Label crm.contact.title.pattern angepasst werden. Die Betreffzeile der Email ist identisch zu dem Titel des Berichts.

Via
Typ des Kundenkontakts.

Das Feld ist grundsätzlich ein Pflichtfeld.

Bei der Auswahl der Werte Quotation oder Sales lead wird automatisch ein weiteres Feld zur Erfassung der Angebotsnummer eingeblendet.

Beginn/Ende
Start- und Enddatum inklusive der Uhrzeiten. Beim Klicken in die Felder öffnet sich eine Kalenderfunktion.

Datum nächster Kontakt
Nächster Besuchstermin.Beim Klicken in das Feld öffnet sich eine Kalenderfunktion.

Der Termin wird der/den hinterlegten Person(en) im Feld Nächster Kontakt durch im Bereich Kontakte 7 Tage im Voraus auf der Startseite im Bereich Anstehende Kundenkontakte angezeigt.

Der Zeitraum kann in den Stammdaten unter Administration > System > Global Settings: crm.next.visit.date beliebig eingestellt werden.

Für dieses Feld kann ein Kalendereintrag in E-Mail-Programmen wie zum Beispiel Outlook oder Lotus Notes angelegt werden.

Um diese Funktion zu nutzen, kann das entsprechende Berechtigungsobjekt in den Global Settings: crm.service.core.contact.attach_ics aktiviert werden. Mit dem Senden des Berichts wird eine ICS-Datei erzeugt, die in das E-Mail-Programm importiert werden kann.

Nächster Kontakt via
Auf welche Art soll der nächste Kontakt stattfinden.

Mailing Status
Bei der Neuanlage ist das Feld leer bzw. wechselt nach dem Speichern auf Draft.
Nach dem Senden wechselt der Status automatisch auf Sent.
Dieses Feld ist nicht editierbar.

Thema 1+2
Zwei Freitextfelder zur Erfassung des Themas.

• Der Druck im Besuchsbericht erfordert eine kostenpflichtige Reportanpassung.

Fazit 1+2
Zwei Freitextfelder zur Erfassung des Fazits.

• Der Druck im Besuchsbericht erfordert eine kostenpflichtige Reportanpassung.

Marketing
Welche Marketing-Tools wurden bei dem Termin verwendet.

Bereich Kontakte

Im Bereich Kontakte werden die beteiligten Personen sowie der E-Mail-Verteiler erfasst.

Teilnehmer
Interne Mitarbeiter, die an dem Termin teilgenommen haben.

Externe Teilnehmer
Ansprechpartner des Kunden, die an dem Termin teilgenommen habe. Hier stehen alle Ansprechpartner zur Auswahl, die in der Adresse des Kunden hinterlegt sind.

Nächster Kontakt durch
Interner Mitarbeiter, der den Kunden das nächste Mal kontaktieren soll.

E-Mail-Verteiler
Der Bericht kann an Mitarbeiter des eigenen Unternehmens wie auch an Ansprechpartner des Kunden versendet werden. Mit Ausnahme von Personen, die als ausgeschieden gekennzeichnet sind.

Es ist möglich, mehrere Teilnehmer mit gleicher E-Mailadresse in einem Bericht hinzuzufügen. Beim Senden dieses Berichts filtert das System die doppelte E-Mailadresse raus und versendet die E-Mail nur einmal.

Beispiel: Zwei verschiedene Ansprechpartner in einer Adresse mit einer gemeinsam genutzten E-Mailadresse:
Max Mustermann: Mustermann-transport@Mustermann.net
Maximilian Mustermann: Mustermann-transport@Mustermann.net                                            

Das Flag Mailing in den Adresspartner-Stammdaten wird berücksichtigt für den Versand von Kampagnen.

In den Global Settings kann das Feld für das Hinterlegen von Kunden/externen Ansprechpartnern gesperrt werden. Das Label lautet crm.person.drag.and.drop.activate.

Extra E-Mail
Zusätzliches E-Mail-Feld, um weitere E-Mail-Adressen manuell einzutragen.

Das Feld kann in den Global Settings über das Label crm.contact.extra.mail gesperrt werden.

Hinzufügen von Kontakten

Im unteren Bereich können die gewünschten Mitarbeiter und Ansprechpartner sowie Benutzergruppen ausgewählt und dann mit den Buttons rechts oben in das korrekte Feld hinzugefügt werden.

Reiter Details

Auf dem Reiter Details werden Informationen erfasst und bearbeitet.

Über die Leiste oberhalb des Textfeldes kann der Text formatiert werden.

Nicht alle Formatierungen werden von Crystal Report unterstützt und übernommen, wie zum Beispiel:

• Aufzählungszeichen

• Nummerierungen

• Listen mit mehreren Ebenen

• Fett und kursiv

Reiter Kommentare

Auf diesem Reiter werden Kommentare hinterlegt.

Ein erfasster Kommentar ist auch auf dem Reiter Kommentar in der Adresse zu finden.

Weitere Informationen zu diesem Thema befinden sich in dieser Dokumentation unter Adressen > Kommentare

Reiter Schlüsselwörter

Um einer Adresse Schlüsselwörter zuzuweisen, besteht auf diesem Reiter in einem Bericht die Möglichkeit, diese zu erfassen.

Nach der Anlage sind die neuen Schlüsselwörter auf dem gleichnamigen Reiter in der Adresse zu finden.

Weitere Informationen zu diesem Thema befinden sich in dieser Dokumentation unter Adressen > Schlüsselwörter.

Reiter Tradelanes

Auf diesem Reiter werden potentielle Tradelanes erfasst.

Nach der Erfassung wird die neue Tradelane auch in der Kundenadresse auf dem Reiter Tradelanes angezeigt.

Weitere Informationen zu diesem Thema befinden sich in dieser Dokumentation unter Adressen > Tradelanes.

Give-Aways

Wurden zu dem Kundenbesuch Werbegeschenke mitgenommen, kann dies im Reiter Werbegeschenke dokumentiert werden.

Die an dieser Stelle erfassten Werbegeschenke werden NICHT mit dem Werbegeschenke-Reiter in den Adresspartnern synchronisiert.

Die Artikel werden im Bereich Werbegeschenke  in der Administration gepflegt. Weitere  Informationen dazu befinden sich unter CRM Administration.

Reiter Kundenumfrage

Dieser Reiter dient dazu, Daten einer Kundenumfrage bzw. Rückmeldungen vom Kunden zu dokumentieren.

Durch Aktivierung der Checkbox Besprochen wird markiert, welche Themen angesprochen wurden.
Die Felder Ergebnis und Bemerkung sind nur editierbar, wenn das Häkchen gesetzt wurde.
Im Feld Ergebnis wird die Reaktion des Kunden festgehalten und bei Bemerkungen können wichtige Hinweise dazu hinterlegt werden.

Die Umfragekriterien der Spalten Kundenumfrage und Thema  sowie die Einträge der Dropdownliste im Feld Ergebnis werden in Administration > Betrieb > Kundenumfrage hinterlegt und sind frei einstellbar.

Reiter Aufgabe

Über diesen Reiter werden Aufgaben angelegt, die im Zusammenhang mit dem Kundenbesuch stehen.

Die Neuanlage und Bearbeitung einer Aufgabe ist identisch mit dem Arbeiten im Bereich Aufgaben und wird näher erläutert im Kapitel Aufgaben.

Reiter eAkte

Auf dem Reiter eAkte werden Dateien zu diesem Kundenkontakt hochgeladen und gespeichert.
Die einzelnen Schritte werden näher erläutert im Kapitel Adressen > eFile. Die Dateien sind nach dem Hochladen nur in dem Besuchsbericht zu finden und erscheinen nicht in der Kundenadresse auf dem eAkte-Reiter.

Administratoren Hinweis: Mit dem Label crm.save.report.as.efile kann definiert werden, ob der Besuchsbericht mit dem Mailing auch an den eFile-Service übertragen werden soll.

Die Datei erscheint nach dem Senden auf dem Reiter eAkte des jeweiligen Berichts, aber nicht automatisch auf dem eAkt-Reiter in der Adresse!

Reiter Historie und E-Mail Historie

Die Reiter Historie und E-Mail Historie zeigen die Historie des Berichts und des E-Mailversands an.
Hier wird mit Datum, Uhrzeit und Usernamen festgehalten, welches Feld verändert wurde bzw. wann eine E-Mail versandt wurde.

Weitere Funktionen

Briefumschlag-Icon
Mit diesem Icon-Button können Sie den Bericht speichern und versenden.

Es wird automatisch eine Mail generiert und an alle Personen der Felder E-Mail-Verteiler  und Zusätzliche E-Mails  versandt. Das Flag Mailing in den Adresspartner-Stammdaten hat keine Auswirkung.

Administratoren-Hinweise:

Ob die Einträge aus dem Unterreiter Details in die E-Mail übernommen werden oder der Besuchsbericht als Anhang geschickt wird, kann im Bereich Administration gesteuert werden.

Die Darstellung des E-Mail-Textes kann im HTML-Format oder im TXT-Format erfolgen, die Einstellung erfolgt hier ebenfalls im Bereich Administration.

Funktion Besuchsbericht erstellen im 3-Punkte-Menü
Es wird eine druckfähige PDF-Version des Besuchsbericht generiert