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Kopfdaten der Adresse

Der Kopfbereich zeigt die Schlüsselinformationen der Adresse.

Dieser Bereich ist nicht fixiert und kann während des Arbeitens mit einer Kundenadresse ausgeblendet werden.

Darunter befindet sich die Reiterstruktur, über die die Kundendaten in einzelne Abschnitte gegliedert werden und über die die weitere Bearbeitung erfolgt.

Reiter der Adressen

Reiter Überblick

Dieser Reiter zeigt - monatsweise kumuliert - die operativen Transportdaten einer Adresse. Die Daten stammen aus dem TMS und werden für die Darstellung im CRM aufbereitet.

Per Voreinstellung werden automatisch die letzten 12 Monate angezeigt. Ausschlaggebend für die Monatszuordnung einer Position ist das Feld Leistungsmonat auf dem Reiter Statistik im TMS.

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Von-Bis
Der Zeitraum kann über die Auswahl Von.. Bis.. im oberen Menü frei gewählt werden - auch über das aktuelle Tagesdatum hinaus. Im Bereich Suche kann eingestellt werden, welche Daten angezeigt werden sollen.

Modus
Neben dem Zeitraum kann nach einem spezifischen Transportmodus gefiltert werden: Air, Sea, Road, Rail oder All.

Rolle
Im Feld Rolle ist es möglich, nach verschiedenen Funktionen der Adresse in Positionen zu filtern.
Bei Auswahl Consignee werden alle Transportdaten angezeigt, bei denen diese Kundenadresse in den Aufträgen der Empfänger ist und als Auftraggeber markiert wurde.

Mandant
Mit dem Feld Mandant werden Aufträge auf dem Überblick-Reiter nach Mandanten gefiltert.

Diese Funktion wird über ein Berechtigungsobjekt in den TMS Stammdaten ein- und ausgeblendet.

In der Dropdownliste werden nur die Mandanten angezeigt, die dem der Mitarbeiter zugeordnet  oder die in der Spalte Mandant in der Übersicht aufgeführt sind.

Suche ausführen
Um sich die gewünschten Datensätze anzuzeigen zu lassen, muss die Suche ausgeführt werden.

Neben den Sendungsdaten können – mit entsprechender Berechtigung in den TMS-Stammdaten (CRM_SHOW_CURRENCY) - Spalten mit monetären Werten eingeblendet werden. Es werden immer alle in einer Position erfassten Beträge angezeigt.

Die Anzeige der Daten auf dem Reiter Überblick kann über zwei Unterreiter (Tabellarisch und Diagramm) am oberen Bildrand variiert werden.

Unterreiter Tabellarisch
Der erste Unterreiter Tabellarisch stellt die Daten in tabellarischer Form dar.
Beim Öffnen einer Adresse wird die Darstellung in tabellarischer Form automatisch vorbelegt.

Durch einen Doppelklick auf eine Zeile bzw. einen Monat wird man auf den Reiter Statistik weitergleitet.

Unterreiter Diagramm
Wird der Unterreiter Diagramm ausgewählt, werden die Kennzahlen

• TEU,

• Packstücke,

• Positionen und

• Net Gewicht aus der gefilterten Übersicht als Balkendiagramm dargestellt.

Die genauen Werte der jeweiligen Balken werden im Mouseover angezeigt.

Reiter Aktivitäten

Der Reiter Aktivitäten kombiniert die Reiter Tradelanes und Besuchsberichte. 

Beim Öffnen des Reiters werden alle erfassten Besuchsberichte und Tradelanes angezeigt, die für die Adresse angelegt wurden.

Wird eine Besuchsberichtszeile markiert, werden im unteren Bereich die Tradelane(s) angezeigt, die in diesem Besuchsbericht erfasst wurden.

Mit einem Klick auf den Button Neu laden werden beide Bereiche neu geladen, und es werden die aktualisierten Daten der Adresse angezeigt.

Reiter Details

Die Adressstammdaten der gewählten Adresse werden auf dem Details-Reiter angezeigt.

Im oberen Bereich (Header) der Adresse befinden sich die Schlüsselinformationen der Adresse wie z.B. Adress-Nr./Art und Namen der Adresse.

• Adressänderungen, die im CRM vorgenommen werden, sind nach dem Speichern sofort im CargoSoft TMS Modul ersichtlich.

• Sofern der Compliance Check in den TMS Stammdaten eingerichtet und aktiviert ist, wird mit dem Ändern und Speichern von Adressstammdaten im CRM der Compliance Check ausgelöst.

• *Ist die Postleitzahlenprüfung aktiviert, wird die neu erfasste/editierte Postleitzahl auf Korrektheit überprüft.

• Die Prüfung auf eine gültige Ort-/Postleitzahl-Kombination erfolgt im Hintergrund. Gibt es eine eindeutige Ort-/Postleitzahl-Kombination, wird das Adressfeld um die in der Postleitzahlentabelle vorhandenen Daten ergänzt (Ort).

• Kann keine gültige oder mehr als eine mögliche Kombination ermittelt werden, öffnet sich automatisch eine Suchmaske.
  
  

• Durch Erfassen der Suchkriterien und Auslösen der Suche mit der Lupe, werden die zur Auswahl stehenden Ergebnisse  angezeigt. Mit Auswahl des gewünschten Ergebnis und Speichern werden die Daten in die Adresse übernommen.

Reiter Adresspartner

Auf dem Reiter Adresspartner werden die Ansprechpartner der gewählten Adresse angezeigt.

Änderungen oder Neuanlagen von Adresspartner sind nach dem Speichern im TMS-Modul verfügbar.

Über die Funktionen im oberen Menü rechts lassen sich neue Ansprechpartner anlegen, Einträge bearbeiten oder löschen.

Über die QUICK SEARCH oder die Dynamische Suche besteht die Möglichkeit, die Kontaktdaten direkt zu öffnen - ohne die Firmenadresse zu öffnen. In der obersten Zeile steht einen Link zur Firmenadresse des Ansprechpartners zur Verfügung. Hierüber lässt sich die zugehörige Adresse öffnen.

Für mehr Details und zur weiteren Bearbeitung muss der Adresspartner per Doppelklick ausgewählt werden. Es öffnet sich ein weiterer Bereich, der ein oder ausgeklappt werden kann.

Hier werden alle weiteren Einzelheiten auf verschiedenen Unterreitern des Adresspartners eingetragen.

Im  Kopfbereich des Adresspartners wird der Name und die Telefonnummer angezeigt.

Auf dem Reiter Firmendetails können folgende Felder befüllt werden: 

Unter Persönliche Details werden Hobbies, Social Media und weitere Bemerkungen erfasst.

Es gibt jeweils vier separate Felder mit Dropdownlisten für die Auswahl von Hobbies und Sport.
Das Flag Aktiv kann nur in TMS unter Adresse > Partner > Hobbies/Sport gesetzt werden und wird im CRM nicht ausgewertet. Die Einträge in den Listen kommen aus den CargoSoft TMS-Stammdaten  und werden dort angelegt.

Für SocialMedia-Einträge gibt es 5 Freitextfelder, die dafür genutzt werden können, um dort z.B. LinkedIn Profile der Ansprechpartner zu hinterlegen.

Für weitere Bemerkungen steht ein freies Textfeld zur Verfügung.

Unter dem Reiter Schlüsselwörter können dem Ansprechpartner verschiedene Schlagwörter zugeordnet werden.

Es werden  ein oder mehrere Vorschläge per Markierung der Checkbox vor dem entsprechenden Schlüsselwort aktiviert und mit Speichern die Auswahl bestätigt.  

Im Bereich Kommentare können Bemerkungen und Kommentare hinterlegt werden, die einen informativen Charakter haben.

Im Reiter Werbegeschenke wird erfasst, wann welches Werbegeschenk übergeben wurde und welche Anzahl die Person erhalten hat. Für die Erfassung von Werbegeschenken öffnet sich der untere Bereich des Reiters. Dort werden aus den Dropdownlisten die Daten für das Werbegeschenk ausgewählt.

Die Artikel werden im Bereich Werbegeschenke unter Betrieb angelegt und gepflegt. 

Beim Ändern von Daten in den Adresspartnern werden nicht automatisch die entsprechenden Einträge in den Kampagnen mit aktualisiert. Ist eine Person bereits einer oder mehreren Kampagnen zugeordnet, müssen die Änderungen (wie beispielsweise eine geänderte E-Mailadresse) ebenfalls in den Kampagnen vorgenommen werden.

Reiter Aufgaben

Aufgaben, die direkt einem Kunden zugeordnet wurden, werden hier erfasst und userübergreifend angezeigt. 

Reiter Kampagnen

Kampagnen, denen die Adresse bzw. deren Ansprechpartner zugeordnet sind, werden auf dem Reiter Kampagnen angezeigt.

Durch einen Doppelklick auf eine Zeile öffnet sich die gewählte Kampagne.

Die Erfassung und das Arbeiten mit einer Kampagne wird näher erläutert im Kapitel Kampagnen.

Reiter Kundenkontakte

Unter dem Reiter Kundenkontakte wird die Kundenkontakthistorie gepflegt.

Hier werden Besuchsberichte und Informationen über Kundenkontakte hinterlegt.

Reiter Info

Der Reiter Info beinhaltet Stammdaten und Informationen zu einer Adresse. 

Es gibt 4 Bereiche, in den die Informationen wie folgt unterteilt sind.

Verantwortlichkeiten & Kategorien

Im Teil Verantwortlichkeiten & Kategorien werden die Verkaufszuständigkeiten und der Betreuer hinterlegt.

Besuch

Im Bereich Besuch wird das Feld Kunde seit angezeigt und wann der Kunde von wem das letzte Mal besucht worden ist.                                       

Das Datum des letzten Besuchs wird gem. der erfassten Daten im Reiter Kundenkontakte angezeigt.

Im TMS Modul sind die Informationen in den Stammdaten der Adresse auf dem Unterreiter Erweitert einzusehen und zu pflegen.

Kundeninformationen

Unter Kundeninformationen wird die gewählte Adresse klassifiziert.

Checkboxen
Über die Checkboxen kann vermerkt werden, ob es sich um einen Bestandskunden, einen Zielkunden, einen gewünschten Kunden oder einen Wettbewerber handelt. Im TMS befinden sich die Daten in einer Adresse auf dem Reiter Erweitert > Unterreiter Sales.

Des Weiteren kann die Adresse über die Checkbox Gesperrt für die Bearbeitung gesperrt werden, analog zum TMS Flag Adresse sperren.

Zahlungsbedingung
Die Felder Zahlungsbedingung  und Zahlungsbedingung  – Kreditor sind Anzeigefelder, die nicht bearbeitet werden können. Der Inhalt der Felder wird vom Fibu-Reiter der jeweiligen Adresse aus dem TMS gezogen.

Kreditlimit
Das Kreditlimit und der voraussichtliche Ertrag werden in den beiden Feldern Kreditlimit und gepl. Umsatz festgehalten.

Klassifizierung
Mit dem Feld Klassifizierung werden der Adresse eine oder mehrere Klassifizierungen zugewiesen.

Über ein Dropdown-Menü öffnen sich die verfügbaren Klassifizierungen welche ausgewählt werden können.

Wird eine Klassifizierung in TMS eingetragen, wird sie im CRM angezeigt und ebenso anders herum. Änderungen an den Klassifizierungen (Hinzufügen/Löschen) sind in beiden Systemen möglich.

Achtung: Einige Klassifizierungen (wie beispielsweise Export an GLA) haben Auswirkungen auf die Synchronisation der Daten in andere Systeme (SCM-Modul).

Die Einträge werden in den TMS Stammdaten Klassifizierungen gepflegt.

Compliance

Sofern das  Compliance-Modul integriert ist, wird im Bereich Compliance angezeigt, wann die Adresse das letzte Mal überprüft wurde.

Sofern der Compliance Check in den TMS Stammdaten eingerichtet und aktiviert ist, wird mit der Neuanlage bzw. dem Ändern und Speichern von Adressstammdaten im CRM der Compliance Check ausgelöst. Bei einem Check aus dem CRM wird die Niederlassung des Users nicht beachtet.

Mit Überschreiten des hinterlegte Schwellwerts wird das Häkchen in der Checkbox gesetzt. Das Editieren der Checkbox ist nur mit einer entsprechenden Berechtigung in TMS möglich.

In den Kopfdaten der Adresse erscheint ein rotes Warndreieck mit dem Trefferhinweis.

Im Ergebnis der Quick Search und der Dynamic Search wird die Adresse orange markiert angezeigt.

Die Adresse kann trotzdem  weiterhin bearbeitet werden.

Reiter Mitarbeiter

Auf diesem Reiter werden Mitarbeiter des eigenen Unternehmens zu der Adresse hinterlegt.

Per Hinzufügen können neue Mitarbeiter angelegt werden.

Es öffnet sichunten ein Details-Bereich, in dem die verschiedene  Daten zum Mitarbeiter wie z.B. Modus, Abteilung, Rolle oder ein Zeitraum  eingetragen und gespeichert werden können.

Reiter Tradelanes

Beim Aufruf des Reiters Tradelanes öffnet sich die Übersicht der zugeordneten Fahrtgebiete.
Hier werden potentielle Tradelanes eines Kunden verwaltet.
Es findet kein automatischer Soll-/Ist-Abgleich mit den Sendungsdaten aus TMS statt.

Per Hinzufügen kann eine neue Tradelane erfasst werden. Es öffnet sich der Reiter Neue Tradelane.

Im ersten Feld Tradelane sind über die Dropdownliste alle verfügbaren Tradelanes auswählbar, die unter Betrieb > Tradelanes angelegt wurden.

Die Felder Herkunftsland/Bestimmungsland und Ladehafen/Löschhafen werden automatisch gefüllt, sofern diese in den Stammdaten hinterlegt sind.

Beendet wird die Eingabe der Daten mit Speichern.  Die Tradelane erscheint sofort in der Übersicht.

Statistik

Sendungen bzw. Auftragspositionen, die mit der der gewählten Kundenadresse verknüpft sind, werden auf dem Sendungsreiter angezeigt. 

Neben den Sendungsdaten können – mit der Berechtigung CRM_SHOW_CURRENCY in den TMS Stammdaten - Spalten mit monetären Werten eingeblendet werden. Es werden immer alle in einer Position erfassten Beträge angezeigt.

Umsätze, Erträge, Rückstellungen und Ausgaben einer Position werden im CRM in der Adresse nur angezeigt, wenn die Adresse in der TMS-Position als Auftraggeber eingetragen ist.

In allen anderen Adressen des Auftrags werden Umsätze, Erträge, Rückstellungen und Ausgaben des Files mit 0 angezeigt.

Des Weiteren kann auch die Spalte Verantwortlicher Mitarbeiter eingeblendet werden. Dort wird der verantwortliche Mitarbeiter aus der TMS Position angezeigt.

Um die Daten in einer Spalte zu sortieren, muss der entsprechenden Spaltenkopf angeklickt werden.

In der oberen Suchleiste lassen sich Kriterien eingeben, um sich die Positionen gefiltert anzeigen zu lassen.

Status
Zum Beispiel können Positionen nach einem Status angezeigt werden wie:  offene, geschlossene oder abgerechnete Positionen.

Von-Bis
Es kann der  Auswahlzeitraum über die Felder Von – Bis definiert werden sowie nach einem spezifischen Transportmodus gefiltert werden: Air, Sea, Road, Rail oder All.

Rolle
Im Feld Rolle ist es möglich, nach verschiedenen Funktionen der Adresse in Positionen zu filtern.
Wird beispielsweise Consignee ausgewählt, werden alle Transportdaten angezeigt, bei denen die Kundenadresse im Auftrag als Empfänger eingetragen und mit dem Auftrageber-Kennnzeichen markiert ist.

Mandant
Mit dem Feld Mandant werden Aufträge nach Mandanten gefiltert.

Client
Das Feld Client kann über ein Berechtigungsobjekt in den TMS Stammdaten ein- und ausgeblendet werden.
In der Dropdownliste werden nur die Mandanten angezeigt, die dem Mitarbeiter zugeordnet sind.

• Mit der Lupe wird die Suche ausgeführt.

Reiter Schlüsselwörter

Mit sogenannten Schlüsselwörtern kann eine Adresse kategorisiert werden.

Adressen können anhand des Schlüsselwortes gesucht und Kampagnen erstellt werden.

Hinweis: Die Anlage neuer Schlüsselwörter sowie das Sperren oder Löschen erfolgen über den Bereich Betrieb > Schlüsselwörter. 

Schlagwörter lassen sich neben Adressen auch mit Ansprechpartnern verbinden, siehe Kapitel Adresspartner.

Reiter Kommentare

Hier können Kommentare und Informationen zu einer Adresse hinterlegt werden.

Der Kommentar kann über einen Texteditor gestaltet werden.

Sobald der Kommentar erfasst wurde kann dies mit Speichern in die Übersicht übernommen werden, und der angemeldete User wird in die Spalte Erstellt durch automatisch gesetzt.

Reiter TMS-Offerte

Auf diesem Reiter besteht die Möglichkeit, die (Adress-)Offerten aus dem TMS-Modul einzusehen und vorhandene e-Akte-Dokumente zu bearbeiten.

Im oberen Bereich befinden sich diverse Suchfelder für die Suche nach Offerten.
Im unteren Bereich wird das Suchergebnis angezeigt.
Werden keine Suchkriterien erfasst, werden alle Offerten zu der gewählten Adresse angezeigt.

Durch die  Auswahl einer Offerte werden die hinterlegten e-Akte-Dokumente im unteren Bereich angezeigt wo diese ausgewählt werden können.

Durch die Berechtigungsobjekte

• CRM_ADDRESS_QUOTATION (TMS-Offerten) und

• ECM_ADDRESS_QUOTATION (ECM-Offerten),
  können die entsprechenden Reiter für die Offerten in der CRM-Adresse aktiviert/deaktiviert werden.

Die Einstellung muss in den TMS Stammdaten vorgenommen werden.

Reiter SOP

Auf dem Reiter SOP gibt es die Möglichkeit, Arbeitsanweisungen für den gewählten Kunden zu erfassen und zu hinterlegen.

Per Hinzufügen im oberen Menü, öffnet sich ein Fenster für die Erfassung des SOPs.

Bei der Anlage kann der Modus und Bereich angegeben werden. Die im CRM angelegten SOPs werden nicht an das TMS übertragen. Um die Anlage in die Übersicht zu übertragen, muss der Speichern-Button im unteren Details-Bereich ausgewählt werden.

Reiter Memo

Der Memo-Reiter kann anstelle des SOP-Reiters eingeblendet werden.

Bei der Nutzung des Memo-Reiters können alle Einträge, die im SOP-Reiter gemacht wurden, in den Memo-Reiter integriert werden. Für die Datenmigration vorab muss eine Mitteilung an das CargoSoft Consulting Team geschicken werden.

Die Aktivierung des Memo-Reiters ist in den Globalen Einstellungen steuerbar.
Hierfür muss für den Schlüssel: crm.memo, der Wert: false auf true gesetzt werden.

Nach dem Speichern ist der Reiter Memo anstatt SOP in der Adresse verfügbar.

Reiter Karte

In diesem Reiter kann der Standort der Firmenadresse mit Google Maps durch eine rote Markierung auf der Karte angezeigt werden und alle anderen Adressen, die in einem gewissen Radius um diese Adresse liegen.

Außerdem besteht die Möglichkeit nach Adressen zu suchen, für die der angemeldete User als Sales oder Vertreter hinterlegt ist. Dafür im Feld Radius aus dem Dropdownmenü einen Wert auswählen und die Checkbox für Sales oder Vertreter aktivieren. Mit Klick auf die Lupe wird die Suche ausgeführt. Das Ergebnis wird zum einen auf der Karte mit Markierungen gekennzeichnet und in einer Liste im linken Bereich des Reiters angezeigt.  

Zum Ermitteln der Koordinaten benötigt Google Maps die Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort der Adresse.

Mit Nutzung der Funktion werden die Nutzungsbedingungen von Google akzeptiert und übergeben die sensiblen Daten an Google. Bitte die Datenschutzerklärung von Google beachten.

Reiter eAkte

Die eAkte dient dazu, adressgebundene Dokumente hochzuladen und zu speichern.

Alle Dokumente der eAkte sind im CRM sowie in den TMS Adressstammdaten hoch- und herunterladbar.

Durch Klick auf Hinzufügen kann ein Dokument hochgeladen werden. Es öffnet sich ein Pop-up Fenster, in dem die Details wie Titel, Datum, Typ und Autor des Dokuments erfasst werden. Durch Klick auf +Datei kann das gewünschte Dokument ausgewählt und hochgeladen werden.

Durch Bestätigen auf  OK, schließt sich das Fenster - das Dokument wird in der Übersicht angezeigt und steht weiteren Usern zum Download zur Verfügung.

Im CargoSoft TMS Modul sind die Dateien in der Adresse auf dem Reiter eAkte einzusehen.

Wird das Häkchen Mailing aktiviert, kann das Dokument per E-Mail versendet werden.

Reiter Historie

Veränderungen, die an einer Adresse durchgeführt wurden, werden auf dem Reiter Historie protokolliert.

Hier werden Datum, Aktion, Attribut, User und was verändert wurde festgehalten.

Durch die Spaltenkonfiguration lassen die die Felder individuell einstellen.

Über das Sortieren oder Gruppieren der Tabelle lassen sich die einzelnen Bearbeitungsschritte nach User oder auch Datum ordnen bzw. gruppieren.

Reiter Geschäftsbeziehungen

Dieser  Reiter ermöglicht es, Beziehungen zwischen einzelnen Adressen im CRM herzustellen und anzuzeigen.

Auf dem Reiter Geschäftsbeziehungen einer Adresse ist es möglich, der Adresse hierarchisch mehrere Beziehungen zu Adressen zuzuordnen und diese in übergeordneter oder untergeordneter Ansicht darzustellen.

Für die Zuordnung einer untergeordneten Adresse muss zuerst der bestehende Datensatz der Adresse selektiert werden. Die Adresse, die untergeordnet werden soll, wird im unteren Bereich Details über die Suche ausgewählt. Dort kann die Geschäftsbeziehung zwischen den Adressen ausgewählt werden.
Des Weiteren kann eine Bemerkung eingetragen werden.

Die Auswahlmöglichkeiten im Feld Type können über das Label label.relationship.type benutzerdefiniert angepasst werden.

Mit dem Speichern wandelt sich der Datensatz zu einer Ordnerstruktur, die aufgeklappt ist.

Neuanlage einer Adresse

Mit der Auswahl Neue Adresse aus der Navigationsleiste öffnet sich ein neuer, leerer Adressreiter für die Erfassung der adressbezogenen Daten.

Im oberen Bereich werden die Mussfelder Kontoart, Adress-Nr, Kurzbezeichnung und Name erfasst, die mit einem * gekennzeichnet sind.

Nachdem eine Kontoart ausgewählt wurde, wird eine Adress-Nr. vergeben und angezeigt.

Die automatische Vergabe der Adress-Nr. kann in den TMS-Stammdaten eingestellt werden.

Das Feld Name ist auf eine maximale Zeichenanzahl von 70 Zeichen begrenzt.

Im unteren Details-Bereich werden ausschließlich der Details- und Info-Reiter der Adresse zur Erfassung der Daten angezeigt. Alle anderen Reiter wie z.B. Übersicht, Sendungen oder Aktivitäten werden zu diesem Zeitpunkt noch nicht angezeigt.

Die ausklappbare Suche im untersten Bereich des Reiters, bezieht sich nur auf die Orts- und PLZ-Suche der Adresse. Ist die PLZ-Prüfung aktiviert, wird die Postleitzahl beim Ändern/Erfassen überprüft.

Die Funktionen der zu befüllenden Felder sind im Kapitel Adressen > Details und Info beschrieben.

Sofern der Compliance-Check in den TMS Stammdaten eingerichtet und aktiviert ist, wird mit dem Speichern der neuen Adresse im CRM der Compliance Check ausgelöst.

Sind in den TMS Stammdaten unter Firma > Allgemeine Firmenparameter > Vorbelegungen Einträge für die Mandantenbelegung hinterlegt, werden diese im CRM berücksichtigt und bei der Adressanlage übernommen.

Die Sicht auf die zugeordneten Mandanten ist derzeit nur in TMS in der geöffneten Adresse auf dem Reiter Mandanten möglich.

Die neue Kundenadresse ist nach der Anlage im CRM umgehend im CargoSoft TMS Modul verfügbar und kann sofort genutzt werden.