Kampagnen

Inhaltsverzeichnis

1.1           Übersicht

Der Bereich Kampagnen kann über die Navigationsleiste ausgewählt werden.

Beim Öffnen des Menüpunktes Kampagnen öffnet sich ein neuer Reiter. Hier werden alle bereits erstellten Kampagnen in einer Übersicht dargestellt.

Wird eine Kopie der Kampagne über das 3-Punkte Menü erstellt, wird automatisch der Titel der kopierten Kampagne übernommen und zusätzlich das Wort Kopie- vorangestellt.

1.2           Kampagne anlegen und bearbeiten

Eine neue Kampagne wird mit dem Hinzufügen Icon geöffnet.

Eine bereits vorhandene Kampagne kann mit Doppelklick auf die Zeile oder markieren der Zeile und Klick auf das Stift-Symbol geöffnet werden.

Im oberen Teil befinden sich die Kopfdaten der Kampagne. Hier wird der Namen der Kampagne vergeben, ein Zeitraum ( Beginn /Ende) festgelegt, ein Status eingetragen und eine Beschreibung der Kampagne hinzugefügt.

Das Feld E-Mail Status zeigt an, ob die Kampagne per Mail versendet wurde.

Das Feld Beschreibung ist für interne Informationen vorgesehen. Der Inhalt wird nicht mit versandt.

Im Feld Email-Kopie an wird der Benutzer ausgewählt, welcher eine Kopie der Mail erhalten soll.

Durch ein Klick auf das Plus Icon neben Dateianhänge können ein oder mehrere Anhänge ausgewählt werden. Es öffnet sich ein Popup-Fenster. Hier werden alle Dateien, die auf dem eAkte-Reiter der Kampagne hochgeladen wurden, angezeigt. Mit der Auswahl der Datei(en) und Speichern,

werde diese temporär als Anlage gespeichert und sind pro Mailversand auswählbar.

Im unteren Bereich kann die Kampagne über eine Reiterstruktur weiter bearbeitet werden.

Ist eine Kampagne durch einen User zur Bearbeitung geöffnet, so ist diese für andere User gesperrt. Es erscheint eine entsprechende Meldung im oberen Bereich der Kampagne.

1.3           Details

Auf diesem Unterreiter wird der gewünschte Mailtext erfasst.

Der Mailtext kann individuell durch Nutzung der Symbolleiste formatiert werden um z.B. Textgröße, Schriftart und Schriftfarbe anzupassen.

Des Weiteren können Textbausteine hinzugefügt werden, welche vorher unter Administration à Betrieb à Textbausteine für Kampagnen angelegt wurden.

Durch die Auswahl im 3-Punkte-Menü öffnet sich ein Popup-Fenster. Hier werden alle Textbausteine für Kampagnen angezeigt. Mit einem Klick auf den gewünschten Textbaustein wird dieser markiert und mit Bestätigung auf den OK Button wird der Textbaustein hinzugefügt.

1.4           Teilnehmer

Es ist zu beachten, dass Kampagnen nur für Personen und nicht für Firmen/Adressen verfügbar sind. Sobald Sie eine Adresse einer Kampagne hinzufügen, werden alle hinterlegten Ansprechpartner der Adresse eingefügt.

Durch das + Icon können neue Teilnehmer hinzugefügt werden. Es öffnet sich der untere Bereich, in dem nach einzelnen Adressen/Personen gesucht werden kann oder gezielt nach einem Schlüsselwort, welches einer Adresse zugordnet ist. Die Suchergebnisse können komplett oder auch selektiv über den Button Speichern in die Kampagne übernommen werden.

Hinweis:

Es werden alle Teilnehmer mit einer gültigen Mailadresse und Berechtigung für das Mailing in der Übersicht angezeigt und erhalten die Kampagnen-Mail in Blindkopie (BCC).

In den einzelnen Spalten sind die Details der Personen einzusehen. In der Spalte Feedback wird die Rückmeldung zu einer Kampagne pro Teilnehmer dokumentiert.

Personendaten lassen sich per Doppelklick im jeweiligen Feld zur Bearbeitung öffnen.

Bei Änderungen an Teilnehmern ist zu beachten, dass sich diese Änderung nur auf die Kampagne beziehen und nicht automatisch in die Kundenadresse in den Reiter Adresspartner übernommen werden.

Mit Löschen werden die markierten Personen aus der Kampagne entfernt.

Für die Anzeige der Statusmeldungen kann der Button Event Info angeklickt werden. Es öffnet sich ein Infofenster, in welchem die Meldung(en) (Infos/Hinweise) der letzten Aktion angezeigt werden z.B. die Anzahl der zugefügten Teilnehmer.

Ist eine neue Meldung vorhanden, wird diese durch einen eingefärbten Event Info Button angezeigt. Diese verschwindet, sobald die Meldung geöffnet wurde.

In einer Adresse ist auf dem Reiter Kampagne zu sehen, welchen Kampagnen die jeweilige Adresse bzw. mindestens ein Ansprechpartner der Adresse zugeordnet ist.

In dem 3-Punkte-Menü kann ein Neuer Kundenkontakt ausgewählt werden, welcher für die Auswahl der  gewählte(n) Ansprechpartner erstellt wird. Hierbei werden die Einträge aus dem Feld Beschreibung  direkt in den neuen Bericht in den Reiter Details übernommen und der Titel mit dem Namen der Kampagne gefüllt. Nach dem Speichern ist der Bericht in der Kundenadresse in der Übersicht auf dem Reiter Kundenkontakt zu finden.

1.5           Aktionen

Auf dem Reiter Aktionen werden Aktionen und einzelne Schritte einer Kampagnen erfasst und festgehalten.

Über Hinzufügen kann eine neue Aktion angelegt werden. Es muss ein Name vergeben werden.

Es kann eine Beschreibung der Aktion  unter dem gleichnamigen Feld eingetragen werden. Es wird automatisch das aktuelle Tagesdatum vorgegeben.

1.6           Reaktion

Auf dem Reiter Reaktion werden Reaktionen auf die Kampagne festgehalten.  

Durch Klick auf Hinzufügen kann eine  neue Reaktion angelegt werden. Das Datum wird mit dem Tagesdatum vorbelegt und es kann eine Beschreibung der Reaktion eingetragen werden. Die Auswahl einer Quality ist zwingend nötig um eine Reaktion anzulegen.

Diese werden unter Administration à Betrieb à Labelsà label.campaign.reaction gesteuert und festgelegt.

1.7           Historie

Der Reiter Historie zeigt das Änderungsjournal der Kampagne an.

1.8           E-Mail Historie

Wurde eine Kampagne per Mail versendet, ist dies auf dem Unterreiter E-Mail Historie nachvollziehbar.

Es wird protokolliert, wann eine Mail gesendet wurde und welche Empfänger die Kampagne in CC (Feld E-Mail Kopie an) erhalten haben. Eine Anzeige aller BCC-Empfänger (Teilnehmer) ist an dieser Stelle nicht möglich. Hierfür wird ein detaillierter Bericht (Transmission Report) inklusive der Anzeige aller Empfänger generiert.

Wurde die Mail versandt, erhält der Absender (Benutzer) eine Mailbestätigung in Form des Transmission Reports als Mailanhang. Dieser Report wird in der Kampagne ebenfalls automatisch auf dem Reiter eAkte abgelegt unter dem Titel Transmission Report.

Der Titel und der Mailinhalt sind über Label in den Global Settings definierbar.

1.9           eAkte

Hier werden Dateien hochgeladen, die als Anhang der Kampagnenmail gesendet werden sollen. Nach dem Senden wird die Sendebestätigung (Transmission Report) automatisch auf dem Reiter abgelegt.

1.10      Senden einer Kampagne

Um die Kampagne per Mail zu versenden, muss der Senden-Button geklickt werden. Es erscheint eine  Sende-Abfrage, die mit Klick auf Ja bestätigt wird. Es wird eine Mail generiert und an alle erfassten Teilnehmer (auf dem Reiter Teilnehmer) mit einer eingetragenen Mailadresse und aktivierter Mailing Checkbox gesendet.

Ungültige Mailadressen im Feld Email werden nicht gespeichert. Mit dem Klick auf Senden werden die Einträge geprüft und im Fall einer eingetragenen, nicht konformen Adresse erscheint eine Meldung im Event info-Button.

Absender der Mail ist der aktuell angemeldete Benutzer.

Empfänger der Mail sind die eingefügten Benutzer in Kopie (CC), sowie in Blindkopie (BCC) die eingetragenen Kunden bzw. die Teilnehmer des Reiters Teilnehmer.

Nach dem Senden ändert sich der Mail Status auf sent.