InBox für eAkte
- Hauke Gulich
- Sabrina Stelter
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InBox starten
Starten Sie die InBox über die Ihnen zur Verfügung gestellte Verknüpfung.
Die Verknüpfung wird entsprechend zur Einrichtung des InBox-Servers angepasst und verteilt (seitens CargoSoft).
Der Start kann je nach Internet- bzw Netzwerkverbindung einen Augenblick dauern.
Bei dem ersten Start des Programms kann der Ladeprozess noch ein wenig länger dauern.
InBox Login
Nach dem Start öffnet sich ein Login-Fenster.
Tragen Sie hier Ihren Benutzernamen ein. Der Benutzername entspricht Ihrem Login im TMS.
Tragen Sie anschließend das Passwort ein. Das Passwort entspricht ebenfalls Ihrem Passwort aus dem TMS.
Anschließend wählen Sie den Mandaten aus, an welchem Sie sich anmelden möchten.
Die Mandantenauswahl ist erst nach Angabe von Benutzername und Passwort möglich.
Falls Sie die Vorbelegung eines Standard-Mandanten wünschen, setzen Sie den Haken bei Standard-Mandant.
Beim nächsten Login wird der aktuell ausgewählte Mandant vorbelegt.
Anschließend öffnet sich das InBox Fenster:
Drag& Drop von Dokumenten aus verschiedenen Programmen:
Konfiguration
Unter dem Menüpunkt Konfiguration befinden sich folgende Unterpunkte:
Verbindungstest
Hier haben Sie die Möglichkeit einen Verbindungstest auszuführen.
Sollte es zu Störungen im Ablauf kommen, können Sie hier die Verbindungen zu den verschiedenen Services testen.
Mandantenwechsel
Hier haben Sie die Möglichkeit den Mandanten zu wechseln.
Mit einem Klick auf diesen Menüpunkt gelangen Sie wieder auf das Login-Fenster.
Berechtigungen neu laden
Sofern Sie für Ihr Login Änderungen an den Berechtigungen vorgenommen haben, können Sie über diesen Menüpunkt die Berechtigungen neu einlesen.
Es erfolgt ein entsprechender Hinweis.
Starten Sie anschließend die InBox mit dem OK-Button neu.
Dateien hinzufügen
Datei via Drag&Drop hinzufügen
Um eine oder mehrere Dateien an InBox zu übergeben, markieren Sie die entsprechenden Dateien und ziehen diese auf die InBox.
Anschließend öffnet sich ein Fenster, um die Dateien entsprechend zuzuordnen. Siehe hierfür Kapitel Dateien zuordnen.
Datei via Dateimenü hinzufügen
Es besteht außerdem die Möglichkeit, Dateien über das Dateimenü hinzuzufügen.
Wählen Sie im Menü Datei → Datei öffnen.
Es öffnet sich ein Dialog, um Dateien hinzuzufügen. Markieren sie hier eine oder mehrere Dateien und klicken anschließend auf Öffnen.
Anschließend öffnet sich ein Fenster, um die Dateien entsprechend zuzuordnen.
E-Mails hinzufügen
Sie können in Outlook oder Lotus Notes E-Mails selektieren und diese auf die InBox ziehen.
Bei Outlook muss beim Drag&Drop darauf geachtet werden, dass die STRG-Taste beim Ziehen und Loslassen gedrückt wird.
Bei Lotus Notes funktioniert die Drag&Drop Funktion erst ab der Version 8.5.2 oder jünger.
In den vorherigen Versionen wird nur eine Verknüpfung der E-Mail erstellt und nicht der Inhalt der E-Mail.
E-Mail in die InBox ziehen:
Anschließend öffnet sich der Dialog für die Dateizuordnung.
Dateien zuordnen
Nachdem Sie Dateien der InBox hinzugefügt haben, öffnet sich ein Fenster für die Dateizuordnung.
Wählen Sie zunächst aus, ob Dateien an eine Positionsnummer oder an eine Adresse gehängt werden.
Dateien an eAkte einer Positionsnummer senden
Feld | Funktion |
|---|---|
Anhängen an | Wählen Sie im Feld Anhängen aus den Eintrag Positionsnummer aus. |
Positionsnummer | Darunter befindet sich ein Eingabefeld für die Positionsnummer. |
Checkbox Liste | Möglichkeit, eine oder mehrere Dateien an mehrere Positionen zu hängen. |
Beschreibung | Anschließend können Sie eine Beschreibung für die unten aufgelisteten Dateien angeben. |
Kategorie | Danach können Sie die Kategorie der hinzugefügten Dokumente angeben. |
Im SCM sichtbar | Über die Checkbox Im SCM sichtbar können Sie bestimmen, ob die Datei auch im SCM sichtbar sein soll. |
CargoSoft an CargoSoft | Über die Checkbox CargoSoft an CargoSoft können Sie steuern, ob Auftragspositionen, die via EDI-Übertragung versendet werden, die Dokumente in der eAkte zusätzlich mit übergeben sollen. |
| Anschließend erfolgt eine Auflistung aller Dateien, die Sie der Position hinzufügen. |
An dieser Stelle können Sie auch noch zusätzlich Dateien anfügen.
Ziehen Sie dafür die Dateien auf die Dateiliste.
Das Hinzufügen über Datei → Datei hinzufügen ist ebenfalls möglich.
In diesem Bereich können Sie nochmal individuell die Beschreibung und die Kategorie für jede einzelne Datei anpassen.
Haben Sie individuelle Anpassungen vorgenommen und verändern im oberen Bereich die Beschreibung und/oder die Kategorie, wird diese auch wieder im unteren Bereich überschrieben.
Ihre individuellen Änderungen gehen dann verloren.
In der InBox ist es möglich eine oder mehrere Dateien an mehrere Positionen zu hängen. Verwenden Sie hierfür die Checkbox Liste.
Unterhalb des Feldes der Positionsnummer öffnet sich eine Box. Geben Sie wie gewohnt die Positionsnummer ein. Diese wird zunächst geprüft. Klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.
Die Positionsnummer wird in die Liste aufgenommen. Weitere Positionsnummern werden ebenso in die Liste aufgenommen.
Klicken Sie anschließend auf Speichern, um die Dateien an die eAkte zu schicken.
Es folgt ein Dialog über den Fortschritt des Vorgangs.
Dateien an eAkte einer Adresse senden
Feld | Funktion |
|---|---|
Anhängen an | Wählen Sie in diesem Feld Adresse aus. |
Adresse | Wählen Sie im DropDown Menü die Adressart und tragen Sie danach die gewünschte Adressnummer ein. Wenn Sie eine ungültige Adressnummer angeben, wird der Button Speichern nicht freigegeben. |
Das weitere Vorgehen entspricht dem Ablauf Dateien an eAkte einer Positionsnummer senden.
Weitere Dateien anfügen
An dieser Stelle können Sie zusätzliche Dateien anfügen.
Ziehen Sie dazu die Dateien auf die Dateiliste.
Das Hinzufügen über Datei → Datei hinzufügen ist ebenfalls möglich.
In diesem Bereich können Sie nochmal individuell die Beschreibung und die Kategorie für jede einzelne Datei anpassen.
Haben Sie individuelle Anpassungen vorgenommen und verändern im oberen Bereich die Beschreibung und/oder die Kategorie, wird diese auch wieder im unteren Bereich überschrieben.
Ihre individuellen Änderungen gehen dann verloren.
Klicken Sie anschließend auf Speichern, um die Dateien an die eAkte zu schicken.
Es folgt ein Dialog über den Fortschritt des Vorganges.
Dateien an eAkte einer sensiblen Adresse senden
Sofern die gewählte Adresse eine sensible Adresse ist, erscheint zusätzlich der Button Unterabteilung.
Klicken Sie auf den Button Auswählen.
→ Es öffnet sich ein Fenster für die Zuteilung der Unterabteilungen.
Aktivieren Sie hier die vorgesehenen Checkboxen und bestätigen Sie anschließend mit OK.
In der Dateiliste haben Sie auch die Möglichkeit, für jede Datei individuell die Unterabteilungen anzugeben.
Klicken Sie hierfür auf den Button Auswählen in der Spalte Unterabteilung.
→ Es öffnet sich dasselbe Fenster für die Auswahl der Unterabteilung.
→ Für die Einrichtung und Funktionsweise von sensiblen Adressen schauen Sie unter Adressen in ADRESSEN Sensible Adressen markieren.
Automatische Positionsnummernanalyse
Unter dem Menüpunkt Konfiguration lässt sich die automatische Positionsnummernanalyse aktivieren.
Wählen Sie diesen Punkt einmal aus.
→ Es erscheint ein Haken vor dem Menüpunkt, wenn dieser aktiviert ist.
Wird nun eine Datei der Inbox hinzugefügt, wird der Dateiname analysiert und abgeglichen, ob dieser eine Positionsnummer enthält.
Hierbei wird gegen die vorhandenen Positionsnummerndefinitionen geprüft.
Wird eine entsprechende Positionsnummer gefunden, wird diese in dem Dropdown zur Auswahl angeboten.