Seefrachttarife und Nebenkosten automatisch vorbelegen
- Hauke Gulich
- Sabrina Stelter
- Bärbel Neitzel
Inhalt
Feld Service im Transportwegreiter
Der Transportwegreiter ist funktional in Transportabschnitte von oben nach unten gegliedert.
Das Feld Service nimmt eine zentrale Rolle ein und muss IMMER gefüllt werden, wenn mit Nebenkostentarifen und Seefrachttarifen gearbeitet werden soll – in den Stammdaten ist das Feld ein Mussfeld.
Hier im Vorlauf steht ein Feld Service zwischen Versandort und Ladehafen.
Für den Hauptlauf (die See- oder Luftfracht) steht ein Servicefeld zwischen Ladehafen und Löschhafen.
Ein weiteres Feld Service steht zwischen Löschhafen und Empfangsort, um den Nachlauf abzubilden.
Nebenkosten für den Vorlauf
Die Nebenkostentarife werden in den Stammdaten nach Abrechnungsarten angelegt und zu mehreren Dienstleistungen aneinandergereiht.
Im Auftrag werden bestimmte Felder abgefragt und mit den gleichnamigen Feldern der Nebenkostentarife verglichen.
Bei Übereinstimmung zieht sich das Programm noch die Daten aus der Sendungsbeschreibung und füllt in der Faktura die Belegpositionen automatisch.
Deshalb müssen die Felder im Auftrag belegt werden und mit den Nebenkostentarifen für den Vorlauf übereinstimmen:
der Bereich bei Positionsnummernanlage
der Versandort mit dem Ort aus den Nebenkosten
der Ladehafen mit dem Hafen aus den Nebenkosten
das Abfahrtsdatum muss im Gültigkeitsbereich liegen
der Service für den Vorlauf auf dem Reiter Transportweg.
Weitere Eingrenzungen sind über die Lieferbedingung und die Rechnungsadresse möglich - aber nicht zwingend notwendig!
Abbildung zu Feld Bereich:
Abbildung zu den Feldern Orte:
Seefrachttarif für den Hauptlauf
Beim Seefrachttarif müssen übereinstimmen
der Bereich
die Lieferbedingung
das Abfahrtsdatum → Es muss im Gültigkeitsbereich liegen.
Weitere Eingrenzungen sind über den Ladehafen (Export)/Löschhafen (Import) und die Rechnungsadresse möglich - aber nicht zwingend notwendig!
Bei den Seefrachttarifen wird der Servicegrad für den Hauptlauf auf dem Reiter Auftrag → Transportweg gelesen.
Dieser muss übereinstimmen mit dem Servicegrad 1 oder 2 aus dem Seefrachttarif.
Bitte gehen Sie über die CargoSoft Suchfunktion, um den Service zu finden, der für den Hauptlauf vorgesehen ist.
In unserem Beispiel unterscheiden sich die Servicegrades für die Seefracht z.B. in den Namen der Reedereien.
Idealerweise sind bei Ihnen die Bezeichnungen aussagekräftig für Transportabschnitte oder nach Qualitätsmerkmalen, Preisunterschieden o.ä. gewählt.
Für die verschiedenen Servicegrade können in den Stammdaten 2 unterschiedliche Spalten eingetragen werden, d.h. für jeden Hauptlauf zwei verschiedene Preiskategorien.
Idealerweise wird der Preisunterschied in der Bezeichnung der Servicegrade deutlich, z.B. eine kürzere Laufzeit ist teurer und eine längere günstiger.
Der Unterschied kann auch in der Rotation oder der Klassifizierung der Reeder liegen.
Wählen Sie die Bezeichnung so, dass Sie den Code während der Auftragsbearbeitung leicht wählen können.
Je nach Warenbeschreibung LCL, 20' oder 40' wird in der Seefracht die Abrechnungsart vorgeschlagen.
Dann kommt noch der Einzelpreis dazu.
Je nach Bereich ist hier der
Ladehafen = Import
Löschhafen = Export entscheidend.
Weitere Zeilen können sich aus dem Seefrachttarif → Reiter Weitere Kosten aus den Stammdaten FAKTURA ebenfalls per Abrechnungsart ergeben.
Darin enthalten können auch prozentuale Aufschläge oder ähnliches enthalten sein.
Nebenkosten für den Nachlauf
Bei Nebenkosten für den Nachlauf müssen übereinstimmen
der Bereich
der Servicegrad für den Nachlauf auf dem Reiter Auftrag → Transportweg
Löschhafen mit dem Hafen aus den Nebenkosten
Endbestimmung mit dem Ort aus den Nebenkosten
das Ankunftsdatum → Es muss im Gültigkeitsbereich liegen.
Weitere Eingrenzungen sind über die Lieferbedingung und die Rechnungsadresse möglich - aber nicht zwingend notwendig!
Auf diese Art und Weise gibt es also diverse Möglichkeiten je nach Modul oder Bereich, die Abrechnungszeilen automatisch vor zu belegen.
Falls in der Faktura keine ATLAS Zollbelege, Rückstellungen, Seefrachttarife oder Nebenkosten vorgeschlagen wurden, wird als allerletzte Möglichkeit noch einmal die Adresse des Rechnungsempfängers gelesen.
Beispiel für automatische Vorbelegung mit Tarifen