Abrechnungszeilen automatisch vorbelegen

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Last updated: Apr 04, 2024 by Sabrina Stelter
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Stammdaten

Abrechnungszeilen an die Adresse des Belegempfängers hängen

Nur, wenn sonst keine Vorbelegung aus Rückstellungen oder Tarifen und Nebenkosten gemacht wurde!

 Zu jeder Adresse können in den Stammdaten ADRESSEN auf dem Unterreiter Abrechnungsarten spezielle Abrechnungszeilen für diese eine Adresse vorbelegt werden.

 

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Die Abrechnungsarten müssen getrennt nach dem

  • Modus: Seefracht, Luftfracht, Road und

  • Bereich: Export, Import, Lager, Transport erfasst werden.

Aus Wunsch können abweichende Preise hinterlegt werden.
Sonst werden die Preise aus der Abrechnungsart bzw. der Preis pro Gültigkeitszeitraum vorgeschlagen.

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Automatische Abrechnungsart beim Speichern erstellen

Für Ausgangsrechnungen können automatische Abrechnungsarten in den Stammdaten (auch für Adressen) hinterlegt werden, die beim Rechnungsdruck zusätzlich herangezogen werden. 
→ Die Hinterlegung der automatischen Abrechnungsarten erfolgt pro Niederlassung.

Es kann eingestellt werden, ob eine solche Abrechnungsart zu Beginn oder zum Ende der Rechnung gedruckt wird.
→ Automatische Abrechnungsarten können nur für einzelne Kunden oder Kundengruppen (Kontotypen) hinterlegt werden. 

Gleichzeitig können bestimmte Kunden von der Automatik ausgeschlossen werden.

In Gutschriften und Sammelgutschriften werden automatische Abrechnungsarten nicht gezogen.

Für die automatische Abrechnungsart muss ein Prozentsatz oder ein Betrag hinterlegt werden.

Dieser überschreibt dann einen Betrag oder Prozentsatz, der eventuell schon in der eigentlichen Abrechnungsart hinterlegt ist.

Ein im Programm automatische Abrechnungsarten hinterlegter Betrag wird am Anfang oder Ende (je nach Einstellung) als Abrechnungsart beim Rechnungsdruck hinzugefügt, auf den Gesamtbetrag der Rechnung angerechnet und ergibt einen Betrag X, der dann ebenfalls als letzte Rechnungszeile beim Rechnungsdruck erscheint.
Hier gibt es nicht die Option A wie Anfang der Rechnung.

Ablauf
Wenn für den Kunden, dem Sie grade eine Rechnung schreiben, eine automatische Abrechnungsart hinterlegt wurde, ändern sich bei dem Speichern des Belegs die Anzahl und der Gesamtwert der Berechnungspositionen, ohne dass Sie etwas dazu tun.

Beispiel

Die Faktura besteht hier aus 4 Belegpositionen, der Endbetrag wurde bereits errechnet.

Beim Speichern des Belegs ändert sich die Maskenansicht in eine nicht editierbare Übersicht, der eine oder mehrere Berechnungszeilen angehängt werden.

Diese stammt aus den Stammdaten AUTOMATISCHE ABRECHNUNGSARTEN und wird hier der Rechnungsadresse (D 3010) als Abrechnungsart Handling (HAND) mit einem hinterlegten Festpreis automatisch zugeschlagen.

Der automatische Zuschlag mit einem festen Betrag wurde ebenfalls in den Stammdaten per Checkbox aktiviert.

Nach dem Bestätigen mit OK wird die Rechnung automatisch sofort berechnet, geschlossen und an den Drucker gesendet.

Die Anzeige in der Rechnungsübersicht zeigt den kompletten Endbetrag nach dem automatischen Aufschlag der hinterlegten Abrechnungsart für die Adresse D 3010.

Das gleiche passiert, wenn die CargoSoft-Information geschlossen wird und stattdessen das Speichern-Symbol betätigt wird. 

Automatik beim Profitsharing

Falls auf dem Reiter Belegkopf einer Rechnung in dem Feld Beträge aufteilen der Eintrag Profitshare ausgewählt wird, öffnet sich vor dem Reiter Belegpositionen ein weiterer Reiter mit der Bezeichnung Profitshare.

Auf diesem Reiter können Beträge erfasst werden, die nach einem speziellen Berechnungsverfahren automatisch auf andere Positionen aufgeteilt werden können.

Aus den eingegebenen Beträgen wird automatisch ein Profit errechnet - je nach Teilungsverhältnis 50:50 oder 40:60, etc.
Der errechnete Betrag wird beim Wechsel auf den Reiter Belegpositionen automatisch vorbelegt.
Dabei wird noch unterschieden, ob eine Rechnung oder eine Gutschrift erstellt wird.

Dieser Betrag wird in den Belegpositionen vorgeschlagen.

Beim Profitshare wird nur dieser eine Betrag vorgeschlagen.
Es werden keine weiteren Beträge automatisch vorgeschlagen - keine Rückstellungen und keine Seefrachttarife.

Die Abrechnungsart muss unter FIRMA → FAKTURA auf dem Reiter Verwaltung → Bereich  hinterlegt sein.

Hier werden getrennte Vorschläge gemacht für

  • Profitshare Seefracht Rechnung

  • Profitshare Seefracht Gutschrift

  • Profitshare Luftfracht Rechnung

  • Profitshare Luftfracht Gutschrift

Beim Profitshare dürfen nur noch Textzeilen manuell hinzugefügt werden.

Es dürfen keine weiteren Beträge in den Abrechnungszeilen erfasst werden, da sonst der Betrag der Rechnung nicht mit dem Betrag aus dem Profitshare übereinstimmt.
Hinweismeldung:

→ Falls keine ATLAS-Steuerbescheide existieren und kein Profitshare erfasst wurde, wird in der Luftfracht versucht, die Luftfrachtkosten und/oder die Nebenkosten automatisch vorzuschlagen.

Vorschlag der Rückstellungen

In der Ausgangsfaktura werden die noch offenen Rückstellungen zu der ausgewählten Position und der gewählten Rechnungsadresse gelesen (bzw. Rückstellungen zu der Position, die auf den Sammelkonten für Rückstellungen erfasst wurden).

  • Bei Ausgangsgutschriften werden die Rückstellungen für Ausgaben gelesen.

  • Bei Ausgangsrechnungen (Einzelrechnungen oder Sammelrechnungspositionen) werden die Rückstellungen für Einnahmen gelesen.

Ferner müssen die Rückstellungen pro Abrechnungsart erfasst worden sein!

In der Ausgangsfaktura reicht es nicht, die Rückstellungen pro Leistungsart zu erfassen!

In der Ausgangsfaktura werden die Rückstellungen stets komplett aufgelöst!
→ Hier gibt es keine Teilrechnungen oder Differenzenlisten wie in der Eingangsfaktura!