Mit E-Mail arbeiten
- Hauke Gulich
- Bärbel Neitzel
- Sabrina Stelter
Inhaltsverzeichnis
Stammdaten
Öffnen des E-Mail-Programms
Das E-Mail-Programm lässt sich von 3 verschiedenen Orten aufrufen - es gibt auch 3 verschiedene Aufrufarten.
Der E-Mail-Button in der Schnellstartleiste ist identisch mit dem E-Mail-Button im Menü Datei → Senden an → E-Mail.
Im Extras-Menü ohne zusätzliche Funktion
Wenn Sie keine Position geöffnet haben, erfolgt der Aufruf des eMail-Fensters in allen Auftragsmodulen in der Menüleiste Extras → E-Mail.
→ Es erscheint ein leeres E-Mail-Fenster. Nur die Signatur des angemeldeten Mitarbeiters wird automatisch eingetragen.
→ Es werden keine weiteren Inhalte in die E-Mail übernommen. Alle zusätzlichen Inhalte sind manuell hinzuzufügen.
Innerhalb der Position mit zusätzlicher Funktion
Haben Sie eine Position geöffnet und benutzen den E-Mail-Button, öffnet sich das E-Mail-Fenster und die Position mit den Formularen wird automatisch unter dem Formulare-Reiter vorbelegt.
→ Hier können Sie anschließend manuell Anhänge einfügen.
→ Zusätzlich wird automatisch die Positionsnummer im Betreff vorbelegt.
Mit sofortigem Anhang und Positionsnummer als Betreff
Wenn Sie ein Dokument sofort als Anhang in eine E-Mail bringen möchten, markieren Sie beispielsweise in einem Auftrag ein Dokument und benutzen den Menüeintrag Datei → Senden an → E-Mail.
→ Das markierte Dokument wird sofort als Anhang im sich öffnenden E-Mail-Fenster eingefügt und die Positionsnummer als Betreff automatisch vorbelegt.
→ Wie Sie weitere Anhänge in die E-Mail hinzufügen, erfahren Sie unter Anhänge in der E-Mail.
Standardansicht der E-Mail
Die Standardansicht des E-Mail Fensters umfasst folgende Bereiche:
Im oberen Bereich werden die E-Mail Empfänger und der Betreff angegeben.
Im mittleren Bereich wird die E-Mail mit Text gefüllt und es lässt sich der Formulare-Reiter aufrufen, woraus die Anhänge und weitere Inhalte hinzugefügt werden können.
Im unteren Bereich werden die angefügten Anhänge dargestellt.
Die Abgrenzung zwischen dem mittleren und dem unteren Bereich lässt sich mit der Maus verschieben, um die Bereichsgröße nach eigenen Wünschen anzupassen.
E-Mail-Adressen suchen und eintragen
Sie haben mehrere Möglichkeiten, E-Mail-Adressen einzutragen oder danach zu suchen.
Automatische Eingabe der E-Mail-Adresse
Sofern ein Formular beim Aufruf der E-Mail angegeben ist, erscheint automatisch die E-Mail-Adresse im Feld An aus dem Reiter Adresspartner der Adresse 1 des Formulars.
Manuelle Eingabe der E-Mailadresse
Es ist möglich, einen oder mehrere Empfänger in der E-Mail manuell einzutragen.
Tragen Sie dazu die E-Mailadresse ein und bestätigen mit der Enter-Taste (oder springen mit TAB weiter).
E-Mailadresse ändern
Es erscheint eine blaue Bubble um die E-Mailadresse herum.
Innerhalb dieser Bubble ist es möglich, die Adresse nachträglich zu ändern oder zu löschen.
Klicken Sie dazu mit der Maus in die Bubble.
→ Änderungen sind mit Enter zu bestätigen.
E-Mailadresse entfernen
Möchten Sie hingegen eine Adresse entfernen, klicken Sie in die Bubble, entfernen mit der Backspace- oder Entfernen-Taste den Inhalt und springen mit der TAB-Taste weiter oder bestätigen mit Enter, um die Bubble samt E-Mailadresse zu entfernen.
Möchten Sie weitere Adressen einfügen, schreiben Sie diese auf die gleiche Art und Weise hinter die erste Bubble.
Mehrere E-Mail-Adressen getrennt durch Semikolons anzugeben, ist hingegen NICHT möglich.
Über die im Auftrag hinterlegte E-Mailadresse
Variante 1
Eine weitere Möglichkeit ist, aus einem bestehenden Auftrag heraus die E-Mailadressen aller im Auftrag genannten Firmen via Doppelklick anzuzeigen.
Hierzu lässt sich mit Doppelklick in das An, Kopie oder Blindkopie-Feld das Fenster E-Mail Auswahl der aktuellen Position öffnen, um sich alle E-Mailadressen aus den Auftragsadressen, den Containeradressen, sowie manuell eingetragene E-Mailadressen (Feld _email) anzeigen zu lassen. Alle in der Adresse gespeicherten Ansprechpartner werden inklusive des Feldes Bemerkung aus den Adressstammdaten angezeigt.
Es können mehrere Empfänger ausgewählt und übernommen werden.
Haben Sie mehrere Positionen auf dem Formulare-Reiter der E-Mail erfasst, klicken Sie auf die gewünschte Position und öffnen anschließend per Doppelklick das o.g. Adressen-Auswahlfenster.
Variante 2
Alternativ können Sie auf dem Formulare-Reiter der E-Mail die bestehenden E-Mail-Adressen verwenden.
Haken Sie dazu die gewünschten E-Mail-Adressen an und ziehen diese in das gewünschte Adressfeld.
Über das CargoSoft Adressmodul
Die dritte Möglichkeit ist direkt über das CargoSoft Adressmodul zu suchen.
Klicken Sie hierfür das markierte Adressbuch an.
Es öffnet sich ein Suchfenster, um die Adressdatenbank nach E-Mailadressen zu durchsuchen.
Über externen E-Mail-Client
Die vierte Möglichkeit ist direkt über den eigenen, externen E-Mail-Client wie z.B. Outlook zu suchen (sofern eingerichtet – ggf. kostenpflichtig).
Klicken Sie hierfür das markierte Symbol an.
Es öffnet sich ein Suchfenster, um das Adressbuch des E-Mail-Client zu durchsuchen.